Huit partenaires. Deux ans de chantier. Des documents à valider dans des délais très serrés afin de ne pas retarder les corps de métier suivants. Telle était la réalité quotidienne d’Adams Nemnye sur le projet Next Door. Un projet exigeant qui illustre clairement ce que la coordination documentaire peut coûter, ou faire économiser, sur un chantier impliquant de multiples parties prenantes.

Adams Nemnye est technical packages owner chez Syensqo ; il partage son expérience sur Cooperlink hub chantier.

Le projet « The Next Door » : un déménagement, un bâtiment et une réelle complexité

Syensqo est née de la scission des activités de Solvay : la chimie d'un côté, l'innovation et la recherche scientifique de l'autre. La nouvelle entité a dû déménager et s'installer dans un bâtiment conçu spécialement pour elle. C'est le projet « Next Door » : un bâtiment alliant des espaces de bureaux et un pôle de laboratoires de recherche, situé à Haren.

Adams Nemnye pilote l'ensemble du volet technique. Sa mission : définir le cahier des charges, gérer les interfaces avec le cabinet d'architecture Modulo et coordonner l'ensemble des corps de métier du bâtiment. Autour de lui gravitent une dizaine d'acteurs : TPF engineering, Spie, Newelec, Glimservice VBS, Arcadis, l'organisme de contrôle Seco… sans oublier Louis De Waele, en charge du gros oeuvre.

Un projet d'une durée de deux ans, actuellement en phase de construction. Avec tout ce que cela implique en termes de flux de documents, de dépendances entre les différentes phases de travaux packages et de coordination permanente.

Le défi : des interfaces à gérer et des délais à respecter

Dans le cas de Next Door, la complexité ne tenait pas à un seul facteur, mais à la combinaison de plusieurs d'entre eux.

L'organisation du projet s'apparentait à un modèle EPCM (ingénierie, approvisionnement et gestion de la construction) : Louis De Waele gérait la construction des ouvrages de charpente, tandis qu'Adams s'occupait en parallèle des installations techniques du bâtiment. Le problème ? Les corps de métier techniques ne pouvaient intervenir qu'une fois certaines parties du bâtiment achevées. La coordination entre ces deux volets était donc essentielle : tout retard dans les travaux de charpente avait un impact immédiat sur les calendriers des corps de métier suivants.

À cela s'ajoutait la pression liée à la documentation. Dans un projet de ce type, les plans évoluent sans cesse. Chaque version doit être validée dans un délai précis pour éviter des retards en cascade. Oublier une révision ou ne pas repérer une modification : les conséquences se mesurent en semaines perdues sur le chantier.

La coordination BIM est venue compléter le tableau : les modèles devaient être accessibles à toutes les parties prenantes, avec un suivi des commentaires et des avancées. Il s'agissait d'un volume considérable d'informations, impliquant des acteurs utilisant des outils et des méthodes de travail très différents.

Pourquoi Cooperlink ?

C'est Louis De Waele qui a introduit Cooperlink dans l'équation. L'entreprise de gros œuvre utilisait déjà cette plateforme pour sa propre gestion documentaire. Adams, qui connaissait d'autres solutions disponibles sur le marché, a pris contact avec l'équipe de Cooperlink. Il a assisté à une présentation et a décidé d'adopter cet outil pour le volet techniques spéciales du bâtiment.

« Cooperlink est beaucoup plus simple. C'est assez intuitif pour la gestion et la consultation des documents. »

Ce que cela a changé dans la pratique

Trois points ressortent tout particulièrement de l'expérience d'Adams :  

Une mise en route rapide et sans friction. Cooperlink est plus simple et plus intuitif que les solutions qu'il avait utilisées auparavant. La consultation des documents se fait sans difficulté. La création de nouveaux accès pour les partenaires s'effectue de manière autonome, sans avoir à faire appel à un administrateur externe.

Un service client réactif. C'est le point qu'Adams évoque spontanément, sans qu'on le lui demande : le service client réagit rapidement, via le tchat. Sur un site où chaque heure compte, ne pas rester bloqué sur un problème technique fait toute la différence. C'est exactement ce que Cooperlink s'engage à garantir : une équipe locale et joignable qui connaît les projets de ses utilisateurs.

Comparaison des versions des dessins. C'est l'avantage le plus concret mis en avant par Adams, et sans doute le plus révélateur pour toute personne chargée de la gestion de la documentation technique.

« Il suffit de comparer les versions, on voit ce qui a changé, et on se concentre uniquement sur la partie qui a changé. On peut ainsi formuler des commentaires bien plus pertinents que si l’on reprenait tout depuis le début. »

Dans le cadre d'un projet où les bureaux d'études et les entrepreneurs ne signalent pas toujours clairement leurs modifications, cette fonctionnalité évite d'avoir à parcourir l'intégralité d'un plan pour repérer ce qui a été déplacé. Le gain de temps est immédiat. Il en va de même pour la qualité des échanges.

Ce que ce projet met en évidence

Next Door n'est pas un cas isolé. La plupart des projets de construction de grande envergure présentent les mêmes caractéristiques : de nombreux intervenants, de fortes interdépendances entre les packages s de travail, une documentation en constante évolution et des délais très stricts.

Dans ce contexte, la coordination ne repose pas sur un outil miracle. Elle repose sur la capacité à garantir que les informations restent fiables, accessibles et traçables pour toutes les parties prenantes, au moment opportun. C'est ce que Cooperlink a permis de mettre en place sur Next Door.

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