Un contexte métier exigeant, entre complexité et pression sur les délais.

Dans le secteur de la construction, chaque projet implique une grande variété d'intervenants, de plateformes et de formats de documents. Pour un entrepreneur général comme Louis De Waele, cette dispersion rend la gestion des documents particulièrement complexe, d'autant plus que les délais se racourcissent et que la pression sur les équipes augmente.

Cooperlink a été introduit pour faciliter cette tâche. L'objectif : aider les équipes à se recentrer sur l'exécution du projet tout en simplifiant le flux d'informations avec tous les partenaires externes.

Une solution déployée progressivement et adoptée

L'adoption de Cooperlink a commencé par un projet pilote, suivi d'un deuxième chantier. Encouragée par les premiers retours, l'entreprise a étendu la solution à l'ensemble de ses projets. Elle l'utilise désormais pour plusieurs volets :

• la gestion des demandes de prix vers les sous-traitants,
• les fiches techniques,
• la création du dossier as-built ,
• et, plus récemment, la gestion des boîtes mails (encore en phase de test).

L'intégration s'est faite sans perturber les habitudes de travail. Même les utilisateurs initialement réticents ont rapidement adopté l'outil. Comme le dit Martin Billiet, directeur financier :

« Les équipes de Cooperlink ont su apporter des solutions simples à des problèmes qui semblaient autrefois insurmontables. »

Standardisation et agilité : une combinaison essentielle

Chaque projet a ses propres contraintes (exigences du maître d'ouvrage, formats documentaires, niveaux d'accès...), Cooperlink offre la flexibilité nécessaire pour s'adapter à ces variations tout en maintenant une structure administrative cohérente pour les équipes internes. Cette capacité à s'adapter sans ajouter de complexité a fait toute la différence.

La plateforme agit comme une couche supplémentaire au-dessus du système documentaire existant, en conservant les fichiers stockés en interne, sur SharePoints ou des serveurs locaux, tout en donnant un contrôle total sur ce qui est partagé en externe.

La sécurité et la souveraineté des données au cœur du dispositif

Pour Louis De Waele, il était essentiel de reprendre le contrôle des données du projet, en particulier à la fin d'un projet, lorsque la pression pour l'archivage et la transmission des documents est forte. Cooperlink permet désormais de réintégrer dans les systèmes internes des données dispersées sur des plates-formes externes, ce qui permet de mieux respecter les obligations légales telles que la garantie décennale.

« Ce qui compte le plus pour nous, c'est que les données restent en interne et que nous décidions de ce qui est partagé en externe. »

Ce niveau de contrôle apporte une tranquillité d'esprit et une traçabilité complète, tout en renforçant la sécurité des documents.

Une adoption progressive, soutenue par le support local

Comme pour tout projet de transformation numérique, l'introduction d'un nouvel outil a d'abord rencontré une certaine résistance en interne. Mais l'agilité et la réactivité de Cooperlink ont fait toute la différence. En proposant des solutions simples à des problèmes complexes, l'entreprise a su rapidement lever les blocages.

Une attention particulière a été accordée à l'accompagnement au démarrage de chaque chantier, en étroite collaboration avec les équipes IT internes. Cette proximité a permis d'adapter la plateforme à chaque situation, tout en conservant une structure de gestion documentaire standardisée.

Une collaboration à long terme

Au-delà des avantages du produit, Louis De Waele a choisi Cooperlink pour la présence locale de son équipe de support en Belgique. L'équipe s'est montrée disponible, réactive et en phase avec les attentes de Louis De Waele en matière de performance. Cette capacité à combiner support technique, agilité fonctionnelle et compréhension du secteur a joué un rôle clé dans la réussite de l'adoption.

Aujourd'hui, Cooperlink est devenu la solution standard de gestion des documents de l'entreprise. Chaque nouveau chantier sera configuré avec la plateforme, ce qui garantit une cohérence et un contrôle à long terme.

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