Un plan de fondations ne peut être interprété sans les calculs structurels qui l'accompagnent. Le devis quantitatif (BOQ) s'appuie sur ces deux éléments, tout comme les plans d'armature. Or, dans la plupart des projets, ces documents sont soumis pour validation séparément, à des dates différentes.

La fonctionnalité « Packages » de Cooperlink ( hub chantier ) regroupe ces documents techniques en une seule soumission.

Le piège de l'approbation isolée

Lundi, les calculs structurels sont mis en ligne. Mercredi, le plan. Jeudi, l'ingénieur revoit les calculs à la lumière d'une nouvelle étude de sol. Vendredi, le plan est validé… sur la base des calculs de lundi.

L'erreur passe inaperçue. Le vérificateur, par exemple un ingénieur de contrôle indépendant, n'a jamais eu les deux documents sous les yeux en même temps. L'incohérence apparaîtra lors de la coordination de la conception ou, pire encore, sur le chantier.

Lorsque chaque document suit son propre parcours de validation, les relecteurs vérifient des éléments pris isolément. De son côté, le responsable du site passe ses vendredis à rassembler manuellement les éléments qui ont été validés et ceux qui manquent encore.

Avec « packages », ces documents restent groupés : ils sont soumis ensemble, examinés ensemble et, si l'un d'entre eux est modifié, l'ensemble doit être renvoyé pour validation.

L'package: un regroupement logique

Un « dossier de demande » ( package ) est un ensemble de documents liés entre eux et soumis ensemble pour approbation. L’auteur le crée, lui donne un nom (par exemple « Fondations package») et y ajoute les documents pertinents.

Deux options d'approbation :

1. Package- Approbation globale: l'évaluateur approuve l'ensemble de l'package e en une seule décision.

2. Validation au niveau du document: vous lancez une « workflow » par document, tout en conservant une vue d'ensemble.

Optez pour une validation « package » lorsque l’ensemble forme un tout technique unique, examiné par un seul validateur. Choisissez la validation au niveau des documents lorsque les validateurs appartiennent à des disciplines différentes : la vue d’ensemble reste disponible.

Votre organisation, vos règles

Cooperlink n'impose aucune classification particulière. Le regroupement s'effectue selon les règles de votre secteur d'activité ou de votre organisation. Trois approches se distinguent.

3. Cohérence technique: les plans, les calculs structurels et le devis quantitatif forment un ensemble unique package. Si l'un de ces éléments est modifié, l'ensemble du dossier doit être renvoyé pour validation. Cela permet de garantir la cohérence de l'ensemble.

4. Suivi de l'avancement: un « package » par domaine d'intervention (travaux de structure, génie civil et installations techniques) ou par étape clé (soumission de la conception détaillée, livrables à remettre à une date donnée). Le prestataire retrouve ses documents sans avoir à fouiller dans l'arborescence des dossiers, et chaque « package » devient un point de contrôle avant de passer à l'étape suivante.

5. Aspect financier: l'« package » correspond à une tranche de paiement, versée une fois que l'package complète a été approuvée.

Suivre l'avancement en temps réel

Dans une « package », le statut de validation de chaque document est indiqué dans les colonnes de droite. Vous pouvez ainsi voir d’un seul coup d’œil quelle partie prenante bloque le processus et sur quels documents.

À chaque étape du processus de validation, vous pouvez voir qui a répondu, quels commentaires ont été formulés et sur quelle version du document. En cas de litige, il suffit de deux clics pour savoir « Qu’est-ce qui a été validé, et quand ? ».

Une liste complète des documents figurant sur la page de garde de l'package est actuellement en cours d'élaboration.

Et votre projet, alors ?

Vous êtes déjà client? Votre customer success manager peut vous aider à configurer votre premier packages. Consultez l'article dédié dans l'Académie.

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