Les courriers électroniques ont révolutionné le secteur de la construction en réduisant considérablement les temps de réponse entre les partenaires d'un projet. Dans un premier temps, cette facilité de collaboration entre les parties prenantes a permis d'améliorer la communication. Les équipes sur place reçoivent désormais des réponses instantanées aux problèmes qu'elles rencontrent, alors qu'auparavant, elles devaient attendre la réunion de chantier hebdomadaire ou la réponse à une lettre postale.

Cependant, au fil du temps, les canaux de communication se sont multipliés et le volume d'informations et de messages échangés est devenu écrasant pour les entrepreneurs, les architectes, les bureaux d'études, les bureaux de contrôle, les coordinateurs sécurité santé et toutes les autres personnes concernées. Ce qui était une révolution s'est transformé en malédiction.

Les notifications de Microsoft Outlook qui s'affichent à tout-va sont aujourd'hui le lot de nombreux professionnels de la construction. Pendant les phases critiques d'un projet, un architecte peut facilement recevoir des dizaines de mails par jour pour un seul projet. Imaginez la situation pour ceux qui coordonnent ou travaillent sur plusieurs projets. Et il en est de même pour tous les autres experts qui travaillent sur un projet de construction.

Dans ce contexte, l'organisation et le tri des informations deviennent essentiels. Mais cela ne suffit pas. Les informations reçues doivent être traitées soit en prenant des mesures directes, soit en déléguant et en assurant le suivi des demandes.

Email la gestion, un défi majeur pour l'industrie de la construction

Lors des deux webinaires organisés par COOPERLINK en décembre 2022 sur le thème de la collaboration et de la gestion email , les participants ont eu l'occasion de partager leurs pratiques.

Les résultats sont clairs :

• 85% des personnes interrogées ne pensent pas gérer efficacement leurs emails professionnels.
• Les deux principaux défis identifiés par les participants sont "un tri efficace sur email " et "le suivi des actions demandées sur email".
• 85% des participants n'ont pas de système commun de classification des emails au sein de leur entreprise.

La gestion des emails est un défi particulièrement difficile à relever dans ce secteur économique. Dans un projet immobilier, il y a de nombreuses parties prenantes avec de multiples représentants. À chaque phase du projet, de nouvelles personnes viennent apporter leur expertise spécifique. Avec eux, la quantité d'informations échangées augmente.

Si certains emails n'ont pas de valeur spécifique et sont simplement organisationnels (comme la programmation d'une réunion), d' autres sont essentiels à conserver et à archiver car ils ont un impact sur d'autres décisions et, par conséquent, sur les coûts qui y sont associés.

Pourquoi Microsoft OUTLOOK ne peut pas suffire pour gérer vos emails

La solution fournie par Microsoft Outlook ou toute autre solution de courrier électronique client n'est pas suffisamment adaptée quand il s'agit de gérer :

• Le volume d'informations
• Le traitement des demandes
• Le suivi des demandes soumises
• L'archivage
• La gestion des pièces jointes
• La multiplicité des destinataires

S'intéresser à la gestion de email au sein de son entreprise, c'est avant tout s'interroger sur la valeur et le rôle de email au sein de l'organisation.

Considérer le courrier électronique comme un actif d'entreprise

Le bureau d'd'architecture ARCHIPELAGO considère les emails comme un asset, soit un actif de l'entreprise. L'email n'est donc pas seulement un moyen de communication entre les collaborateurs et les parties externes, mais il a une valeur réelle.

Par conséquent, les emails ne peuvent pas être considérés comme la propriété exclusive de l'employé, même s'il en est l'auteur ou l'expéditeur. Certains messages ont des implications pour l'ensemble de l'entreprise.

Dès l'avènement du courrier électronique comme moyen de communication privilégié, la direction de ARCHIPELAGO a mis en place une solution pour centraliser et organiser les emails. Afin de contraindre l'implémentation de ce nouveau fonctionnement, les mails étaient même régulièrement supprimés des boîtes des collaborateurs. Cependant, après une dizaine d'année avec cette solution, l'outil et l'approche devaient être modernisés.

C'est pourquoi ARCHIPELAGO s'est tourné vers COOPERLINK. La direction de l'entreprise a également modifié son approche auprès des collaborateurs. L'utilisation de la solution est désormais volontaire et les emails ne sont plus supprimés de Microsoft Outlook. Après avoir expliqué les avantages de la classification des mails aux membres de l'équipe, on peut confirmer que l'équipe est convaincue.

Les chiffres du nombre d'emails classés dans COOPERLINK montre une adoption grandissante par les collaborateurs de la solution :

Voici quelques cas d'usage et bénéfices observés par ARCHIPELAGO :

•  Faciliter la coordination et la communication au sein de l'équipe: Les demandes reçues par courrier électronique peuvent être réparties entre les équipes internes. La plateforme facilite également le suivi des tâches. Les chefs de projet peuvent utiliser le tableau de bord pour s'assurer que leurs projets restent dans les temps. Ils peuvent visualiser les tâches en cours et résolues et accéder facilement aux correspondances et aux documents associés.
• ‍ Gérer le volume d'informations : Les recherches traditionnelles dans les solutions de messagerie électronique donnent des centaines de résultats. Comment trouver rapidement l'e-mail souhaité ? COOPERLINK simplifie le tri grâce à l'enrichissement des emails avec des données.
• ‍ Assurer la continuité de l'information au sein des projets: Les projets de construction s'étendent sur plusieurs années, de l'acquisition à l'achèvement du projet. Ils impliquent également l'intégration de profils d'experts dans les équipes à différentes phases du projet. Avec COOPERLINK, les nouveaux membres de l'équipe peuvent facilement accéder aux informations échangées depuis le début du projet.
• ‍Gestion et prévention des risques : La traçabilité des correspondances est essentielle dans le secteur de la construction. Les courriers électroniques, entre autres, sont utilisés pour échanger de nombreuses informations et décisions auxquelles il peut être nécessaire de se référer après plusieurs années. COOPERLINK facilite cette traçabilité grâce aux métadonnées et à son outil de recherche.
• ‍Transparence de l'information: COOPERLINK facilite l'accès des gestionnaires aux informations relatives aux projets, ce qui favorise la transparence.

Étude de cas : Projet de l'hôpital Joseph BRACOPS à Bruxelles

Un projet immobilier de grande envergure

ARCHIPELAGO a partagé son expérience sur l'un de ses projets, l'hôpital Joseph Bracops, qui a servi de projet pilote pour implémenter les fonctionnalités liées à la correspondance. Le projet a débuté en 2018 et concerne le réaménagement d'un site hospitalier en région bruxelloise (maître d'ouvrage : Hôpitaux Iris Sud) et la construction d'une nouvelle polyclinique et d'un bloc médico-technique. Le projet est d'envergure puisqu'il s'étend sur une surface de 14 900m2 et implique de nombreux partenaires. ARCHIPELAGO est l'un des membres de l'équipe de conception, qui comprend également NU architectuuratelier, BUUR, Ellyps, MATRIciel, MC-carré, et COSEP.

Au total, on compte environ 30 utilisateurs au stade du "dossier de soumission", sans compter les nombreuses parties prenantes qui rejoindront l'équipe du projet au cours des phases ultérieures du projet.

Les premiers chiffres donnent une idée de l'ampleur du projet :

• Plus de 3 000 emails uniques ont été enregistrés entre 2020 et 2022.
• Plus de 100 tâches ont déjà été créées au niveau du projet.
• 2 espaces de travail partagés contiennent un total de plus de 6000 fichiers.

Ces chiffres donnent un aperçu de la complexité de la gestion de l'information dans ce type de projet.

Configuration de COOPERLINK pour le projet Bracops

ARCHIPELAGO a adopté la configuration suivante :

La plateforme de collaboration COOPERLINK

Les partenaires sont invités par ARCHIPELAGO à rejoindre la plateforme collaborative COOPERLINK, qui permet le partage de documents et la collaboration (tâches) dans le cadre d'un projet de construction.

Les principales fonctionnalités sont les suivantes :

• Invitation des partenaires
• Définition des droits (droits de lecture, d'écriture, d'accès)
• Partage de documents
• Indexation automatique des versions des documents
• Gestion des tâches
• Création et suivi de workflows (processus d'automatisation des approbations)

Pendant la phase d'exécution, l'entrepreneur général utilisera également COOPERLINK pour gérer et valider les fiches techniques, ainsi que pour créer facilement la documentation As-built .

L'objectif de l'utilisation de la plateforme collaborative est de réduire de manière significative le nombre d'emails échangés.

Le plugin COOPERLINK pour Microsoft Outlook

Avec le plugin Microsoft Outlook, les employés peuvent continuer à travailler avec leur solution familière email tout en ayant accès à un panneau qui leur permet d'enrichir les emails avec des données. Ces données seront synchronisées avec la plateforme collaborative COOPERLINK et le serveur de l'entreprise.

ARCHIPELAGO a choisi de compléter la solution Microsoft Outlook pour améliorer la coordination interne. Depuis Microsoft Outlook, un membre de l'équipe peut créer un workflow lié à un email. Chaque membre a alors une vision claire des tâches transmises et de celles qui lui sont assignées.

De plus, lorsqu'un email est envoyé à plusieurs collaborateurs ARCHIPELAGO , une fois que le email est enrichi de données par l'un des destinataires, tous en bénéficient. Cela évite les saisies multiples et fait gagner de précieuses secondes qui, cumulées, représentent un temps non négligeable pour l'entreprise.

Le manager, quant à lui, peut avoir une vue synoptique de chaque projet dont il est responsable. Il peut voir directement si une email a été suivie d'une action sans avoir à se renseigner auprès du membre de l'équipe en charge.

La sauvegarde automatique sur le serveur de fichiers de ARCHIPELAGO

Toutes les informations téléchargées sur la plate-forme collaborative sont automatiquement archivées sur le serveur de fichiers de ARCHIPELAGO. Cela permet à l'entreprise de disposer d'une sauvegarde et de garder le contrôle sur les informations échangées.

Nos 5 conseils pour mettre en place COOPERLINK facilement avec vos équipes et minimiser la résistance au changement

Expliquer la valeur ajoutée de l'outil aux collaborateurs

L'adoption d'un nouvel outil nécessite des efforts. La résistance au changement peut varier d'un individu à l'autre, mais la compréhension des avantages d'une nouvelle solution aide à motiver les utilisateurs, surtout s'ils peuvent imaginer les avantages qu'ils en retireront personnellement. Le gain de temps et la perspective de ne pas avoir à refaire plusieurs fois les tâches sont des arguments qui résonnent auprès de tous les futurs utilisateurs.

Accompagner les utilisateurs dans l'adoption de l'outil.

Tous les utilisateurs n'ont pas le même niveau de maîtrise des solutions informatiques. Pour chacun, un parcours d'apprentissage est souhaitable. L'équipe COOPERLINK peut vous aider à communiquer avec vos équipes et à former vos employés.

L'équipe d'assistance à la clientèle de COOPERLINK est très réactive aux demandes des utilisateurs et s'efforce d'assurer une expérience sans faille. Nous sommes très fiers de la performance de nos services d'assistance :

Sélectionner avec soin les projets pilotes et étendre ensuite l'utilisation

Nous recommandons de commencer par mettre en œuvre la solution dans le cadre de projets pilotes soigneusement sélectionnés, car cela peut motiver les équipes à adopter des outils innovants avant d'étendre la solution à l'ensemble de l'organisation.

Combinez le plugin avec la plateforme de collaboration COOPERLINK pour une adoption plus facile

La solution COOPERLINK est alors à son plein potentiel et les usagers en retirent un maximum de bénéfices.

Impliquer le management dans le processus de changement

Si le management montre l'exemple, les équipes suivront.

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