Même si nous payons parfois un acompte au début des travaux, personne ne voudrait payer l'ensemble des travaux avant d'avoir vu la première machine de construction sur le chantier. Vu de l'autre côté, un entrepreneur général ferait rapidement faillite s'il ne facturait les travaux qu'à la fin du projet. D'où la nécessité des situation de travaux /états d’avancements et des factures de situation !

Note pour la version française : Les termes "situation de travaux" et "facture de situation" sont les termes utilisés en France. En Belgique francophone, on utilise plutôt les termes "état d'avancement" et "décompte". Pour le reste de l'article, nous utiliserons majoritairement les termes utilisés en France.

Définition d'une situation de travaux ?

Une situation de travaux est un aperçu détaillé de l'avancement réalisé sur le chantier. La situation de travaux est un document essentiel dans le cadre du pilotage d'un projet de construction.

Qu'est-ce qu'une facture de situation?

La facture de situation facture le pourcentage de travaux réellement réalisés. C'est la facture de situation qui découle de la situation de travaux.

La facture de situation pour une gestion financière efficace du chantier

Il est courant de facturer les projets en phases "larges", en se basant sur un calendrier plutôt que sur le travail réellement effectué. Cette pratique peut être désavantageuse tant pour le client que pour l'entreprise.

Un système de facturation périodique basé sur les situations de travaux présente de nombreux avantages :

• Suivi financier précis : La situation de travaux permet un suivi étroit des coûts réels par rapport au budget prévisionnel, facilitant ainsi la gestion financière tant pour le maître d'ouvrage que pour l'entreprise de construction.
• Cohérence financière : Une vision claire et factuelle de l'avancement des travaux permet une gestion efficace des ressources.
• Communication : La situation de travaux offre une transparence totale aux parties prenantes concernant l'avancement des travaux et les coûts associés.

Comment présenter une situation de travaux/ un état d'avancement ?

La présentation d'une situation de travaux sur un chantier se fait généralement mensuellement. Elle implique l'utilisation de trois documents clés, chacun servant un rôle spécifique dans le suivi des travaux et la facturation :

1. La situation de travaux
2. La déclaration de créance (DC)
3. La facture d'avancement ou facture de situation (FS)
   

Il est courant d'utiliser Excel pour ces trois documents. Bien qu'Excel fonctionne bien, vous devez veiller à :

• Automatiser pour éviter les doubles saisies.
• Sécuriser et protéger pour éviter les erreurs.
• Standardiser pour gagner du temps entre chaque tableau et assurer la cohérence de votre documentation financière et technique.

Il existe également des outils logiciels spécialisés qui vous permettent de gérer ces trois documents, voire plus.

Quelles sont les informations à inclure dans une situation de travaux?

Typiquement, une situation de travaux comprend les éléments suivants :

• La date de début et de fin de la situation de travaux.
• Le numéro de la situation de travaux .
• Une liste de tâches ordonnées et numérotées comme dans le Cahier des Charges.
• Les unités de mesure (U) utilisées pour définir chaque quantité (m², m³, heures, etc.).
• Les quantités initialement prévues (Q) dans le contrat.
• Les prix unitaires (PU) pour chaque tâche, tels que définis dans le contrat.
• Les quantités réellement achevées (Qr) jusqu'à la date de clôture de la situation de travaux.
• Le pourcentage (%) que cela représente (à titre informatif).
• Le montant total (€ cumulé), c'est-à-dire PU x Q (facturable).
• Le montant déjà facturé (€ précédent) dans les précédentes situations de travaux.
• Le montant à facturer (€ facturable), qui est la différence entre € cumulé et € précédent.
• La somme de tous les montants à facturer (TOTAL) : cumulé, déjà facturé, et facturable dans cette situation de travaux.

Exemple

Situation de travaux n° 22 du 01/06/2024 au 30/06/2024

La déclaration de créance (DC)

La déclaration de créance est un document financier dérivé de la situation de travaux. Contrairement à une facture, elle est non contractuelle et sert de proposition. Elle est utilisée pour demander le paiement d'une partie des travaux réalisés à un moment donné du projet.

La déclaration de créance est basée sur les informations fournies par la situation de travaux et doit être conforme aux termes du contrat.

Éléments clés d'une déclaration de céance:

• Informations contractuelles ;
• Période de facturation ;
• le numéro de la situation de travaux ;
• Facture de situation jointe ;
• Conditions d'approbation (délais avant facturation automatique).

La facture de situation

Une fois la déclaration de créance approuvée, vous pouvez émettre la facture de situation. Elle ressemble à la déclaration de créance, mais avec les éléments clés supplémentaires suivants :

• Date de facturation ;
• Date de la situation de travaux ;
• Montant à facturer hors taxes ;
• Taxes ;
• Montant total dû ;
• Conditions de paiement ;
• Détails de paiement.

Word et Excel proposent des modèles de facture de situation. Si vous utilisez un logiciel spécialisé, de tels modèles seront disponibles et parfois personnalisables. C'est le cas avec Cooperlink.

Qu'est-ce qu'un Lean planning ?

Le Lean planning est une approche de gestion de projet inspirée des principes du Lean Management, initialement développée dans l'industrie automobile par Toyota. La mise en œuvre du lean sur un chantier peut se faire grâce à une variété d'outils (Lean Planner System, Méthodologie 5S, Kanban, Value Stream Mapping, etc.), chacun adapté aux besoins et spécificités du chantier.

L'objectif du lean planning est d'optimiser les processus et de maximiser la valeur ajoutée pour les clients. Appliquée aux projets de construction, lean planning permet une coordination et une exécution des travaux plus efficaces et plus collaboratives.

• Optimisation des flux (mouvement des ressources - Personnel, matériaux, machines)
• Suivi régulier du planning
• Élimination du gaspillage (ressources, argent et temps)
• Amélioration continue
• Collaboration et communication
• Flexibilité et adaptabilité
• Implication et Empower de l'équipe

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Le lean planning, avec ses principes d'optimisation et d'élimination des déchets basés sur un suivi régulier du calendrier, peut transformer la façon dont les rapports d'avancement sont établis et gérés sur un chantier de construction.
Une situation de travaux "lean" signifie un processus plus efficace, plus précis et plus utile pour l'établissement des rapports d'avancement pour toutes les parties prenantes.

• Simplification des processus
• Feedback régulier
• Rapports d'avancement en temps réel
• Gestion agile des modifications
• Implication de l'équipe

Les 7 erreurs à éviter lors de la préparation d'une situation de travaux

Erreur n° 1 - La situation de travaux ne se fonde pas sur des documents contractuels

• Vous facturez la maçonnerie en m³, alors qu'elle est mesurée en m² dans le devis contractuel ;
• Vous comptabilisez la peinture par couche, alors que le cahier des charges prévoit une facturation au m² pour trois couches, ce qui explique les différences dans les quantités totales ;
• Vous modifiez le type de carrelage et augmentez le prix unitaire sans aucune traçabilité ;
• Pour couronner le tout, vous n'utilisez pas le même ordre des éléments entre l'estimation contractuelle et la situation de travaux.

Avez-vous déjà joué au jeu des sept erreurs entre les quantités indiquées dans le contrat, celles facturées par votre sous-traitant et celles que vous facturez à votre client ? C'est frustrant, n'est-ce pas ?

• Vous êtes perdu. Il est impossible de savoir quoi facturer et quand.
• Votre client chipote sur chaque ligne. Bien sûr, ce n'est pas clair.
• Vous risquez d'oublier des éléments importants et de perdre de l'argent dans l'opération...

Erreur n°2 - Une situation de travaux décalée de la réalité

Dans la famille des situations de travaux hors réel, nous avons :

• La situation de travaux au pourcentage des mois : Un chantier de 10 mois, donc je facture 10 % chaque mois, non ? Surprise, les dépenses d'un projet sont tout sauf linéaires ! Vous allez manquer de trésorerie dès l'installation de chantier.
  
• La situation de travaux est basée sur un planning théorique : on facture en mars les maçonneries parce qu'elles étaient prévues pour mars. Même si le maçon n'a pas encore mis les pieds sur le chantier...
• L'état d'avancement au pifomètre du contremaître qui ne sort pas de son cabanon de chantier (il fait froid dehors) : Un petit coup de dé, et voilà... 28,45 % des armatures ont été installés (mettre des virgules ça fait toujours bien). Sauf que vous avez déjà payé 75 % de ces armatures à votre sous-traitant.

Quel que soit le cas, vous vous retrouverez avec :

• Un maître d'ouvrage mécontent,
• Des problèmes de trésorerie, et
• Des écarts importants dans votre comptabilité.

Erreur n° 3 - Procrastiner l’établissement de la situation de travaux

Le scénario classique de la gestion financière sur un chantier de construction est celui où le maître d'ouvrage reçoit trois factures de situation d'un coup après trois mois de travaux. Puis plus rien… Puis deux autres à la suite… Le maître d'ouvrage court après les factures, l'entrepreneur est confronté à des problèmes de trésorerie et l'architecte doit vérifier les quantités à la hâte. Préparez-vous à accueillir une foule d'intervenants mécontents !

Erreur n°4 - Un document statique de situation de travaux

Le premier jour du chantier, vous avez établi un beau modèle de situation de travaux dans Excel. Vous avez suivi le conseil numéro 1, il est bien basé sur les documents contractuels. Bravo ! Et chaque mois, inlassablement, vous récupérez le même document pour le compléter. Attention, la situation de travaux est un document dynamique : chaque chantier a son lot d'avenants, d'ajustements et de quantités présumées...
Un chef de chantier qui ignore l'aspect dynamique de la situation de travaux oubliera de facturer un montant significatif !

Erreur n°5 - Ne pas prendre en compte les précédentes situations de travaux

Si l'entrepreneur facture les quantités réalisées au cours d'un mois donné sans tenir compte des situations de travaux précédentes, il risque au mieux des problèmes d'arrondi, au pire des problèmes d'addition.
La situation de travaux n'est pas seulement la quantité réalisée en un mois. La situation de travaux reflète la quantité totale installée sur le chantier, dont on soustrait le montant déjà facturé dans les situations de travaux précédentes.
C'est pourquoi la situation de travaux mensuelle comprend toujours trois totaux par tâche : le total réalisé, le total déjà facturé et le total facturé ce mois-ci.

Erreur n° 6 – Déléguer sans contrôler le document de situation de travaux

Même si la situation de travaux peut sembler une corvée administrative, elle reste un document crucial sur lequel vous devez garder le contrôle.
Ne tombez pas dans ces pièges :

• Laisser l'architecte ou le maître d'ouvrage décider unilatéralement.
• Accepter les quantités facturées par le sous-traitant sans aucune vérification.
• Déléguer à 100 % la préparation de la situation de travaux au personnel administratif qui ne met jamais les pieds sur le chantier.
  Gardez le contrôle sur les quantités facturées, c'est le fondement d'une saine gestion de projet.

Erreur n° 7 – Une approche linéaire de la situation de travaux

Dans une vision linéaire de la gestion de projet, l'accent est mis sur le respect du plan initial plutôt que sur la création de valeur pour le client.
Une facture de situation reste un document agile et adaptable. Évitez ces tendances non agiles :

• L'anticipation excessive (vous préparez tout au début du chantier pour recommencer trois mois plus tard).
• Une structure documentaire trop rigide (impossible de caser la moins-value à la suite d’une erreur sur chantier : ce n’est pas prévu dans le fichier verrouillé !)
• Des processus trop rigides : Une procédure précise où cinq semaines d'approbation sont perdues dès qu'une seule partie prenante est absente.
  Un fonctionnement trop cadré et rigide oblige les équipes à élaborer des stratégies de contournement souvent artisanales et risquées.

Pourquoi une bonne gestion de situations de travaux est-elle une plus-value importante pour votre chantier ?

‍La gestion des situations de travaux est un élément clé de la réussite d'un projet de construction. La situation de travaux est l'intersection parfaite de vos documents techniques et financiers. Sans un minimum de structure et de cohérence, cette union risque de se déséquilibrer !

Une gestion efficace offre de nombreux avantages qui se traduisent par des gains de temps, des économies et en satisfaction pour toutes les parties prenantes.

Une vision agile pour votre planification

‍La mise en œuvre d'une gestion agile des situations de travaux permet des ajustements rapides de l'échéancier en fonction des réalités du chantier. Considérez la situation de travaux comme plus qu'un simple document financier ; c'est un "instantané" de votre chantier. Vous pouvez immédiatement visualiser les progrès réalisés et identifier les retards ou problèmes potentiels.
Considérer vos documents de planification et de facturation dans leur ensemble offre des avantages indéniables :

• Réactivité accrue : Des ajustements peuvent être effectués en temps réel, permettant des réponses rapides aux événements imprévus.
• Meilleure coordination : Une vision claire et partagée du planning favorise la coordination entre les équipes et améliore l'efficacité globale.

Réduction du temps administratif consacré à la gestion des situation de travaux

‍La gestion des situations de travaux peut être chronophage si elle n'est pas bien organisée. Les formats imposés, le copier-coller et les multiples saisies (planification, situations de travaux, ventes, achats) peuvent compliquer le processus.
Chaque intervenant vérifie selon ses propres processus. Chacun fait ses calculs séparément : l'architecte, l'entreprise, les sous-traitants et le maître d'ouvrage… Cela fait quatre calculs pour la même quantité !

Lorsqu'une situation de travaux est présentée de manière un peu désorganisée, tout le monde perd un temps précieux en corrections, saisies de données, vérifications, approbations, etc.
Une situation de travaux bien préparée, c'est :

• Optimisation de vos processus : L'utilisation d'outils appropriés et standardisés réduit le temps passé à saisir et à vérifier les données.
• Réduire les erreurs: Un système bien établi minimise le risque d'erreurs humaines, ce qui garantit des informations plus fiables et plus cohérentes.
• Augmenter votre efficacité: Moins de temps consacré à l'administration signifie plus de temps pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Par exemple, quitter le bureau du chantier pour vérifier la qualité de la pose des l'armatures...

Trésorerie agile

Une bonne gestion des situations de travaux permet une facturation plus précise et plus rapide, tant pour les clients que pour les sous-traitants. En travaillant avec des quantités réelles plutôt qu'estimées, les flux financiers sont améliorés.

• Facturation précise : Les montants facturés sont justifiés par des données exactes, ce qui réduit les litiges et accélère les paiements.
• Amélioration de la gestion financière : Une meilleure visibilité sur l'avancement et les coûts permet une meilleure gestion de la trésorerie et une anticipation des besoins de financement.
• Des coûts et des dépenses équilibrés: L'entrepreneur dépense ce qu'il facture. Le sous-traitant facture ce qu'il dépense. Le maître d'ouvrage dépense ce qu'il voit construit. La satisfaction des parties prenantes est atteinte. Ce qui tombe à point nommé, puisque c'est le sujet du prochain chapitre !

Satisfaction des parties prenantes

Rien de pire qu'un chantier où tout le monde arrive avec des pieds de plomb. Chaque réunion de chantier est une foire d’empoigne, une symphonie de désaccords. On se bat à coup de recommandés et de refus systématiques de chaque décompte ou état d’avancement.

La satisfaction des parties prenantes peut sembler coûteuse, mais des parties prenantes insatisfaites vous coûteront beaucoup plus cher : financièrement, mais aussi en termes de moral d'équipe, de crédibilité de votre entreprise, de réseau et d'influence marketing...

Une situation de travaux bien gérée offre des quantités transparentes et rapidement vérifiables, ce qui limite les conflits et les discussions interminables sur le chantier.

• Transparence : La clarté des informations partagées renforce la confiance entre toutes les parties prenantes (clients, sous-traitants, gestionnaires). Aucun temps n'est perdu à discuter et à vérifier.
• Réduction des conflits : Des données précises et partagées réduisent les désaccords sur l'avancement des travaux et les paiements.
• Satisfaction accrue : Les clients et les sous-traitants se sentent mieux informés et impliqués, ce qui augmente leur satisfaction globale. Et ils continueront à vouloir travailler avec vous ! Un bon investissement à long terme.

Solution : Pour des situations de travaux fluides, dynamiques et allégées

Teamoty

En tant que fournisseur de logiciels dédié au secteur de la construction, Teamoty propose sa solution Teamoty Scheduling, un outil de planification et de suivi des travaux inspiré des principes de la méthodologie Lean Construction.
Teamoty Scheduling offre diverses fonctionnalités d'affichage (planification géo-temporelle, planification hebdomadaire, planification sur trois semaines, planification par corps de métier, plans avec codes couleurs) qui facilitent le travail quotidien des équipes dans le suivi et la coordination de la planification.
En tant qu'outil de planification, de suivi de chantier et de gestion opérationnelle, Teamoty Scheduling permet d'organiser efficacement les tâches et de suivre les indicateurs clés de performance du projet.

Cooperlink

Cooperlink est une entreprise active dans la gestion des données pour les secteurs de l'immobilier et de la construction. L'équipe Cooperlink comprend les préoccupations de ses utilisateurs et propose des solutions efficaces pour soutenir et faciliter leur travail.

Cooperlink a développé une solution axée sur les données pour la gestion des documents contractuels et financiers. Cette approche orientée données permet une rédaction efficace de vos documents contractuels, tels que :

• Contrats clients
• Contrats de sous-traitance
• Situations de travaux, déclarations de créances et factures de situation client
• Facturation des sous-traitants

Toujours avec l'idée : encoder les données qu'une fois, le reste (contrats, rapports d'avancement, planning, factures, etc.) n'est plus que du paramétrage !

Module Teamoty-Cooperlink

Teamoty et Cooperlink collaborent étroitement, notamment à la création d'un module de synchronisation entre le Lean planning de Teamoty et les situations de travaux contractuelles de Cooperlink.

• Cooperlink relie les tâches de planification aux activités contractuelles (équivalent aux postes de travail) ;
• Cooperlink synchronise la planification de Teamoty en temps réel ;
• La facture de situation est automatisée sur la base de la planification réellement exécutée ;
• Une déclaration de créance est générée sur la base de la facture de situation ;
• Grâce à une fonction d'exportation, vous pouvez intégrer la facturation dans votre système ERP ;
• La solution reste flexible et agile : elle vous permet de garder le contrôle sur vos chiffres, que ce soit pour la sous-facturation, la sur-facturation ou d'autres modifications de chantier.

Les données de la planification et des situations de travaux sont utilisées de manière dynamique et efficace ! Plus besoin de saisir plusieurs fois les mêmes informations dans différents logiciels.

• Réduction du temps consacré à l'administration pure ;
• Simplicité des processus ;
• Cohérence dynamique entre les documents techniques et financiers ;
• Facilité d'utilisation pour toutes les parties prenantes, quel que soit le logiciel interne qu'elles utilisent.

Vous voulez en savoir plus sur ce module ? Ne manquez pas le replay de notre webinaire avec Teamoty.

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