Un processus de documentation complexe et des obligations contractuelles strictes

Avant l'adoption de Cooperlink, le as-built » représentait une tâche très chronophage pour les équipes de BPC. Toutes les informations devaient être traitées manuellement, souvent au format papier, avec des signatures physiques et des recherches fastidieuses. Maxime Dohet, directeur de la construction chez BPC et responsable de l'unité numérique, explique comment la plateforme a transformé leur gestion documentaire. Selon lui, la création du as-built demandait énormément de temps, car toutes les informations devaient être vérifiées manuellement à partir de documents principalement papier, ce qui rendait le dossier final difficile à assembler et inefficace.

Dans le même temps, BPC devait gérer la relation avec le client et respecter des obligations contractuelles strictes : livrer un bâtiment dans les délais impartis, en respectant les exigences en matière de planification, de qualité et de coûts. À cela s'ajoutent les obligations liées à la période de responsabilité de dix ans : pendant dix ans, l'entreprise doit être en mesure d'intervenir sur les travaux ou les problèmes identifiés. BPC doit donc conserver ses données, y accéder facilement et maintenir un historique complet.

Le premier avantage mis en avant par le service informatique lors de l'introduction de Cooperlink était la sécurité des données. Cooperlink crée un lien entre les différents utilisateurs et partenaires tout en permettant à chaque partie de conserver la propriété de ses propres données. Chaque acteur reste propriétaire de ses informations tout en les partageant avec d'autres lorsque cela est nécessaire. Cette configuration répond directement aux besoins de conservation, de consultation et de traçabilité des données requis par les obligations contractuelles.

Un système de gestion documentaire évolutif et collaboratif grâce à Cooperlink

Avec Cooperlink, l'objectif est de créer un dossier « prêt à l'exécution » qui peut être consulté par tous les partenaires du projet. Ce dossier évolue en permanence tout au long de la construction et devient automatiquement un dossier « tel que construit » à la fin des travaux, sans effort manuel supplémentaire. La structure et l'organisation des informations peuvent être facilement adaptées en fonction des besoins des partenaires, ce qui permet d'obtenir un dossier continuellement mis à jour et entièrement évolutif.

Au quotidien, Maxime Dohet utilise Cooperlink lors des réunions de chantier pour visualiser l'état des validations, suivre l'évolution des soumissions techniques, lire les comptes rendus de réunion partagés sur la plateforme, consulter les commentaires de l'architecte en temps réel et suivre les validations au fur et à mesure des discussions. Cela permet d'avoir une visibilité immédiate sur l'avancement des documents et facilite la coordination entre les parties prenantes.

Conclusion

Maxime Dohet souligne également la qualité de la collaboration entre BPC et Cooperlink. L'écoute attentive, les échanges réguliers et l'évolution continue de la plateforme permettent à chaque partie de progresser vers ses objectifs tout en améliorant la collaboration collective. Grâce à Cooperlink, BPC bénéficie d'un as-built évolutif, d'une traçabilité améliorée et d'une coopération renforcée entre les acteurs du projet. Son témoignage met en évidence l'impact de la plateforme sur le suivi des documents et sur la capacité de l'entreprise à respecter ses obligations contractuelles.

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