Peu appréciée et souvent mise de côté, la maintenance des bâtiments est fréquemment négligée par les maîtres d'ouvrage.
En conséquence, les équipes techniques doivent improviser avec les données qu'elles parviennent à rassembler et les moyens qu'on veut bien leur allouer.

Pourtant, organiser la maintenance d'un bâtiment n'est pas si compliqué. En fin de compte, tout repose sur les données et la documentation :

• Données factuelles : des éléments, leurs caractéristiques et leurs exigences techniques ou juridiques. Il s'agit du premier pilier : l'inventaire.
• Données stratégiques : des priorités, des choix de types de maintenance et de fréquences de maintenance. Cela constitue le deuxième pilier : la planification.‍
• Données relatives aux ressources humaines : des responsabilités, des contrats, des contacts et de la collaboration. Il s'agit du troisième pilier : la coordination.‍
• Documentation : informative (fiches techniques, plans, schémas), prescriptive (plans de maintenance, feuilles de route, cahiers des charges) ou justificative (rapports, relevés). Cela constitue le quatrième pilier : la traçabilité.

Cet article clarifiera ces quatre piliers et montrera comment ils constituent la base d'une maintenance bien préparée.
Mais commençons par une question essentielle...

Qu'est-ce que la maintenance ?

La maintenance comprend toutes les actions visant à maintenir un bâtiment et ses systèmes en état de fonctionnement ou à les remettre en état si nécessaire. Elle prolonge la durée de vie des composants et des équipements tout en garantissant le confort et la sécurité des utilisateurs.

Quelques exemples :

• Inspection annuelle d'un système de ventilation, y compris la vérification de la propreté des filtres et, selon leur état, leur remplacement ou leur nettoyage.
• Inspection semestrielle des ascenseurs par une entreprise certifiée.
• Contrôles saisonniers des installations extérieures afin de prévenir leur détérioration et les accidents.
• Remplacement des extincteurs tous les dix ans (à compter de la date de fabrication).

Pourquoi anticiper la maintenance dès le chantier ?

Ne pas anticiper la maintenance pendant la phase de construction deviendra rapidement pénible :‍

• Pourles utilisateurs : les premiers locataires emménagent et l'ascenseur tombe en panne, les sonnettes ne fonctionnent pas et personne n'est joignable.
• Pour les équipes techniques : elles prennent possession d'un nouveau bâtiment et doivent tout constituer à partir de zéro tout en gérant les maladies de jeunesse.‍
• Pour votre bâtiment : cinq ans plus tard, le système de ventilation montre des signes de fatigue (filtres obstrués, moteur endommagé...) et les coûts de réparation deviennent importants.

La planification de la maintenance pendant la phase de construction permet :

• Sélectionner des équipements accessibles et durables (pourquoi pas en consultation avec les équipes techniques ?)
• Centraliser toutes les informations requises (gestion des documents)
• Préparer à l'avance les contrats, y compris ceux couvrant les premières années sous la responsabilité de l'entrepreneur.
• Faciliter la transition entre les équipes de chantier et les équipes de gestion d'exploitation

L'approche « Design-Build-and-Maintain» (DBM) offre une alternative pour anticiper la maintenance dès la phase de construction : l'entreprise qui conçoit et construit le projet est également responsable de son entretien pendant une période définie. Cela l'oblige à anticiper en sélectionnant des équipements accessibles, en choisissant des matériaux durables et en centralisant la documentation.

Les 4 piliers de la maintenance

En construisant ces quatre piliers un par un, vous posez les bases d'une maintenance efficace et significative :

• Pilier n° 1 : Inventaire, collecte de données factuelles (éléments, emplacement, catégorie, exigences en matière d'entretien, obligations légales d'entretien)
• Pilier n° 2 : Planification, élaboration des données décisionnelles (stratégie, hiérarchisation, types de maintenance, fréquences)
• Pilier n° 3 : Coordination, gestion des ressources humaines (délégation, organisation des équipes, inspections externes)
• Pilier n° 4 : Traçabilité, centralisation de la documentation (documents techniques, documents organisationnels, enregistrements de preuves)

Pilier n° 1 : Inventaire

Avant de planifier quoi que ce soit, commencez simplement par faire le point sur ce qui existe déjà.

Inventaire des éléments

Lorsque nous pensons à la maintenance, nous avons tendance à ne penser qu'aux équipements techniques : systèmes de ventilation, chaufferies, ascenseurs... Mais les bâtiments comprennent également des menuiseries, des finitions et du mobilier qui nécessitent une attention régulière.

Quelques exemples par métier :
Travaux de structure : nettoyage et entretien des éléments en béton apparent
Menuiserie : vérification et lubrification des serrures et des mécanismes d'ouverture
Électricité : contrôle des tableaux électriques et resserrage des connexions
CVC : contrôle des régulations
Installations sanitaires : détection et réparation des fuites
Sécurité incendie : tests périodiques des systèmes de désenfumage mécanique et naturel de
Espaces extérieurs : nettoyage des gouttières et des caniveaux

Soyez précis: si vous écrivez simplement « chaufferie », vous finirez par regrouper plusieurs actions de maintenance relevant de différents corps de métier, fréquences et normes différentes.

Pour chaque élément, vous devez recueillir : le type d'éléments (électricité, sécurité incendie…), l'élément lui-même, son emplacement et ses références techniques.

Inventaire des exigences techniques et juridiques

La prochaine étape consiste à recueillir les exigences de maintenance pour chaque élément. Pour ce faire, vous vous appuierez sur plusieurs sources (*les normes mentionnées ci-dessous s'appliquent à la Belgique) :

• Les fiches techniques fournissant des conseils sur la fréquence et les conditions d'entretien
• Les notices détaillant les pièces à remplacer et les procédures d'entretien
• Les règles de l'art et normes professionnelles
• Les réglementations telles que le Règlement général des installations électriques (RGIE) et l'Arrêté Royal du 9 mars 2023 relatif aux ascenseurs.
• Les normes NBN telles que NBN S21-050 pour les extincteurs ou NBN S21-100 pour les systèmes de détection d'incendie
• Les réglementations régionales, y compris les obligations d'entretien des chaudières ou le codes du logement qui définit la répartition des charges d'entretien entre les propriétaires et les locataires.
• Des guides techniques tels que le Guide d'entretien du bâtiment durable publié par Bruxelles-Environnement

Vous compléterez ensuite votre ensemble de données en indiquant si la maintenance est obligatoire ou non, les exigences techniques applicables et les fréquences de maintenance recommandées ou obligatoires .
Vous rassemblerez également les documents clés: fiches techniques, dessins et schémas .

Comment et pourquoi devriez-vous commencer à travailler sur ce pilier dès le chantier ?

Vous l'avez certainement remarqué : la quantité d'informations à rassembler est énorme. Vous pensez peut-être que le processus sera fastidieux. Voici la bonne nouvelle : la majeure partie de ce travail rigoureux est déjà effectuée pendant la phase de construction. La liste des éléments, les fiches techniques, les plans, les emplacements… tout cela est produit progressivement.

Avec un peu d'organisation supplémentaire pendant le chantier, votre base de données de maintenance sera prête à être utilisée le jour de la réception provisoire. Un gain de temps considérable, n'est-ce pas ?

Utilisez les bons outils pour l'inventaire

Pour rendre votre inventaire efficace, évitez tout outil qui ne permet pas de trier, de filtrer ou de labeliser correctement. Si vous optez pour un simple tableur (comme Excel), veillez à ce que toutes les données soient regroupées dans un seul tableau structuré, avec des colonnes distinctes pour chaque type d'information et des segments à filtrer.

Cependant, un inventaire est plus qu'une simple liste d'équipements. Un inventaire complet constitue une cartographie du bâtiment, intégrant non seulement les équipements, mais aussi les exigences techniques et légales à travers les documents associés.

La plateforme Cooperlink centralise toutes ces informations : fiches techniques, photos, relevés, documents de réception et plans. L'inventaire devient dynamique, accessible à tous les acteurs du projet et aux futures équipes de maintenance. Grâce à sa gestion des données par élément, Cooperlink facilite la création d'une liste exhaustive de tous les éléments à entretenir.

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Pilier n° 2 : Planification

Maintenant que vous avez établi le premier pilier à partir des données du bâtiment, il est temps de construire un pilier basé sur la stratégie et les choix, sur le « quand » et le « comment ». Le résultat final de cette phase de planification ? Le plan de maintenance.

Définir une stratégie de plan de maintenance pour votre bâtiment

Un plan de maintenance est bien plus qu'un simple calendrier d'interventions : c'est un document stratégique qui organise toutes les actions préventives et correctives visant à prolonger la durée de vie du bâtiment.

Concevoir un plan de maintenance, c'est anticiper les contraintes, hiérarchiser les priorités et mobiliser les ressources adéquates : humaines, techniques et financières.

Avant de détailler les opérations spécifiques, commencez par définir vos grands axes stratégiques :

• Vous souhaitez adopter une approche durable en matière d'entretien, axée sur la performance énergétique et la réduction des déchets ?
• Une approche intelligente de la maintenance, soutenue par des données et des systèmes de surveillance connectés ?
• Une approche de maintenance haut de gamme, conçue pour maximiser le confort des utilisateurs ?
• Ou le strict minimum, axé sur la conformité réglementaire et le contrôle des coûts ?

Ces choix détermineront tout le reste : la fréquence, les outils, la formation de l'équipe et le budget.

Hiérarchisation des interventions de maintenance à l'aide de la méthode MoSCoW

Dans le premier pilier, vous avez déjà créé une liste détaillée des éléments à maintenir et vous les avez liés à des exigences légales et techniques. En d'autres termes, des données objectives et non négociables.
Ce deuxième pilier vous oblige à faire des choix. Car non, vous ne pourrez pas tout faire !

En fonction de votre stratégie globale, vous allez maintenant répondre à plusieurs questions :

• Quelles tâches sont essentielles et doivent absolument être effectuées ?
• Quelles interventions sont souhaitables mais non urgentes ?
• Quelles actions peuvent être reportées ?

La méthode MoSCoW clarifie ces priorités :

• « Must have » pour les obligations essentielles (inspection annuelle des ascenseurs)
• «Should have » pour les actions fortement recommandées (nettoyage semestriel des filtres de ventilation)
• « Could have » pour les interventions souhaitables mais non urgentes (inspection visuelle des menuiseries extérieures)
• « Won't have » pour les actions à reporter ou à exclure (repeindre la cage d'escalier)

Il existe également d'autres méthodes de hiérarchisation, telles que les critères pondérés, la matrice coûts-bénéfices, la grille de criticité des risques ou la méthode ABC.

Pour chaque élément, vous devrez donc préciser son niveau de priorité.

Les 5 types de maintenance

En fonction de vos priorités, vous définirez votre approche de la maintenance pour chaque élément.

Nous proposons une méthode inspirée des cinq types de maintenance couramment utilisés dans le secteur industriel. Ces cinq types s'inscrivent dans deux philosophies principales : corrective (résoudre les problèmes lorsqu'ils surviennent) et préventive (anticiper les problèmes pour les éviter).

À court terme, la maintenance corrective est la plus facile à mettre en œuvre. À moyen et long terme, la maintenance préventive augmente la durabilité des éléments et réduit la fréquence de remplacement. De plus, les urgences sont coûteuses : financièrement et humainement (stress, crédibilité…).

• Maintenance corrective– palliative : il s'agit des réparations d'urgence et des solutions temporaires qui permettent de rétablir rapidement le service. Une réinitialisation, un serre-câble, un peu de ruban adhésif, un panneau OSB... tout ce qui permet de remettre les choses en marche à court terme.
• Maintenance corrective – curative : il s'agit d'une réparation durable qui s'attaque à la cause profonde du problème, comme le remplacement complet d'une pompe à chaleur afin d'éviter que le problème ne se reproduise.‍
• Maintenance préventive – systématique : interventions planifiées selon un calendrier fixe. Par exemple : inspections annuelles des ascenseurs, remplacement des filtres tous les six mois, huilage des parquets tous les deux ans…‍
• Maintenance préventive – basée sur l'état : surveiller l'état des équipements et n'intervenir qu'en cas de nécessité. Par exemple : inspecter les menuiseries extérieures pour vérifier si les ferrures doivent être remplacées ou lubrifiées.‍
• Maintenance préventive – prédictive : utilisation de capteurs et d'analyses de données pour anticiper les pannes. Les systèmes de surveillance en ligne, par exemple, peuvent envoyer des alertes automatiques concernant les performances du système de chauffage.

L'approche idéale consiste à combiner judicieusement ces cinq types de maintenance. Vous définirez votre propre recette en fonction de votre stratégie, de vos priorités et de vos ressources.

Comment créer un plan de maintenance ?

Une fois vos priorités définies et vos types de maintenance sélectionnés, il est temps de passer à l'élaboration concrète du plan de maintenance. Ce plan est votre feuille de route opérationnelle : il traduit la stratégie en actions spécifiques, planifiées et suivies dans le temps. Revenez à votre inventaire et enrichissez-le.

Pour chaque élément du bâtiment, précisez :

• Le type de maintenance (corrective, préventive systématique, conditionnelle ou prédictive)
• La fréquence des interventions (annuelle, semestrielle, mensuelle, etc.)
• Les indicateurs de surveillance (niveaux d'usure, consommation d'énergie, bruit, performances, signaux d'alarme…)
• Conditions particulières (accès, sécurité, périodes d'indisponibilité du bâtiment, dépendances avec d'autres systèmes)

Enfin, un plan de maintenance n'est jamais figé. Prévoyez un examen annuel afin d'ajuster les fréquences en fonction de l'état réel des équipements, d'intégrer les commentaires des équipes sur le terrain et de mettre à jour les coûts et les priorités.

Comment et pourquoi intégrer ce pilier pendant lle chantier ?

Si votre plan de maintenance est élaboré parallèlement à la phase de construction, vous serez en mesure de documenter en continu tous les besoins futurs en matière de maintenance. Anticiper la maintenance pendant la construction vous permet également de préparer et de budgétiser votre plan de maintenance le plus tôt possible.

De plus, l'intégration de la maintenance dans les décisions techniques et architecturales (choix technologiques, espaces de maintenance, planification des accès...) permettra d'éviter les modifications de dernière minute.

Pour la maintenance conditionnelle ou prédictive, l'installation de capteurs et de systèmes de surveillance pendant la construction est toujours moins coûteuse que le démontage des plafonds ou l'intervention sur des systèmes encore sous garantie.

Quels outils utiliser pour rédiger et gérer un plan de maintenance ?

L'outil le plus basique, que l'on trouve dans tous les ateliers, est le tableau blanc classique. Il est grand, visible sur place, flexible et utilisable directement par les équipes sans compétences numériques. Cependant, le suivi manuel atteint rapidement ses limites.

Excel ou Google Sheets permettent un suivi partagé et modifiable. Grâce à des fonctionnalités telles que VBA ou le publipostage, vous pouvez générer des résumés, des rapports ou des feuilles de route. Mais cela nécessite des compétences spécifiques et peut rapidement devenir trop complexe.

Les systèmes de type Kanban, tels que Trello ou Google Tasks, automatisent les alertes de date limite. Ils sont faciles à utiliser pour les équipes, mais trop limités pour gérer l'ensemble d'un bâtiment avec une stratégie de maintenance complète.

Pour les installations telles que les chaufferies, les systèmes intelligents et les plateformes domotiques comprennent souvent leur propre logiciel ou tableau de bord en ligne.

Le véritable défi n'est donc pas de trouver un outil, mais d'éviter la fragmentation: trop d'outils déconnectés entraînent des omissions, des doublons et une fatigue administrative.

La solution ? Centralisez toutes les informations sur une plateforme unique qui vous offre une vue d'ensemble claire de l'état du bâtiment, des actions prévues et des responsabilités. En fonction de votre stratégie globale de maintenance, il peut être judicieux d'investir dans un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur ( GMAO ).

Si vous avez utilisé Cooperlink pendant la phase de construction, la transition entre la gestion des documents de construction et un système de gestion de la maintenance sera considérablement facilitée grâce à l'extraction structurée des données de la plateforme.

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Pilier n° 3 : Coordination

Vous avez élaboré votre plan de maintenance... Très bien. Mais comment l'organiser ? Qui en est responsable ? Qui se charge du travail ? Qui accorde l'accès ? C'est l'objet du troisième pilier.

La maintenance ne consiste pas seulement à planifier des interventions : elle nécessite une coordination efficace entre toutes les parties prenantes.

Déléguer ou ne pas déléguer la maintenance… telle est la question

Le choix d'internaliser la maintenance présente plusieurs avantages :

• Contrôle total sur les interventions
• Connaissance approfondie du bâtiment
• Réponse rapide aux problèmes imprévus

Cependant, cela nécessite de former le personnel, de planifier leur disponibilité et d'investir dans des outils et des équipements.

L'externalisation réduit la charge de travail des équipes internes et apporte une expertise spécialisée. Mais elle nécessite également un suivi rigoureux des contrats et des interventions. Déléguer la maintenance ne vous dégage pas de votre responsabilité vis-à-vis du bâtiment.

Impliquer les parties prenantes

Quel que soit votre choix (interne ou externe), impliquez les équipes dès le début. Les techniciens, les gestionnaires des installations et les superviseurs du site doivent partager une compréhension claire des priorités, des responsabilités et des délais.

Au-delà de vos équipes, impliquez toutes les parties prenantes dans la responsabilité de l'entretien. Par exemple, formalisez et communiquez les tâches d'entretien qui relèvent de la responsabilité des locataires de l'immeuble.

Inspections obligatoires

Certaines installations, telles que les ascenseurs ou les chaudières, doivent obligatoirement être contrôlées par un service externe de contrôle technique (SECT). Vérifiez si ces entreprises vous contactent automatiquement ou si vous devez les contacter vous-même. Dans tous les cas, vous restez seul responsable en tant que propriétaire du bâtiment.

Quel outil utiliser pour coordonner les parties prenantes ?

Votre plan de maintenance comprend désormais des données supplémentaires relatives au personnel :

• Responsable interne (il y a toujours quelqu'un en interne qui veille à ce que les services soient fournis et correctement exécutés)
• Exécution de maintenance : interne ou externe
  
  • Si interne, quelles équipes ?
  • Si externe, quelle entreprise ?
• Personne à contacter pour l'accès et/ou les informations techniques
• Informations contractuelles (dates de début et de fin, conditions générales…)

Cela représente effectivement beaucoup de données !

Si votre plan de maintenance est « manuel », utilisez une matrice RACI ( lien vers un article à venir) pour formaliser les rôles et les responsabilités.
Avec un plan sous forme de tableur, ajoutez des colonnes pour les données humaines et organisationnelles.
Avec un plan de maintenance basé sur les tâches, attribuez les tâches à la personne responsable appropriée. Si vous utilisez un logiciel de planification, planifiez les quarts de travail appropriés.

Idéalement, vous devriez utiliser un outil dédié qui centralise tout et transforme vos opérations de maintenance en tâches assignées, suivies et validées.

Pilier n° 4 : Traçabilité et documentation

Une fois toutes les données issues des trois premiers piliers rassemblées, vous pouvez construire votre système documentaire: informatif (fiches techniques, dessins, schémas), prescriptif ( plan de maintenance, feuilles de route, cahiers des charges, contrats) ou probatoire (rapports, essais, certificats…). La traçabilité et la documentation constituent le fondement de toute maintenance efficace. C'est le quatrième pilier. Sans lui, le système que vous avez mis en place s'effondrera.

Le point d'entrée vers la maintenance : le Dossier des Ouvrages Exécutés ou l'As-Built

Avant toute intervention, vous devez savoir exactement ce qui est entretenu. C'est le rôle du As-Built , qui centralise toutes les informations nécessaires pour comprendre, localiser et entretenir chaque composant du bâtiment.

Ce qu'attendent les équipes de maintenance :

• Autonomie : capacité à consulter les données sans dépendre du chef de projet.
• Accessibilité : trouver rapidement des informations sur une plateforme centralisée‍
• Clarté : identification facile de chaque équipement‍
• Exhaustivité : y compris les dessins, les manuels, les garanties, les dossiers et les contacts utiles

Trop souvent, des informations clés se perdent entre la construction et l'exploitation. Un As-Built » structuré et à jour garantit une maintenance efficace dès le premier jour.

Documents prescriptifs liés à la maintenance

Pour être efficace, la maintenance doit s'appuyer sur une documentation claire et normative. Ces documents définissent les mesures à prendre, les responsabilités, les fréquences et les procédures.

• Le plan de maintenance est LE document de référence. Il définit ce qu'il faut entretenir, quand, comment et par qui. Il rassemble toutes les actions préventives et correctives à effectuer sur le bâtiment, leur fréquence, leurs priorités, etc.
• Les spécifications : elles décrivent les exigences techniques, administratives, juridiques et de performance applicables à la maintenance. Elles comprennent les obligations, les normes, les critères de qualité et les procédures de contrôle.
• Les contrats de maintenance : ils formalisent les engagements entre le propriétaire, le gestionnaire immobilier et/ou les prestataires de services. Ils précisent les responsabilités, les délais d'intervention, les coûts, les garanties et les conditions de résiliation. Ils constituent les fondements juridiques et opérationnels de la maintenance.‍
• Les feuilles de route (ou listes de contrôle des interventions) : elles détaillent les tâches concrètes à effectuer sur site. Elles aident les techniciens à planifier, suivre et documenter chaque opération. Ce sont les outils quotidiens des équipes de maintenance.

Les documents justificatifs

Les documents justoficatifs sont ceux qui démontrent que les opérations de maintenance ont été effectuées conformément aux exigences légales, contractuelles ou techniques.
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• Rapports d'intervention : description des travaux effectués, date, lieu, technicien, observations, pièces remplacées, réglages effectués, tests fonctionnels.
• Certificats et attestations réglementaires : par exemple, certificat de contrôle périodique électrique (RGIE), certificat d'inspection des ascenseurs, certificat de conformité des extincteurs...‍
• Relevés et mesures techniques : résultats d'analyses (par exemple, rendement des chaudières), données provenant de capteurs ou de systèmes de supervision technique.‍
• Autres documents justificatifs : journaux d'intervention, tickets, journaux des capteurs.

Comment et pourquoi devriez-vous commencer à travailler sur ce pilier dès le chantier ?

La documentation et la traçabilité ne se construisent pas à la fin d'un projet, mais dès le premier coup de pelle. Chaque plan, fiche technique ou schéma correctement archivé dès le début permet de gagner un temps précieux lors de la maintenance.

C'est en effet pendant la phase de construction que vous disposez :

• Les informations les plus précises sur les matériaux, les équipements et les paramètres
• Les principaux acteurs (entrepreneurs, sous-traitants, fournisseurs) capables de documenter leurs interventions
• Possibilités d'intégrer les outils de suivi appropriés directement dans le projet

Un système de gestion documentaire rigoureux et centralisé

Une solution telle que Cooperlink transforme le As-Built en un outil vivant qui facilite la maintenance.
Fini les classeurs oubliés dans un placard : toutes les informations sont centralisées, accessibles et mises à jour en temps réel.

Concrètement, cela vous permet de :

• Rassembler en un seul endroit les dernières versions approuvées des dessins et des fiches techniques.
• Fournir à chaque partie prenante (maintenance, gestion, opérations) un accès personnalisé aux données et documents pertinents pour leur rôle.
• Gérer en douceur la transition entre la construction et l'exploitation

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Conclusion : un bâtiment facile à entretenir, dès la phase de conception

Le tableau ci-dessous présente un résumé des quatre piliers de la maintenance.

Anticiper la maintenance pendant la phase de construction garantit le confort et la sécurité des occupants, respecte l'expertise des équipes de maintenance et prolonge la durée de vie du bâtiment.
Les quatre piliers (inventaire, planification, coordination et traçabilité) structurent et renforcent l'efficacité de votre approche de maintenance.

Des solutions telles que Cooperlink offrent un point central pour toutes les données relatives à la construction, des registres de chantier aux manuels techniques, en passant par les contrats et les documents d'acceptation. Elles permettent aux maîtres d'ouvrage de passer d'une maintenance réactive à une stratégie de maintenance structurée et anticipative.

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