De quoi parle-t-on exactement lorsque l'on évoque le dossier des Ouvrages Exécutés ?

Si vous êtes un professionnel de la construction, vous l'avez vu maintes et maintes fois sous diverses formes : le fameux Dossier des Ouvrages Exécutés, également connue sous le nom de DOE ou de dossier As-Built . Prenons quelques lignes pour définir ce qu'est Dossier des Ouvrages Exécutés.

Le dossier Des Ouvrages Exécutés (dossier As-Built) est un ensemble complet de documents approuvés qui reflètent l'état final d'un projet de construction.

Il comprend :

• Les plans d'exécution cohérents avec les travaux réalisés ;
• Les fiches techniques ;
• Les notices de fonctionnement ;
• Les prescriptions de maintenance ;
• Les certificats de conformité ;
• Les avis techniques et ATEX (évaluation technique d'expérimentation) ;
• Les résultats de tests (mesures) ;
• Les manuels et notices pour la maintenance et l'entretien ;
• Les paramètres de réglage ;
• Les photos des zones sensibles.

Malheureusement, la documentation As-Built est souvent la partie la moins appréciée du chantier. Le maître d'ouvrage doit parfois courir après l'entrepreneur général ou les différents sous-traitants pour l'obtenir. Une fois en sa possession, elle est régulièrement sous-utilisée. De plus, elle est souvent incomplète ou encombrante, avec des informations importantes noyées dans des fiches techniques scannées et annotées manuellement.

Qui n'a jamais eu à supporter la lecture d'une documentation As-built de 200 pages avec des fiches techniques au format JPEG, une page d'en-tête scannée de travers et aucune capacité de recherche décente ? Car la triste réalité est que la documentation As-built est souvent linéaire et rigide. Cette approche a ses limites, contrairement à l'utilisation des données.

Pourtant, au-delà de son aspect légal ⁽¹⁾ et obligatoire, la Documentation As-Built est un livrable essentiel du chantier, représentant un " instantané " de la situation finale. C'est la documentation As-Built qui marque le début de la vie du bâtiment après sa construction.

Les attentes différentes des parties prenantes autour d'un DOE

Trois acteurs principaux gravitent autour de la documentation As-Built : les sponsors, les créateurs et les utilisateurs finaux. Bien qu'il puisse arriver qu'une même personne occupe plusieurs de ces rôles, surtout dans les petits projets, c'est plutôt rare. Et c'est là que le bât blesse ! Chacun de ces acteurs a des attentes et des besoins spécifiques concernant la documentation As-Built .

Les commanditaires

Cette catégorie comprend les maîtres d'ouvrage, les maîtres d'œuvre, les autorités subsidiaires, les clients et/ou les gestionnaires de projet. Leur principal objectif est de s'assurer que la documentation As-Built est :

• existant (qui est déjà quelque chose) ;
• complète (encore mieux) ;
• conformes aux exigences légales. Tout cela en consacrant le moins de temps possible à la vérification et à la correction. Et surtout, une fois que l'acceptation provisoire / l'OPR est promulguée, ils passent à un autre projet et ne veulent plus entendre parler de ce fichu dossier.

Les créateurs

Ce groupe comprend les entreprises de construction, les sous-traitants, les fournisseurs et notre coordinateur de la sécurité et de la santé (CSS pour la Belgique / CSPS pour la France) pour le dossier des travaux ultérieurs. Ils considèrent l'établissement de la documentation As-Built (DIU / DIUO) comme une tâche administrative supplémentaire (et ils en ont déjà suffisamment !). Leur motivation à la produire de manière exhaustive peut donc être limitée. Ce qui compte pour eux, c'est de disposer d'une documentation technique :

• s'est rapidement développée ;
• à moindre coût ;
• qui satisfasse le client (qui n'est pas nécessairement l'utilisateur final, rappelons-le !).

Les utilisateurs finaux

Les utilisateurs finaux de la documentation As-Built sont les personnes qui interagiront avec le bâtiment une fois le projet achevé. Il peut s'agir des propriétaires, des occupants, des équipes de maintenance et des équipes commerciales dans le cadre d'un bail ou d'une vente... Leur principale attente est que la documentation As-Built :

• soit utilisable de manière autonome ;
• soit facilement accessible ;
• soit clair et organisé ;
• fournisse des données essentielles au bon moment.

Exemple de terrain : une personne ne va pas chercher l'information lorsqu'elle doit gérer une intervention technique. Si elle ne trouve pas l'information immédiatement, elle va contacter le maître d'ouvrage sans forcément obtenir de réponse, puis improviser avec des résultats potentiellement aléatoires.

Et les trois ensemble, qu'est-ce que cela donne ?

Il peut être difficile de concilier ces attentes divergentes car les trois parties prenantes n'ont pas les mêmes compétences ni les mêmes priorités. Cela souligne l'importance d'une communication efficace, d'une workflow sans heurts et d'une gestion proactive du Dossier des Ouvrages Exécutés tout au long du projet.

La vie d'un DOE après la réception provisoire

En réalité, le Dossier des Ouvrages Exécutés est souvent relégué à deux destins peu enviables : il peut prendre la poussière dans une cave d'archives s'il est en format physique, ou se perdre dans les méandres des serveurs en format PDF.

Il s'agit là d'une véritable occasion manquée. Le Dossier des Ouvrages Exécutés, bien qu'obligatoire d'un point de vue légal devrait être bien plus qu'une simple formalité administrative. Elle représente une mine d'informations précieuses pour la gestion future du bâtiment.

Le Dossier des Ouvrages Exécutés, un outil pour la maintenance, la grande oubliée

Un Dossier des Ouvrages Exécutés offre un aperçu complet de l'ensemble du bâtiment, de chaque composant, installation et système. Il devrait être la base du responsable de la maintenance pour élaborer son plan de maintenance préventive, contribuant ainsi à prolonger la durée de vie des équipements et à réduire les risques de pannes imprévues.

L'absence de documentation claire sur les paramètres de chauffage ou de ventilation conduit à des improvisations artisanales en termes de régulation. Cela affecte l'efficacité énergétique du bâtiment, le confort de ses occupants et entraîne des coûts supplémentaires (réparations, allers-retours suite à des plaintes, surconsommation).

Dans le cadre de la maintenance corrective, la documentation As-Built est un sauveur, quel que soit le niveau d'urgence.

Exemple de terrain : LA fuite d'eau. Un Dossier des Ouvrages Exécutés bien organisé et facilement accessible permet aux équipes techniques de localiser l'équipement concerné, d'accéder aux plans pertinents et de prendre des décisions éclairées pour résoudre rapidement le problème.

Une base pour le Dossier d'Intervention Ultérieure (D.I.U.)

Lors d'une rénovation, d'un réaménagement ou d'une démolition, le Dossier des Ouvrages Exécutés constitue une source d'information précieuse pour les entrepreneurs et les architectes. Il leur permet de comprendre la structure et les caractéristiques du bâtiment existant, facilitant ainsi la planification et l'exécution des travaux.

Un outil de communication

La documentation As-Built peut également servir de base de communication avec les opérateurs, les occupants et les utilisateurs du bâtiment. Ils ont besoin d'informations sur les équipements, les procédures de maintenance et les consignes de sécurité. Mais elle peut aussi aborder les questions de santé (même sur des sujets sensibles comme l'amiante !). Il implique les occupants dans la qualité et la fiabilité du bâtiment.

Un argument de vente

Outre ses avantages opérationnels, un Dossier des Ouvrages Exécutés bien construit peut également faciliter la vente future du bâtiment. En fournissant aux acheteurs potentiels des informations complètes et fiables, il peut contribuer à renforcer la confiance et faciliter la transaction immobilière.

Tout le monde en veut !

Oui, tout le monde veut votre Dossier des Ouvrages Exécutés, même le pompier (et pourquoi pas le facteur 😉 ).

Le Dossier des Ouvrages Exécutés n'est pas une simple formalité administrative, mais un outil essentiel pour la phase d'exploitation et d'entretien du bâtiment. Un bon Dossier des Ouvrages Exécutés, c'est :

• Faciliter le travail des équipes ;
• Améliorer le confort des occupants ;
• Assurer la pérennité des installations.

Comment obtenir une documentation de qualité sur As-built ?

Quel que soit votre rôle dans le processus de construction, nous vous encourageons à (re)donner de l'importance et du sens au Dossier des Ouvrages Exécutés. Repensez sa conception. Voici quelques stratégies concrètes pour vous assurer d'obtenir un D.O.E. innovant, de qualité et répondant aux besoins de la phase d'exécution/maintenance.

Repenser la constitution du Dossier des Ouvrages Exécutés

Voyez la documentation As-Built comme une ressource pour les utilisateurs finaux. Cette approche vous permet de concevoir son contenu et sa structure en fonction des besoins réels. La mémoire collective n'existe pas. L'opérateur n'est pas le constructeur. Le résident n'est pas l'opérateur.

Impliquer les parties prenantes dès le début

Les mots "impliquer" ou "consulter" peuvent faire peur si l'on imagine de longs processus de consultation ou des réunions chaotiques où tout le monde donne son avis. Il est tout à fait possible d'impliquer les parties prenantes tout en restant efficace.

Les commanditaires, les créateurs et les utilisateurs finaux ont tous des attentes et des compétences différentes. Impliquer tout le monde dès le début du projet, c'est simplement se mettre d'accord sur ce que l'on attend à la fin.

Et cela peut se faire dans un cadre et avec des responsabilités :

• Pour les commanditaires
  • Allouer un budget pour la création du Dossier des Ouvrages Exécutés avec une ligne distincte dans le métré (pas de poste "pour mémoire" !);
  • Inclure les exigences détaillées dans le Cahier Spécial des Charges - dans les clauses techniques et non pas perdues au milieu des clauses administratives ;
  • Rendre le Dossier des Ouvrages Exécutés obligatoire dès la réception provisoire. Cela peut même être une raison de refuser l'acceptation provisoire si la documentation ne répond pas aux attentes.
• Pour les créateurs
  • Adopter une approche axée sur l'utilité future du dossier ;
  • Concevoir le contenu et la structure du dossier en fonction des besoins exprimés par les utilisateurs finaux ;
  • Créer la documentation As-Built petit à petit (cela rend la tâche moins lourde...) ;
  • Rendre le Dossier des Ouvrages Exécutés et l'écolage comme un tout indissociable.
• Pour les utilisateurs finaux
  • Énoncez leurs besoins dès le début (il est facile de se plaindre si rien n'a été fait au départ) ;
  • Fournir des conseils sur la forme et le contenu du dossier ;
  • Former les équipes ;
  • Distribuer l'information de manière ciblée (personne n'a envie de lire un document entier : décortiquer pour que chacun se sente concerné).

Rédiger le Dossier des Ouvrages Exécutés dès le premier jour du chantier

Un entrepreneur général affirme qu'il faut en moyenne 2 à 3 mois pour collecter les données pour la documentation As-Built . Par conséquent, commencer ce travail à la réception provisoire est un plan horrible : un nouveau chantier a déjà commencé, et vous êtes toujours coincé avec ce fichu dossier ! Prendre en charge cette documentation As-built dès les premières minutes de la phase d'exécution, c'est adopter une répartition saine et régulière de la charge de travail.

Garantir l'uniformité pour une meilleure cohérence et une lecture plus simple

Dans de nombreux cas, les documentations As-built souffrent d'un manque d'uniformité. Des mises en page ou des structures de données différentes d'un document à l'autre entraînent des difficultés pour trouver des informations importantes pendant la construction et encore plus après.

De plus, la nomenclature utilisée pour chaque projet est souvent différente et aléatoire, ce qui rend la recherche d'informations spécifiques encore plus difficile. Par exemple, sans codification cohérente, il est impossible de trouver rapidement la fiche technique d'un robinet. On se retrouve à fouiller dans plusieurs PDF intitulés "Sanitaire 1", "Sanitaire 2", etc.

Cinq conseils pour une documentation As-built avec un formatage cohérent :

• Avoir des en-têtes identiques pour les fiches techniques ;
• Adopter une nomenclature uniforme (un lexique est indispensable) ;
• Créer une numérotation des documents logique et fiable ;
• Éliminer les doublons en adoptant une numérotation automatisée ;
• Utiliser une codification simple, efficace et logique.

En adoptant une approche systématique et uniforme dans la création et l'organisation des documentations As-built , vous assurez une meilleure cohérence et une lecture plus facile pour tous les utilisateurs.

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Comment Cooperlink simplifie-t-il la création de votre As built ?

Cooperlink est une société active dans la gestion des données de chantier. Les équipes de Cooperlink connaissent les préoccupations de leurs utilisateurs et leur proposent des solutions efficaces pour soutenir et faciliter l'exercice de leur métier.

Cooperlink a développé une solution de gestion documentaire basée sur les données. Cette approche basée sur les données permet la formation efficace d'une documentation As-built qui répond aux besoins des différentes parties prenantes.

• Construisez progressivement la documentation As-built dès le premier jour de la phase d'exécution, sans effort ;
• Mettre en œuvre une validation rapide par toutes les parties prenantes en parallèle (fini la fiche technique bloquée sur le bureau de l'ingénieur en charge de la stabilité) ;
• Archiver durablement les données du chantier et éviter le ré-encodage ;
• Un système d'exploitation de données dynamiques (encodées une seule fois !) pour choisir, à la fermeture du site, ce qu'il faut extraire pour générer des documentations As-built ciblées (par immeuble, zone, appartement, commerce, etc.) ;
• La possibilité de renommer les fichiers de l'ensemble des documents en une seule fois pour s'adapter aux nomenclatures existantes chez le client ;
• Le tout sans changer les habitudes de chacun ni compliquer les processus.
• A la fin du chantier, comme toutes les données sont déjà sur la plateforme, la création du DOE est automatisée : vous définissez la structure selon vos critères, et la solution Cooperlink compile les données selon votre structure.

De plus, nos équipes développent actuellement un système de base de données des actifs construits (" équipements ") entre l'écosystème BIM et le chantier avec la possibilité d'ajouter des données. Par exemple, il sera possible de relier une porte modélisée en BIM non seulement à ses fiches techniques, mais aussi au plan de fermeture ou à toute autre donnée pertinente. Il sera également possible de spécifier, par exemple, les codes des serrures et des clés, les références des systèmes d'accès, la date d'installation et le rapport de contrôle.

Toujours dans le même esprit : n'encoder les données qu'une fois, le reste (bordereaux, en-têtes, tables des matières) n'est que du paramétrage !

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⁽¹⁾ En Belgique, le Dossier d'Intervention Ultérieure (D.I.U.) est obligatoire - Arrêté royal du 25/01/01 et du 19/01/05, articles 34, 35 et 3 - En France, le D.I.U. n'est obligatoire que dans le cadre des marchés publics (article 40 du CCAG).