Une fois de plus, l'équipe s'est donné beaucoup de mal pour répondre à vos commentaires et vous proposer de nouvelles fonctionnalités qui faciliteront votre travail. Prenez contact avec votre account ou customer success manager pour plus d'informations.

Remarque : la disponibilité de ces fonctionnalités dépend de votre abonnement. Certaines fonctionnalités peuvent faire l'objet d'un déploiement différé. Dans l'application Cooperlink, veuillez cliquer sur Aide > À propos pour obtenir plus d'informations sur la version que vous utilisez actuellement.

Notifications

Filtrage des notifications par dossier

Vous êtes en charge d'une partie du projet et vous ne voulez pas être dérangé par des notifications qui ne vous concernent pas. Pour cela, il vous suffit d'activer l'abonnement aux notifications par dossier. Comment faire ?

• Cliquez sur le bouton Notifications activées
• Choisissez S'abonner sur des répertoires
• Abonnez-vous aux notifications des dossiers en cliquant sur son menu contextuel. Une cloche verte apparaît alors à côté des dossiers auxquels vous vous êtes abonné.

Cette fonctionnalité est disponible pour tous les utilisateurs et est configurable par espace de travail.

Remarque importante : à l'exception des tâches et de workflows pour lesquels vous êtes personnellement assigné, et à l'exception des dossiers auxquels vous êtes abonné, toutes les notifications pour ces dossiers sont désactivées.

Télécharger des fichiers depuis la boîte de réception

Vous pouvez désormais télécharger une sélection de fichiers directement depuis la boîte de réception au moyen d'une archive ZIP.

Gestion des documents

Révisions

Il est maintenant possible d'activer un système de révision personnalisé par espace de travail (par exemple 0, A, B, C / P01, P02, C01). L'indice de révision est également indiqué lorsque le document est un élément lié (par exemple à un workflow ou à une tâche). Cliquez sur l'indice de révision pour accéder à l'historique.

Vous remarquerez que l'icône de l'historique des versions a été remplacée. Désormais, Cooperlink fait la distinction :

• Versions : ce sont les flux transactionnels entre les organisations, c'est-à-dire chaque fois qu'un document est émis ou reçu. Les versions sont gérées automatiquement par Cooperlink.
• Révisions : il s'agit de modifications apportées aux documents et marquées comme telles par un utilisateur final.

Cette fonctionnalité est disponible pour tous les utilisateurs mais elle nécessite une adaptation de la configuration de votre espace de travail. Veuillez contacter votre Customer Success Manager pour effectuer ces ajustements.

Upload - Détection automatique des révisions

Le gestionnaire de dépôt de documents a été amélioré. Il n'est plus nécessaire de cliquer sur l'icône du code-barre pour extraire les métadonnées du nom du fichier. Le système le fait immédiatement pour vous.

Avantages ?

• Cooperlink détecte automatiquement s'il s'agit d'une nouvelle révision lorsque le code du document est présent dans son nom.
• Cooperlink détecte automatiquement le numéro de révision lorsqu'il est indiqué dans son nom (nécessite l'utilisation d'un code de document)
• Dans les autres cas, le gestionnaire de téléchargement vous demande si vous voulez incrémenter automatiquement l'indice de révision. Lorsque vous essayez de soumettre une révision précédente, Cooperlink vous le signale en affichant clairement la diminution de l'indice de révision.
• Notre équipe a remplacé l'icône de révision par une étiquette pour plus de lisibilité.

Cette fonctionnalité est disponible pour tous les utilisateurs mais elle nécessite une adaptation de la configuration de votre espace de travail. Veuillez contacter votre Customer Success Manager pour effectuer ces ajustements.

Extraction automatique des champs à partir du nom du fichier (mise à jour)

Il était déjà possible d'extraire les métadonnées du nom du fichier dans le gestionnaire de téléchargement. Cooperlink permet désormais :

• D'extraire automatiquement ces informations lorsque le document est détecté sur le système source (par exemple, Sharepoint, serveur de fichiers, etc.).
• De forcer l'extraction manuellement

Télécharger et partager en 1 clic

Lorsque votre espace de travail est en mode manuel, vous pouvez télécharger le fichier et le partager avec vos partenaires directement à partir du gestionnaire de téléchargement.

Une nouvelle visionneuse de PDF

En guise d'avant-première des futures fonctionnalités, nous avons déjà déployé notre nouvelle visionneuse PDF. En plus des fonctionnalités déjà disponibles par le passé, elle vous permet désormais de :

• Zoomer plus facilement sur le document (CTRL+/CTRL- ou CTRL + molette de la souris)
• Afficher le document en plein écran
• Imprimer le document
• Afficher les pages en miniature

Restez à l'écoute car cette visionneuse va bientôt évoluer pour vous offrir encore plus de fonctionnalités pour vous aider dans vos tâches quotidiennes. Nous parlons par exemple d'annotations, etc.

Amélioration de la recherche avancée de fichiers

L'affichage de la recherche avancée a été légèrement revu pour une meilleure lisibilité. Il est également désormais possible de filtrer sur le type de contenu : fichier et/ou dossier.

Télécharger au format ZIP avec des dossiers à partir de la recherche avancée de fichiers

La recherche avancée de fichiers affiche les documents dans une vue plate au moyen de filtres. Les utilisateurs ont demandé à Cooperlink de télécharger les fichiers avec leur structure de dossiers.

Veuillez noter que dans une archive ZIP, les dossiers vides ne sont pas enregistrés.

Workflows

Statut de workflows dans le module document et icône personnalisée

Vérifiez le statut de workflows directement à partir de la vue des documents.

L'icône personnalisée vous permet d'identifier directement le modèle workflow concerné.

L'icône d'édition (orange) vous informe qu'une action est attendue de votre part. Cliquez sur le statut pour obtenir plus d'informations sur le workflow.

Démarrer des workflows en lot

Un panier workflow est introduit dans cette nouvelle version. Du point de vue de l'utilisation, il est très similaire au gestionnaire de téléchargement de documents.

Comment l'utiliser ?

• Sélectionnez plusieurs fichiers et choisissez un modèle workflow
• Le système affiche les informations essentielles pour chaque workflow.
• Sélectionnez chaque workflow individuellement pour le modifier ou utilisez l'édition en lot pour modifier les workflows sélectionnés.

Vous avez oublié quelque chose ? Retournez sur Cooperlink pour ajouter des documents à votre panier. Le panier workflow est également disponible dans la barre supérieure de l'application.

Veuillez noter que le panier workflow n'est disponible que dans un seul espace de travail. Si vous naviguez hors de cet espace de travail ou si vous fermez l'application Cooperlink, il sera perdu.

Modifier les détails d'un workflow

Vous avez lancé un workflow et les informations fournies sont incorrectes, un champ a été mal encodé, etc. Grâce à la fonctionnalité d'édition des détails d'un workflow, vous pouvez corriger ces informations.

Cette fonctionnalité est actuellement limitée à l'auteur du workflow et aux administrateurs de son organisation. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter votre Customer Success Manager.

Correspondance

Indicateurs sur les objets de correspondance et sur la boîte aux lettres

Dans l'application Cooperlink, vous avez un aperçu direct de l'état des tâches et de la correspondance. Les indicateurs vous indiquent les contributeurs et le statut le moins favorable.

Identifiants uniques

Chaque e-mail peut se voir attribuer automatiquement un identifiant unique pour l'organisation. Pour l'activer, allez dans les paramètres de l'application, section Correspondance.

Téléchargez toutes les pièces jointes des e-mails au format zip

Vous avez reçu un e-mail contenant plusieurs pièces jointes. Vous pouvez maintenant les télécharger toutes dans une archive ZIP en un seul clic.

Marquage d'un nouvel e-mail, d'une réponse ou d'un transfert (plugin Outlook)

Il est désormais possible d'identifier dans Cooperlink un nouvel email que vous composez. En cas de réponse à un e-mail préalablement identifié, celui-ci sera automatiquement enregistré dans Cooperlink. En cas de transfert, l'e-mail ne sera pas automatiquement identifié mais des suggestions vous seront proposées.

Tâches

Tâches workflow

Les tâches de type workflow apparaissent désormais séparément dans votre espace de travail. Elles sont identifiables par une icône distinctive. Un nouveau filtre a également été ajouté.

Onglets

Cooperlink évolue, tout comme la quantité d'informations. Pour vous permettre d'aller à l'essentiel, nous avons regroupé les informations sur les tâches en utilisant des onglets thématiques.

Divers

Mots clés pour le filtrage des dates

Le composant filtre de date a été amélioré avec de nouveaux mots-clés et une mise à jour automatique des dates lors de l'utilisation du filtre.

Mentions de l'utilisateur (mise à jour de l'icône)

Un petit changement sans impact fonctionnel dans les fonctions de notification. L'icône de la cloche a été remplacée par une bulle de commentaire pour une meilleure cohérence dans l'application.

Diverses améliorations

Vous êtes de plus en plus nombreux à utiliser Cooperlink chaque jour et nous en sommes ravis. Chaque jour, des milliers de fichiers sont échangés entre les entreprises, soit automatiquement, soit sur la base d'une action de l'utilisateur. Il y a des centaines de tâches et workflows qui sont lancés, répondus et clôturés, il y a des centaines d'emails qui sont archivés, etc.

Nous travaillons constamment à l'optimisation des performances de l'application. Ces derniers mois, notre équipe a travaillé sur :

• Optimiser les performances de la base de données
• Introduction d'un cache
• Mise en place de priorités pour les opérations demandées par les utilisateurs invités (ex. téléchargement)