Cette version comprend d'importantes améliorations des performances, de nouvelles fonctionnalités et des corrections de bogues pour garantir une utilisation plus fluide et plus efficace de workflows. Lisez la suite pour découvrir les nouveautés et comment ces mises à jour peuvent vous aider à travailler plus intelligemment avec Cooperlink.

Contactez votre account ou success manager pour plus d'informations. Remarque : la disponibilité de ces fonctionnalités dépend de votre abonnement. Certaines fonctionnalités peuvent faire l'objet d'un déploiement différé. Dans l'application Cooperlink, veuillez cliquer sur "Aide > A propos de Cooperlink" pour obtenir plus d'informations sur la version que vous utilisez actuellement.

Général

Colonnes personnalisées dans les listes (taille, tri, affichage, ...)

Les listes (documents, tâches, workflows) ont été entièrement remaniées pour vous permettre d'organiser les colonnes en fonction de vos besoins.

Les nouvelles listes Cooperlink présentent les caractéristiques suivantes :

• Correction de la première colonne pour faciliter la lecture
• Largeur et position des colonnes modifiables
• Jeux de colonnes personnalisables (masquer/afficher les métadonnées standard et les métadonnées de projet)
• Fonction de tri personnalisé des colonnes

Notez que les ajustements effectués sont sauvegardés par écran, par projet et par utilisateur.

Liste des options

Personnalisez votre expérience de visualisation avec les nouvelles listes Cooperlink. En cliquant sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la liste, vous pouvez :

• Afficher ou masquer les lignes verticales
• Afficher un fond plus sombre
• Réinitialiser le tri actuel
• Rétablir les valeurs par défaut des colonnes (ordre et taille)

Documents

Renommer automatiquement le fichier lors du dépôt en ligne

Possibilité d'activer la fonction "Auto-rename" pour harmoniser les noms des fichiers en fonction des métadonnées du projet et du titre du document.

Statut du Workflow

Une nouvelle colonne "Etiquette de statut" vous permet d'afficher le statut du workflow (voir la capture d'écran ci-dessus) :

• Lorsque le workflow est en cours, le nom de l'étape est affiché.
• Lorsque le workflow est clôturé, le statut final s'affiche.

Workflows

Presets (préréglages) - Matrice de distribution

Pour faciliter vos configurations et rendre l'utilisation des workflows plus flexible, nous avons introduit la fonctionnalité des presets. Véritable matrice de distribution, vous pouvez désormais définir des pré-définitions de workflow , y compris l'attribution de rôles et l'attribution de valeurs par défaut sur les métadonnées.

Cooperlink vous permet également de définir des dossiers et des droits d'accès des partenaires aux différents préréglages.

Arrêter l'exécution du workflow sur un résultat positif

Cette nouvelle option permet au concepteur du workflow déclencher la fermeture du workflow si une réponse positive (par exemple, un document accepté) survient à une étape intermédiaire du workflow.

Amélioration de la vue détaillée

L'écran des détails du workflow a été amélioré pour afficher les actions individuelles. Auparavant, Cooperlink regroupait les colonnes par contributeur. Désormais, lorsqu'un même contributeur est affecté à plusieurs actions, celles-ci sont visibles séparément.

Transmissions de documents en vrac

L'outil de workflow de Cooperlink gère désormais la création d'un seul envoi lorsque l'utilisateur souhaite les regrouper.

En-tête à pages multiples

Votre projet nécessite-t-il une page de couverture de plus d'une page ? Cette option est désormais disponible dans Cooperlink.

Autoriser le propriétaire de l'espace de travail à modifier les détails du workflow lancé par un utilisateur invité

Dans cette nouvelle version, le propriétaire d'un espace de travail peut désormais corriger un workflow lancé par un utilisateur invité.

- Abandonner le workflow;

- Modifier la carte de workflow (métadonnées) ;

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Permettre au répondant de modifier les contributeurs pendant l'exécution du workflow

Rendez vos workflows plus flexibles grâce à cette nouvelle option. Avec une configuration préalable, chaque contributeur peut maintenant :

• Activer et/ou désactiver les contributeurs suivants (par exemple, l'architecte peut décider d'ajouter le bureau de contrôle)
• Ajouter et/ou modifier les métadonnées workflow

Rapports

Rapport de correspondance

Cooperlink complète sa liste de rapports avec les correspondances. Le rapport vous permet d'extraire toutes les correspondances, leurs données système, leurs métadonnées personnalisées et les éléments connexes (par exemple, les documents).

Sécurité et authentification

ISO27001

Depuis 2024, Cooperlink travaille activement sur la sécurité de son application et de son organisation en vue d'une certification ISO27001. Plus récemment, Cooperlink a mandaté un consultant en vue d'une certification à l'été 2025. L'équipe de Cooperlink travaille activement à la révision de ses politiques et procédures de travail, ainsi qu'à la mise en place de mesures techniques de sécurité.

SSO - Single-Sign-On (Microsoft Entra, EU Login)

Facilitez la vie de vos utilisateurs en optant pour l'authentification unique. SSO, ou Single Sign-On, permet à vos utilisateurs de s'authentifier auprès de Cooperlink à l'aide de leur compte d'entreprise.

Outre l'aspect pratique, le SSO permet aux équipes informatiques de révoquer facilement les comptes en cas de départ ou de rotation des employés.

Cooperlink soutient :

• Microsoft Entra (anciennement Azure AD)
• Connexion à l'UE

L'utilisation du SSO nécessite une activation préalable et une licence supplémentaire.

Renforcement de l'authentification

Pour renforcer la sécurité de votre organisation, Cooperlink permet de personnaliser les options d'authentification :

• Personnaliser la complexité du mot de passe
• Détecter et bloquer les échecs répétés
• Détection et blocage des utilisateurs inactifs

Les améliorations de sécurité sont effectuées par serveur. Veuillez contacter votre gestionnaire de compte ou votre customer success manager pour plus d'informations.

Un seul compte pour plusieurs locataires

A l'origine, Cooperlink ne permettait pas à un utilisateur d'accéder à plusieurs locataires (entreprises) avec le même compte. Avec cette nouvelle version, Cooperlink permet à vos partenaires de passer d'un locataire à l'autre.

Configuration

Listes de valeurs centralisées

Les listes centralisées vous permettent d'encoder les métadonnées PICKLIST une seule fois et de les réutiliser sur les différentes cartes de l'espace de travail.

L'éditeur de listes de valeurs a également été amélioré pour faciliter l'encodage :

• Distinction visuelle des touches et des étiquettes
• Tri personnalisé des valeurs
• Ajouter une ligne vierge supplémentaire à l'aide de la touche ENTER

Centralisation de la configuration dans l'espace de travail

Depuis plusieurs mois, l'équipe technique de Cooperlink adapte l'architecture du logiciel pour permettre aux équipes de projet d'être complètement autonomes dans la configuration de leurs espaces de travail. La plupart de ces changements ont déjà été effectués. Les éléments suivants seront migrés dans la prochaine version :

• Cartes de documents
• Cartes de tâches
• Cartes de correspondance

Technique

Multithreading par locataire

Bien caché, mais essentiel pour améliorer les performances des tâches techniques exécutées en arrière-plan. Cooperlink prend désormais en charge le multithreading, c'est-à-dire l'exécution simultanée de tâches techniques (par exemple, la génération de plusieurs rapports en même temps). L'exécution des tâches techniques est considérablement accélérée, en particulier lorsque Cooperlink est occupé par un traitement lourd en arrière-plan.