Même si nous payons parfois un acompte au début des travaux, personne ne voudrait payer l'ensemble des travaux avant d'avoir vu la première machine de construction sur le chantier. Vu de l'autre côté, un entrepreneur général ferait rapidement faillite s'il ne facturait les travaux qu'à la fin du projet. D'où la nécessité des situation de travaux /états d’avancements et des factures de situation !

Note pour la version française: Les termes "situation de travaux" et "facture de situation" sont les termes utilisés en France. En Belgique francophone, les termes "situation de travaux" et "facture de situation" sont utilisés à la place. Dans la suite de l'article, nous utiliserons principalement les termes utilisés en France.

Définition de situation de travaux?

Un situation de travaux est un aperçu détaillé de l'état d'avancement du chantier. Le situation de travaux est un document essentiel dans la gestion d'un projet de construction.

Qu'est-ce qu'une facture de situation?

Le facture de situation facture le pourcentage de travail effectivement réalisé. C'est le facture de situation qui résulte du situation de travaux.

La facture de situation pour une gestion financière efficace du chantier

Il peut être courant de facturer les projets en phases "générales", sur la base d'un calendrier plutôt que sur la base du travail réellement accompli. Cette pratique peut être désavantageuse à la fois pour le client et pour l'entreprise.

Un système de facturation périodique basé sur des rapports d'avancement présente de nombreux avantages :

• Suivi financier précis: Le site situation de travaux permet de suivre de près les coûts réels par rapport au budget prévisionnel, ce qui facilite la gestion financière tant pour le maître d'ouvrage que pour l'entreprise de construction.
• Cohérence financière: Une vision claire et factuelle de l'avancement des travaux permet une gestion efficace des ressources.
• La communication: Le situation de travaux offre une transparence totale aux parties prenantes en ce qui concerne l'avancement des travaux et les coûts associés.

Comment présenter une situation de travaux/ un état d'avancement ?

La présentation d'un site situation de travaux sur un chantier de construction se fait généralement de manière mensuelle. Elle implique l'utilisation de trois documents clés, chacun jouant un rôle spécifique dans le suivi des travaux et la facturation :

1. La situation de travaux
2. La déclaration de créance (DC)
3. La facture d'avancement ou facture de situation (FS)
   

Il est courant d'utiliser Excel pour ces trois documents. Bien qu'Excel fonctionne bien, vous devez veiller à :

• Automatiser pour éviter les doubles saisies.
• Sécuriser et protéger pour éviter les erreurs.
• La standardisation permet de gagner du temps entre chaque tableau et d'assurer la cohérence de votre documentation financière et technique.

Il existe également des logiciels spécialisés qui permettent de gérer ces trois documents et parfois plus.

Quelles sont les informations à inclure dans une situation de travaux?

En règle générale, le site situation de travaux comprend les éléments suivants :

• Les dates de début et de fin du site situation de travaux.
• Le numéro de la situation de travaux .
• Une liste de tâches ordonnées et numérotées comme dans le cahier des charges.
• Les unités de mesure (U) utilisées pour définir chaque quantité (m², m³, heures, etc.).
• Quantités initialement prévues (Q) dans le contrat.
• Prix unitaires (UP) pour chaque tâche telle que définie dans le contrat.
• Quantités effectivement réalisées (Qr) jusqu'à la date de clôture de l'appel d'offres. situation de travauxjusqu'à la date de clôture de l'appel d'offres.
• Le pourcentage (%) que cela représente (à titre d'information).
• Le montant total (€ cumulés), c'est-à-dire UP x Q (facturable).
• Le montant déjà facturé (€ précédents) dans les rapports d'avancement précédents .
• Le montant à facturer (€ facturables), qui correspond à la différence entre € cumulés et € précédents.
• La somme de tous les montants à facturer (TOTAL) : cumulés, déjà facturés et facturables sur ce site situation de travaux.

Exemple

situation de travaux no. 22 du 01/06/2024 au 30/06/2024

La déclaration de créance (DC)

La déclaration de créance est un document financier dérivé du site situation de travaux. Contrairement à la facture, elle n'est pas contractuelle et a valeur de proposition. Elle sert à demander le paiement d'une partie des travaux réalisés à un moment donné du projet.

La déclaration de dette est basée sur les informations fournies par le site situation de travaux et doit être conforme aux termes du contrat.

Éléments clés d'une déclaration de céance:

• Informations contractuelles;
• Période de facturation;
• le numéro de la situation de travaux ;
• facture de situation ci-joint ;
• Conditions d'approbation (délais avant la facturation automatique).

Les facture de situation

Une fois la déclaration de créance approuvée, vous pouvez émettre la facture de situation. Elle ressemble à la déclaration de dette, mais comporte les éléments clés supplémentaires suivants :

• Date de la facture;
• Date de la situation de travaux ;
• Montant à facturer hors taxes ;
• Les impôts;
• Montant total dû;
• Conditions de paiement;
• Modalités de paiement.

Word et Excel proposent des modèles de factures de paiement échelonné. Si vous utilisez un logiciel spécialisé, de tels modèles seront disponibles et parfois personnalisables. C'est le cas de Cooperlink.

Qu'est-ce qu'un Lean planning ?

Lean planning est une approche de gestion de projet inspirée des principes du Lean Management, initialement développé dans l'industrie automobile par Toyota. La mise en œuvre du Lean sur un chantier peut se faire à l'aide d'une variété d'outils (Lean Planner System, méthodologie 5S, Kanban, Value Stream Mapping, etc.), chacun adapté aux besoins et aux spécificités du chantier.

L'objectif du lean planning est d'optimiser les processus et de maximiser la valeur ajoutée pour les clients. Appliquée aux projets de construction, lean planning permet une coordination et une exécution des travaux plus efficaces et plus collaboratives.

• Optimisation des flux (mouvement des ressources - personnes, matériaux, machines)
• Suivi régulier du calendrier
• Élimination des gaspillages (ressources, argent et temps)
• Amélioration continue
• Collaboration et communication
• Flexibilité et adaptabilité
• Implication et responsabilisation de l'équipe

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Le lean planning, avec ses principes d'optimisation et d'élimination des déchets basés sur un suivi régulier du calendrier, peut transformer la façon dont les rapports d'avancement sont établis et gérés sur un chantier de construction.
Une situation de travaux "lean" signifie un processus plus efficace, plus précis et plus utile pour l'établissement des rapports d'avancement pour toutes les parties prenantes.

• Simplification des processus
• Retour d'information régulier
• Rapports d'avancement en temps réel
• Gestion agile des modifications
• Participation de l'équipe

Les 7 erreurs à éviter lors de la préparation d'une situation de travaux

Erreur n° 1 - La situation de travaux ne se fonde pas sur des documents contractuels

• Vous facturez la maçonnerie en m³, mais elle est mesurée en m² dans le devis contractuel ;
• Vous comptez la peinture par couche, alors que le cahier des charges prévoit une facturation au m² pour trois couches, donc vos quantités totales sont différentes ;
• Vous changez le type de tuiles et augmentez le prix unitaire sans aucune traçabilité ;
• Pour couronner le tout, vous n'utilisez pas le même ordre des éléments entre l'estimation contractuelle et la situation de travaux.

Avez-vous déjà joué au jeu de la différence entre les quantités indiquées dans le contrat, celles facturées par votre sous-traitant et celles que vous facturez à votre client ? C'est frustrant, n'est-ce pas ?

• Vous êtes perdu. Il est impossible de savoir ce qu'il faut facturer et quand.
• Votre client pinaille sur chaque ligne. Bien sûr, ce n'est pas clair.
• Vous risquez d'oublier des éléments importants et de perdre de l'argent...

Erreur n°2 - Une situation de travaux décalée de la réalité

Dans la famille des situations de travaux hors réel, nous avons :

• La situation de travaux au pourcentage des mois : Un chantier de 10 mois, donc je facture 10 % chaque mois, non ? Surprise, les dépenses d'un projet sont tout sauf linéaires ! Vous allez manquer de trésorerie dès l'installation de chantier.
  
• La situation de travaux est basée sur un planning théorique : on facture en mars les maçonneries parce qu'elles étaient prévues pour mars. Même si le maçon n'a pas encore mis les pieds sur le chantier...
• L'état d'avancement au pifomètre du contremaître qui ne sort pas de son cabanon de chantier (il fait froid dehors) : Un petit coup de dé, et voilà... 28,45 % des armatures ont été installés (mettre des virgules ça fait toujours bien). Sauf que vous avez déjà payé 75 % de ces armatures à votre sous-traitant.

Quoi qu'il en soit, vous obtiendrez un résultat :

• Un maître d'ouvrage mécontent,
• les problèmes de trésorerie, et
• Des divergences importantes dans votre comptabilité.

Erreur n° 3 - Procrastiner l’établissement de la situation de travaux

Le scénario classique de la gestion financière d'un chantier est le suivant : le maître d'ouvrage reçoit trois factures d'acompte en une seule fois après trois mois de travaux. Puis plus rien... Puis deux autres d'affilée... Le maître d'ouvrage court après les factures, l'entrepreneur est confronté à des problèmes de trésorerie et l'architecte doit vérifier les quantités à la hâte. Préparez-vous à accueillir une foule d'acteurs mécontents !

Erreur n°4 - Un document statique de situation de travaux

Le premier jour du site, vous avez établi un joli modèle situation de travaux dans Excel. Vous avez suivi le conseil numéro 1, il est bien basé sur les documents contractuels. Bravo ! Et chaque mois, inlassablement, vous récupérez le même document pour le compléter. Attention, le situation de travaux est un document dynamique : chaque chantier a son lot d'avenants, d'ajustements, de quantités présumées...
Un chef de chantier qui ignore l'aspect dynamique du situation de travaux oubliera de facturer un montant important !

Erreur n°5 - Ne pas prendre en compte les précédentes situations de travaux

Si l'entrepreneur facture les quantités réalisées au cours d'un mois donné sans tenir compte des rapports d'avancement précédents, il risque d'être confronté au mieux à des problèmes d'arrondi, au pire à des problèmes d'addition.
Le situation de travaux n'est pas simplement la quantité réalisée au cours d'un mois. Le situation de travaux reflète la quantité totale installée sur le site, de laquelle vous soustrayez le montant déjà facturé dans les rapports d'avancement précédents.
C'est pourquoi le situation de travaux mensuel comprend toujours trois totaux par tâche : le total réalisé, le total précédemment facturé et le total facturé ce mois-ci.

Erreur n° 6 - Déléguer sans contrôler le document situation de travaux

Même si le site situation de travaux peut sembler être une corvée administrative, il n'en reste pas moins un document crucial dont vous devez garder le contrôle.
Ne tombez pas dans ces pièges :

• Laisser l'architecte ou le maître d'ouvrage décider unilatéralement.
• Accepter les quantités facturées par le sous-traitant sans aucune vérification.
• Déléguer 100% de la préparation du site situation de travaux à du personnel administratif qui ne met jamais les pieds sur place.
  Garder le contrôle sur les quantités facturées, c'est la base d'une bonne gestion de projet.

Erreur n° 7 - Une approche linéaire de la situation de travaux

Dans une vision linéaire de la gestion de projet, l'accent est mis sur le respect du plan initial plutôt que sur la création de valeur pour le client.
Une facture de situation reste un document agile et adaptable. Évitez ces tendances non agiles :

• L'anticipation excessive (vous préparez tout au début du chantier pour recommencer trois mois plus tard).
• Une structure documentaire trop rigide (impossible de caser la moins-value à la suite d’une erreur sur chantier : ce n’est pas prévu dans le fichier verrouillé !)
• Des processus trop rigides : Une procédure précise où cinq semaines d'approbation sont perdues dès qu'une seule partie prenante est absente.
  Un fonctionnement trop cadré et rigide oblige les équipes à élaborer des stratégies de contournement souvent artisanales et risquées.

Pourquoi une bonne gestion de situations de travaux est-elle une plus-value importante pour votre chantier ?

‍Lagestion des rapports d'avancement est un élément clé de la réussite d'un projet de construction. Le site situation de travaux est l'intersection parfaite de vos documents techniques et financiers. Sans un minimum de structure et de cohérence, cette union risque d'être déséquilibrée !

Une gestion efficace offre de nombreux avantages qui se traduisent par des gains de temps, des économies et en satisfaction pour toutes les parties prenantes.

Une vision agile pour votre planification

‍Implémenterune gestion agile des rapports d'avancement permet d'ajuster rapidement le calendrier en fonction des réalités du chantier. Le site situation de travaux est plus qu'un simple document financier : c'est un "instantané" de votre chantier. Vous pouvez immédiatement visualiser l'avancement des travaux et identifier les retards ou les problèmes potentiels.
La visualisation de vos documents de planification et de facturation dans leur ensemble présente des avantages indéniables :

• Une plus grande réactivité: Les ajustements peuvent être effectués en temps réel, ce qui permet de réagir rapidement à des événements inattendus.
• Une meilleure coordination: Une vision claire et partagée du calendrier favorise la coordination entre les équipes et améliore l'efficacité globale.

Réduction du temps administratif consacré à la gestion des rapports d'avancement

‍Lagestion des rapports d'avancement peut prendre du temps si elle n'est pas bien organisée. Les formats imposés, les copier-coller et les entrées multiples (planning, rapports d'avancement, ventes, achats) peuvent compliquer le processus.
Chaque partie prenante vérifie selon ses propres processus. Chacun fait ses calculs séparément : l'architecte, l'entreprise, les sous-traitants et le maître d'ouvrage... Soit quatre calculs pour la même quantité !

Lorsqu'un site situation de travaux est présenté de manière quelque peu désorganisée, tout le monde perd un temps précieux en corrections, saisies de données, vérifications, approbations, etc.
Un site bien préparé situation de travaux signifie :

• Optimiser vos processus: L'utilisation d'outils appropriés et standardisés permet de réduire le temps consacré à la saisie et à la vérification des données.
• Réduire les erreurs: Un système bien établi minimise le risque d'erreurs humaines, ce qui garantit des informations plus fiables et plus cohérentes.
• Augmenter votre efficacité: Moins de temps consacré à l'administration signifie plus de temps pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Par exemple, quitter le bureau du chantier pour vérifier la qualité de la pose des l'armatures...

Trésorerie agile

Une bonne gestion des rapports d'avancement permet une facturation plus précise et plus rapide, tant pour les clients que pour les sous-traitants. En travaillant avec des quantités réelles plutôt qu'avec des quantités estimées, les flux financiers sont améliorés.

• Facturation précise: Les montants facturés sont justifiés par des données précises, ce qui réduit les litiges et accélère les paiements.
• Amélioration de la gestion financière: Une meilleure visibilité des progrès et des coûts permet de mieux gérer les flux de trésorerie et d'anticiper les besoins de financement.
• Des coûts et des dépenses équilibrés: L'entrepreneur dépense ce qu'il facture. Le sous-traitant facture ce qu'il dépense. Le maître d'ouvrage dépense ce qu'il voit construit. La satisfaction des parties prenantes est atteinte. Ce qui tombe à point nommé, puisque c'est le sujet du prochain chapitre !

Satisfaction des parties prenantes

Rien de pire qu'un chantier où tout le monde arrive avec des pieds de plomb. Chaque réunion de chantier est une foire d’empoigne, une symphonie de désaccords. On se bat à coup de recommandés et de refus systématiques de chaque décompte ou état d’avancement.

La satisfaction des parties prenantes peut sembler coûteuse, mais des parties prenantes insatisfaites vous coûteront beaucoup plus cher : financièrement, mais aussi en termes de moral de l'équipe, de crédibilité de votre entreprise, de réseau et d'influence marketing...

Une bonne gestion du site situation de travaux offre des quantités transparentes et rapidement vérifiables, ce qui limite les conflits et les discussions interminables sur le chantier.

• Transparence: La clarté des informations partagées renforce la confiance entre toutes les parties prenantes (clients, sous-traitants, gestionnaires). Pas de temps perdu à discuter et à vérifier.
• Réduction des conflits: Des données précises et partagées réduisent les désaccords sur les progrès et les paiements.
• Augmentation de la satisfaction: Les clients et les sous-traitants se sentent mieux informés et impliqués, ce qui augmente leur satisfaction globale. Et ils continueront à vouloir travailler avec vous ! Un bon investissement à long terme.

Solution : Pour des rapports d'avancement fluides, dynamiques et lean

Teamoty

Editeur de logiciels dédiés au secteur de la construction, Teamoty propose sa solution Teamoty Scheduling, un outil de planification et de suivi des travaux inspiré des principes de la méthodologie Lean Construction.
Teamoty Scheduling propose différentes fonctionnalités de visualisation (planification géo-temporelle, planification hebdomadaire, planification sur trois semaines, planification par métier, plans en couleur) qui facilitent le travail quotidien des équipes dans le suivi et la coordination des plannings.
A la fois outil de planification, de suivi de chantier et de gestion opérationnelle, Teamoty Scheduling permet d'organiser efficacement les tâches et de suivre les indicateurs clés de la performance des projets.

Cooperlink

Cooperlink est une société active dans la gestion de données pour les secteurs de l'immobilier et de la construction. L'équipe de Cooperlink comprend les préoccupations de ses utilisateurs et propose des solutions efficaces pour soutenir et faciliter leur travail.

Cooperlink a développé une solution axée sur les données pour la gestion des documents contractuels et financiers. Cette approche orientée données permet la rédaction efficace de vos documents contractuels, tels que :

• Contrats avec les clients
• Contrats de sous-traitance
• Rapports d'avancement, déclarations de dettes et factures de paiement progressif des clients
• Facturation des sous-traitants

Toujours avec l'idée : encoder les données qu'une fois, le reste (contrats, rapports d'avancement, planning, factures, etc.) n'est plus que du paramétrage !

Module Teamoty-Cooperlink

Teamoty et Cooperlink collaborent étroitement, notamment dans la création d'un module de synchronisation entre le site lean planning de Teamoty et les rapports d'avancement contractuels de Cooperlink.

• Cooperlink relie les tâches de planification aux activités contractuelles (équivalentes aux éléments de travail) ;
• Cooperlink synchronise la planification de Teamoty en temps réel ;
• Le site situation de travaux est automatisé sur la base de la planification réelle exécutée ;
• Une déclaration de dette est générée sur la base du site situation de travaux;
• Grâce à une fonction d'exportation, vous pouvez intégrer la facturation dans votre système ERP ;
• La solution reste souple et flexible : elle vous permet de garder le contrôle sur vos chiffres, qu'il s'agisse de sous-facturation, de surfacturation ou d'autres modifications du site.

Les données des rapports de planification et d'avancement sont utilisées de manière dynamique et efficace ! Il n'est plus nécessaire de saisir plusieurs fois des informations similaires dans différents logiciels.

• Réduction du temps consacré à l'administration pure ;
• Simplicité des processus ;
• Cohérence dynamique entre les documents techniques et financiers ;
• Facilité d'utilisation pour toutes les parties prenantes, quel que soit le logiciel interne qu'elles utilisent.

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