Cette version comprend d'importantes améliorations de performance, de nouvelles fonctionnalités et des corrections de bugs pour garantir des workflows plus fluides et plus efficaces. Poursuivez votre lecture pour découvrir les nouveautés et comment ces mises à jour peuvent vous aider à travailler plus intelligemment avec Cooperlink.

Veuillez contacter votre responsable de compte ou votre responsable de la réussite client pour plus d'informations. Remarque : la disponibilité de ces fonctionnalités dépend de votre abonnement. Certaines fonctionnalités peuvent faire l'objet d'un déploiement différé. Dans l'application Cooperlink, veuillez cliquer sur « Aide > À propos de Cooperlink » pour obtenir plus d'informations sur la version que vous utilisez actuellement.

Général

Colonnes personnalisées dans les listes (taille, tri, affichage, ...)

Les listes (documents, tâches, workflows) ont été entièrement retravaillées pour vous permettre désormais d'organiser les colonnes selon vos propres besoins.

Les nouvelles listes Cooperlink offrent les fonctionnalités suivantes :

• Première colonne fixe pour une lecture facilitée
• Largeur et position des colonnes modifiables
• Ensembles de colonnes personnalisables (masquer/afficher les métadonnées standard et de projet)
• Fonction de tri de colonne personnalisée

Notez que les ajustements effectués sont enregistrés par écran, projet et utilisateur.

Options des listes

Personnalisez votre expérience de visualisation avec les nouvelles listes Cooperlink. En cliquant sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la liste, vous pouvez :

• Afficher ou masquer les lignes verticales
• Afficher un arrière-plan plus foncé
• Réinitialiser le tri actuel
• Réinitialiser les colonnes (ordre et taille) aux valeurs par défaut

Documents

Renommer automatiquement le fichier lors du dépôt en ligne

Possibilité d'activer la fonction « Auto-renommer » pour harmoniser les noms de fichiers en fonction des métadonnées du projet et du titre du document.

Statut du workflow

Une nouvelle colonne "Libellé de statut" vous permet d'afficher le statut du workflow (voir la capture d'écran ci-dessus) :

• Lorsque le workflow est en cours, le nom de l'étape est affiché.
• Lorsque le workflow est terminé, le statut final est affiché.

Workflows

Presets (préréglages) - Matrice de distribution

Pour faciliter vos configurations et rendre l'utilisation des workflows plus flexible, nous avons introduit la fonctionnalité des préréglages. Véritable matrice de distribution, vous pouvez désormais définir des prédéfinitions de workflow incluant les affectations de rôles et l'attribution de valeurs par défaut sur les métadonnées.

Cooperlink vous permet également de définir les droits d'accès des dossiers et des partenaires aux différents préréglages.

Arrêter l'exécution du workflow en cas de résultat positif

Cette nouvelle option permet au concepteur du workflow de déclencher la fermeture du workflow si une réponse positive (par exemple, document accepté) se produit à une étape intermédiaire du workflow.

Améliorations de la vue détaillée

L'écran de détails du workflow a été amélioré pour afficher les actions individuelles. Auparavant, Cooperlink regroupait les colonnes par contributeur. Désormais, lorsqu'un même contributeur est affecté à plusieurs actions, celles-ci sont visibles séparément.

Bordereaux d'envoi pour les documents en masse

L'outil de workflow de Cooperlink gère désormais la création d'un bordereau d'envoi unique lorsque l'utilisateur souhaite les regrouper.

En-tête à pages multiples

Votre projet nécessite-t-il une page de garde s'étendant sur plusieurs pages ? Cette option est désormais disponible dans Cooperlink.

Autoriser le propriétaire de l'espace de travail à modifier les détails du workflow lancé par un utilisateur invité

Dans cette nouvelle version, un propriétaire d'espace de travail peut désormais corriger un workflow lancé par un utilisateur invité.

- Interrompre le workflow ;

- Modifier la fiche de workflow (métadonnées) ;

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Autoriser le répondant à modifier les contributeurs pendant l'exécution du workflow

Rendez vos workflows plus flexibles grâce à cette nouvelle option. Avec une configuration préalable, chaque contributeur peut désormais :

• Activer et/ou désactiver les contributeurs suivants (par exemple, l'architecte peut décider d'ajouter le bureau de contrôle)
• Ajouter et/ou modifier les métadonnées du workflow

Rapports

Rapport de correspondance

Cooperlink complète sa liste de rapports avec les correspondances. Le rapport vous permet d'extraire toutes les correspondances, leurs données système, leurs métadonnées personnalisées et les éléments associés (par exemple, les documents).

Sécurité et authentification

ISO27001

Depuis 2024, Cooperlink travaille activement sur la sécurité de son application et de son organisation en vue de la certification ISO27001. Plus récemment, Cooperlink a mandaté un consultant en vue d'une certification à l'été 2025. L'équipe Cooperlink travaille activement à la révision de ses politiques et procédures de travail, ainsi qu'à la mise en œuvre de mesures de sécurité techniques.

SSO - Single-Sign-On (Microsoft Entra, EU Login)

Facilitez la vie de vos utilisateurs en optant pour l'authentification unique. L'authentification unique, ou Single Sign-On (SSO), permet à vos utilisateurs de s'authentifier auprès de Cooperlink en utilisant leur compte d'entreprise.

Outre la commodité, l'authentification unique permet aux équipes informatiques de révoquer facilement les comptes en cas de départ ou de rotation du personnel.

Cooperlink prend en charge :

• Microsoft Entra (anciennement Azure AD)
• EU Login

L'utilisation de l'authentification unique nécessite une activation préalable et une licence supplémentaire.

Renforcement de l'authentification

Pour renforcer la sécurité de votre organisation, Cooperlink permet la personnalisation des options d'authentification :

• Personnalisation de la complexité des mots de passe
• Détection et blocage des tentatives infructueuses répétées
• Détection et blocage des utilisateurs inactifs

Les améliorations de sécurité sont effectuées par serveur. Veuillez contacter votre responsable de compte ou votre customer success manager pour plus d'informations.

Compte unique pour plusieurs tenants

À l'origine, Cooperlink ne permettait pas à un utilisateur d'accéder à plusieurs tenants (entreprises) avec le même compte. Avec cette nouvelle version, Cooperlink permet à vos partenaires de basculer entre différents tenants.

Configuration

Listes de valeurs centralisées

Les listes centralisées vous permettent d'encoder des métadonnées de type LISTE DÉROULANTE une seule fois et de les réutiliser dans différentes fiches de l'espace de travail.

L'éditeur de liste de valeurs a également été amélioré pour faciliter votre encodage :

• Distinction visuelle des clés et des libellés
• Tri personnalisé des valeurs
• Ajouter une ligne blanche supplémentaire en utilisant la touche ENTRÉE

Centralisation de la configuration dans l'espace de travail

Depuis plusieurs mois, l'équipe technique de Cooperlink adapte l'architecture du logiciel pour permettre aux équipes de projet d'être totalement autonomes dans la configuration de leurs espaces de travail. La plupart de ces changements ont déjà été effectués. Les éléments suivants seront migrés dans la prochaine version :

• Fiches de document
• Fiches de tâche
• Fiches de correspondance

Technique

Multi-threading par tenant

Bien caché, mais essentiel pour améliorer les performances des tâches techniques exécutées en arrière-plan. Cooperlink prend désormais en charge le multi-threading, c'est-à-dire l'exécution simultanée de tâches techniques (par exemple, la génération de plusieurs rapports en même temps). L'exécution des tâches techniques est considérablement accélérée, en particulier lorsque Cooperlink est occupé par des traitements lourds en arrière-plan.