Architectes
Phases de conception et d'exécution
Gestion des emails
Comment passer d'un casse-tête administratif à un actif pour une entreprise résiliente ?
Enjeu
Les échanges par emails ont définitivement transformé la construction. Désormais, tout va plus vite. Mais encore faut-il faire face à la quantité d’information reçue et envoyée !
Le projet d’un nouveau bâtiment peut s’étirer sur de nombreuses années et avec d’innombrables rebondissements. Et quand enfin, le chantier est lancé, ce sont de multiples décisions à prendre, des approbations à obtenir, des remarques des autres partenaires à intégrer auxquels doivent faire face tous les acteurs du projet.
Qui n'a jamais passé de pénibles minutes à essayer de retrouver un email essentiel afin de prouver qu’il avait réagi au bon moment ou donné l’ensemble des informations à l’un de ses partenaires ? Sans parler des éléments à réunir plusieurs années après la fin d’un chantier, quand il s’agit d’une requête dans le cadre d’une garantie décennale.
Comment retrouver des emails échangés avec des collaborateurs de l’entreprise alors que ceux-ci ont quitté l’entreprise ?
Comment les responsables d’équipes peuvent-ils assurer le suivi des demandes entrantes qu’ils ont redistribuées en interne ou aux partenaires d’une association momentanée ? La gestion des e-mails est plus qu’un enjeu individuel à l’échelle de chaque collaborateur. Il s’agit pour chaque entreprise d’avoir le contrôle sur l’engagement de sa responsabilité au travers des écrits de chacun de ses membres.
Le cabinet d'architecture Archipelago a choisi Cooperlink pour assurer la pérennité de son organisation en gérant les emails de ses employés.
Architecte
César Muyle
Partenaire exécutif | Architecte
Archipelago Architectes
Nos projets, par leur taille et leur niveau de complexité, mobilisent de grandes équipes composées de nombreux partenaires internes et externes.
La quantité de données, en particulier le nombre d’emails échangés, est conséquente : assurer la coordination et la traçabilité des échanges peut se révéler être une tâche complexe. Nous nous sommes donc tournés vers Cooperlink pour faciliter cette gestion au quotidien.
Par exemple, quand nous recevons des demandes de modifications, nos collaborateurs peuvent les enregistrer dans Cooperlink, ajouter des métadonnées et assurer le suivi des tâches à accomplir au sein des équipes.
Ainsi, nos gestionnaires de projets disposent d’une vue d’ensemble sur leurs dossiers en cours dans la mesure où Cooperlink réunit au sein d’une même plateforme, les correspondances, les documents échangés et le suivi des tâches journalières.
Chiffres clés
Solution
Cooperlink propose à chaque membre d'une même organisation de centraliser ses emails pour :
- Mutualiser les actions récurrentes liées à la classification des emails
- Assigner des tâches à un collègue et en assurer le suivi
- Enrichir les emails de données
- Avoir en un seul endroit ses correspondances et ses choses à faire.
- Automatiser certaines actions répétitives, comme l'enregistrement des pièces jointes sur votre serveur.
- Archiver les correspondances et s’assurer de pouvoir aisément accéder à l’information grâce aux métadonnées.
Il existe également un plugin Outlook pour ne pas changer les habitudes des équipes, habituées à cette solution de messagerie.
Avec la digitalisation des processus liés au monde de la construction et la quantité d’information – toujours croissante – à traiter, Archipelago a identifié le besoin de centraliser l’information et de la diffuser en interne. Avec Cooperlink, Archipelago a trouvé une solution qui répond à ces besoins.
Avantages
Plusieurs raisons devraient pousser les organisations à travailler avec la solution de Cooperlink :
- Les managers trouvent une véritable aide au suivi des projets, en ayant une vue d’ensemble des échanges sur les dossiers en cours. Cela leur permet de suivre au plus près l’évolution des dossiers.
- Cooperlink contribue au système de gestion de la qualité dans le cadre des certifications ISO.
- Au-delà de l’aide à la gestion quotidienne des emails, les collaborateurs, trouvent une plateforme complète qui agrège les emails, les tâches, les échanges de documents entre partenaires, les statuts d'approbation, etc.
- Cooperlink contribue également à la prévention des risques. La plateforme facilite la collecte et la recherche d’information pour garder la situation sous contrôle.
