Cette version comprend la nouvelle fonctionnalité Observations, la possibilité de créer différents modèles de métadonnées et conventions de nommage par catégorie de document, la signature numérique des documents avec des workflows, des améliorations significatives de l'expérience utilisateur, ainsi que des améliorations de performance et des corrections de bugs pour garantir des workflows plus fluides et plus efficaces. Poursuivez votre lecture pour découvrir les nouveautés et comment ces mises à jour peuvent vous aider à travailler plus intelligemment avec Cooperlink.

Veuillez contacter votre responsable de compte ou votre responsable de la réussite client pour plus d'informations. Remarque : la disponibilité de ces fonctionnalités dépend de votre abonnement. Certaines fonctionnalités peuvent faire l'objet d'un déploiement différé. Dans l'application Cooperlink, veuillez cliquer sur « Aide > À propos de Cooperlink » pour obtenir plus d'informations sur la version que vous utilisez actuellement.

Building Information Management (BIM)

Restez informé

La rumeur veut que Cooperlink travaille sur un tout nouveau module BIM avec sa propre visionneuse puissante et interactive capable de créer des liens dynamiques entre les données du chantier et le modèle BIM. Nous avons réussi à voler une capture d'écran... Nous vous en dirons plus dans la prochaine note de version !

Observations

Fiches de commentaires, coordination des plans, BCF ou Snagging

Qu'il s'agisse de feuilles de commentaires, de coordination de plans, de problèmes BCF (i.e. BIM Collaboration Format), de réserves sur chantier (aka Snagging) ou de formulaires de contrôle QHSE, il y a un dénominateur commun : le tout nouveau module Observations de Cooperlink. Créez une observation, géolocalisez-la (sur un document, un dessin ou un modèle 3D), ajoutez des annotations et choisissez les contributeurs. Grâce au module Observations, vous avez une vue d'ensemble des commentaires de vos clients et partenaires, vous pouvez y réagir et leur attribuer un statut. <span>Vous pouvez suivre individuellement chaque observation, ce qui permet une coordination plus fluide.</span>

Les observations sont disponibles dans les visionneuses (Document viewer et BIM viewer¹) ainsi que sous forme de liste. Vous avez ainsi un aperçu des observations encore ouvertes, résolues ou rejetées, ainsi que des derniers commentaires. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les éléments les plus importants.

(1) Le module d'observations est actuellement déployé pour les documents uniquement. L'utilisation des observations sur les documents est gratuite pour les licences DOCUMENTS / ENTERPRISE actuelles. Le déploiement des observations pour les levées de réserve et les modèles BIM est imminent. L'utilisation d'observations pour levées de réserve, formulaires QHSE et les modèles BIM nécessitera des licences supplémentaires.

Workflow observation

Les observations sont prises en charge par un moteur de workflow. Alors que les workflows de revue/approbation sont des flux linéaires (de gauche à droite), les workflows d'observation sont des flux bidirectionnels.

Il est donc possible de créer une conversation complexe où les mêmes participants peuvent contribuer plusieurs fois. Lorsqu'il répond à une observation, l'utilisateur peut choisir entre fermer l'observation (retour à gauche) ou réaffecter l'observation (aller à droite).

Veuillez noter que la clôture finale d'une observation est toujours effectuée par l'auteur.

Dans la version actuelle, les workflows sont limités comme suit :

• Il n'est pas encore possible de pré-affecter des contributeurs dans le workflow. Les affectations se font manuellement à chaque étape.
• Une seule personne ou organisation peut être affectée à la fois.
• L'action de fermeture revient à l'auteur, pas encore au contributeur précédent.

Ces limitations seront levées très prochainement.

Observations dans les workflows de revue/approbation (feuilles de commentaires)

Observations est une fonctionnalité qui peut être activée dans les workflows de revue/approbation. Cela vous permet de consolider les commentaires et de les traiter plus facilement. Ceci est particulièrement utile lorsqu'il y a beaucoup de commentaires, surtout pendant la phase de conception, en remplacement des feuilles de commentaires Excel bien connues et démodées.

Mode brouillon

L'un des avantages de l'observation est également la possibilité de créer des observations individuelles, de les enregistrer et éventuellement de les faire examiner par l'un de vos collègues avant de les soumettre. À cette fin, l'auteur d'une observation peut enregistrer une observation comme brouillon.

Signature numérique

Les signatures numériques sont désormais disponibles dans Cooperlink ! Vous pouvez maintenant configurer des workflows de signature qui incluent une signature manuscrite de l'utilisateur. Lors de la signature, l'utilisateur doit avoir lu l'intégralité du document pour émettre sa signature. Un enregistrement du compte qui a émis la signature, ainsi que la date et l'adresse IP de l'utilisateur, est enregistré pour une meilleure traçabilité. Mieux encore, vous pouvez ajouter des signatures manuscrites à votre page de garde de manière personnalisée.

Note importante : L'utilisation de cette fonctionnalité est soumise à des conditions de licence spécifiques.

Général

Sections extensibles dans les tiroirs

La quantité de données liées dans Cooperlink augmente. Pour améliorer la lisibilité des tiroirs d'information, nos développeurs ont mis en place des sections extensibles/réductibles. Lorsque vous modifiez l'affichage, celui-ci est conservé.

En-têtes des tiroirs

Vous pouvez maintenant mieux différencier le tiroir affiché à l'écran grâce à des en-têtes colorés.

Documents

Catégorie de Modèles de document

Une fonctionnalité que de nombreux utilisateurs attendaient : la possibilité de créer différents modèles de documents avec différents ensembles de métadonnées et conventions de nommage. Par exemple, vous pouvez définir des propriétés et des codes spécifiques pour les fiches techniques, les dessins, les photos et la correspondance au sein du même espace de travail.

Conseil : le modèle vous permet de configurer des modèles dans les noms de vos documents afin de sélectionner automatiquement le modèle approprié. Par exemple, dans l'exemple illustré, tous les documents contenant DR seront considérés comme des DESSINS.

Gestionnaire de chargement

Le gestionnaire de téléchargement a été considérablement amélioré pour offrir une expérience plus simple aux utilisateurs dans des situations complexes. Le gestionnaire de téléchargement notifie désormais à l'utilisateur les actions qu'il doit entreprendre (par exemple, choisir une révision ou remplir des métadonnées). Le gestionnaire de téléchargement gère également les cas d'erreur potentiels et invite l'utilisateur à effectuer une correction manuelle avant le téléchargement afin d'éviter que l'utilisateur n'enregistre des erreurs.

Fichiers secondaires

Les fichiers secondaires ont été améliorés comme suit:

• Les fichiers secondaires peuvent se voir attribuer un code de document (ou, alternativement, la carte de métadonnées peut être désactivée).
• Un filtre dans la vue du dossier permet d'afficher ou de masquer les champs secondaires dans la liste.
• Une icône de trombone sur un document principal vous permet d'ouvrir directement la liste de ses fichiers secondaires.

Documents liés

En plus des fichiers secondaires, vous pouvez désormais simplement relier des documents entre eux. Sélectionnez un document, trouvez la section Documents liés dans le panneau du document et cliquez sur l'icône plus en surbrillance pour relier les documents.

NOTE IMPORTANTE : les fichiers secondaires et les documents liés utilisent la même technologie de liaison, mais ils diffèrent comme suit :

• Documents liés : les documents sont simplement liés sans aucune logique fonctionnelle (principalement à des fins d'affichage).
• Fichiers secondaires : un fichier secondaire est un document non contraignant (par exemple, un fichier source) qui appartient à un fichier primaire contraignant (par exemple, un PDF) et qui y est lié par une logique métier (par exemple, lorsque le fichier primaire est partagé, le fichier secondaire l'est aussi. Lorsqu'un workflow est démarré, le fichier secondaire est également inclus).

Workflows

Démarrer des workflows en lot

Nous avons amélioré le gestionnaire de workflow lorsque vous démarrez des workflows en masse. Vous gérez désormais mieux les fichiers secondaires, les champs et les contributeurs.

Finance

Modifier manuellement l'avancement

Les utilisateurs finaux peuvent désormais modifier manuellement l'avancement au cas où les activités ne seraient pas synchronisées avec l'outil de planification.

De même, les utilisateurs finaux peuvent modifier manuellement l'avancement par le biais de quantités au lieu du pourcentage d'activité.

Messages

Messages du portail

Les améliorations suivantes ont été implémentées sur la fonctionnalité des messages du portail :

• Vous pouvez maintenant glisser-déposer un dossier entier
• La date d'expiration est désormais facultative et n'est plus limitée
• Vous pouvez désormais clôturer (c'est-à-dire définir comme expirés) les messages manuellement
• La liste des messages a été clarifiée, notamment en ce qui concerne le statut / la date d'expiration, ainsi que des extraits du message et des destinataires
• Vous pouvez dupliquer un message pour mettre à jour les révisions du document auprès des destinataires initiaux

Rapports

Documents

Le bouton d'exportation de la liste des documents est désormais également disponible dans la vue du dossier lorsque des rapports sont configurés avec des filtres prédéfinis.

Observations

Nous avons introduit un nouveau type de rapport de liste pour les observations. Étant donné qu'une organisation peut contribuer plusieurs fois à une même observation, ce rapport regroupe les commentaires dans une seule colonne par organisation.

Microsoft PowerBI

Cooperlink a mis en œuvre un Connect powerBI afin de simplifier et d'améliorer les performances de l'accès aux informations paginées.

Sécurité ISO27001

Depuis 2024, Cooperlink travaille activement à l'amélioration continue de la sécurité de son application et de son organisation. En décembre 2024, Cooperlink a mandaté un consultant en vue d'une certification en 2025. L'équipe Cooperlink travaille activement à la mise en œuvre d'un SMSI. Cooperlink a déjà mis en œuvre des politiques de sécurité strictes, notamment l'évaluation des risques, la gestion des incidents, la gestion des changements, etc.

Dans cette section, nous identifions les améliorations de sécurité qui concernent la plateforme Cooperlink.

Chiffrement au repos

Les données de tous les clients Cloud sont désormais chiffrées au repos par défaut.

REMARQUE : Le chiffrement des données au repos signifie la sécurisation des données lorsqu'elles sont stockées et inactives sur les serveurs et les sauvegardes de Cooperlink. Cette méthode protège les données contre tout accès non autorisé si le support de stockage physique est volé ou compromis.

Connexion multi-tenant

Un utilisateur peut être invité dans différentes organisations avec des rôles différents. Cooperlink a maintenant mis en œuvre une identification centrale et les utilisateurs multi-tenant sont invités à sélectionner l'organisation lorsqu'ils commencent à travailler.

Configuration

Centralisation de la configuration dans l'espace de travail

Désormais, les membres du projet ayant le rôle de "responsable de projet" sont totalement autonomes dans la configuration de leurs espaces de travail. Le rôle d'administrateur est désormais réservé à des fins techniques uniquement.

Jours fériés du projet

Il est courant dans les entreprises de construction que les périodes de vacances des équipes de projet diffèrent. C'est pourquoi il est désormais possible d'appliquer la configuration des jours fériés par espace de travail.

NOTE IMPORTANTE : ces dates de jours fériés et ces masques ne sont pris en compte que lors de la création des tâches. Les tâches existantes ne sont pas affectées. Par conséquent, au sein d'un workflow, seules les tâches créées après la modification des jours de vacances seront ajustées en conséquence.

Technique

Masquer les espaces de travail d'automatisation aux utilisateurs finaux

Lors de l'exécution d'une automatisation, Cooperlink utilise parfois des espaces de travail techniques. Ces espaces de travail sont désormais masqués du point de vue des utilisateurs finaux. Seuls les administrateurs peuvent avoir accès à ces espaces de travail d'automatisation.

Pour modifier un espace de travail en tant qu'espace de travail d'automatisation, accédez à Paramètres > Plus de paramètres... et activez Espace de travail d'automatisation.

Champ de type date

À l'origine, Cooperlink enregistrait les champs de type date au format datetime. Comme les datetime étaient enregistrés en utilisant le fuseau horaire local de l'utilisateur final (et enregistrés en UTC dans la base de données), cela entraînait parfois des divergences dues au décalage horaire. Désormais, les métadonnées des données et la date de début et la date d'échéance du workflow sont enregistrées au format date uniquement.