Pourquoi définir une convention pour nommer les fichiers ?

Lorsqu'une équipe de conception collabore à un projet, chaque bureau d'études produit des documents : plans d'architecture, plans de stabilité, notes de principe, notes de dimensionnement, rapports de réunion...

Les informations générées deviennent rapidement significatives, alors que le projet n'est encore qu'une idée. Chaque partenaire du projet utilise son propre système de dénomination pour classer ses documents. Pour les plus diligents, la convention est établie au niveau du bureau. Mais ce n'est pas toujours le cas. Certaines équipes réinventent la roue à chaque projet. Au sein d'un même bureau d'études, les serveurs sont souvent remplis de documents désignant la même chose sur des projets différents avec des noms aléatoires. Et les choses se compliquent lorsqu'il s'agit de partager les fichiers produits sur un CDE (Common Data Environment). Sur un même projet et sans convention commune, les documents sont nommés selon des systèmes qui répondent à des logiques ponctuelles et personnelles. Si l'on ajoute la spécificité belge, à savoir l'utilisation de plusieurs langues nationales parmi les acteurs d'un même projet, trouver un fichier sur un serveur mis à disposition d'un projet relève d'un véritable jeu de piste.
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La nécessité de trouver un cadre commun pour nommer les fichiers de projet

Quels sont les avantages de l'adoption d'un système uniforme de dénomination des fichiers ?

Les bénéfices d'une convention commune de dénomination des fichiers sont nombreux :

• Simplification de la communication entre les partenaires
• Traçabilité et contrôle des documents
• Liaison des données au modèle BIM
• Correspondance des révisions
• Recherche multicritères
• Réutilisation des données tout au long du cycle de vie du document

L'adoption d'un nommage commun et robuste augmente considérablement la qualité de la gestion (gestion documentaire) de votre projet. Reste à se mettre d'accord. Et c'est tant mieux car en Belgique, des experts du secteur de la construction ont travaillé sur le sujet et sont parvenus à un résultat.

Le développement d'une convention belge : OpenDMS

Convaincus des bénéfices qu'une convention peut apporter à la gestion d'un projet, l'ADEB-VBA (l'association des entrepreneurs belges de grands travaux) et Buildwise ont initié la création d'un système uniforme de dénomination des documents produits dans le cadre des projets de construction. Cette convention a été développée en collaboration avec Embuild (Confédération de la construction) et Buildet a été approuvée par le Digital Construction Cluster de Buildwise en 2023. La convention OpenDMS est intégrée dans le processus de gestion de l'information ISO 19650. Il est à noter qu'au moment de la rédaction de cet article, cette convention n'est pas encore une annexe nationale. Il s'agit donc d'une proposition de bonne pratique mais pas d'une imposition.

A la date d'approbation, Cooperlink était déjà compatible avec Open DMS. Vous pouvez trouver sur notre site web la présentation webinaire de la convention de nommage OpenDMS du 27/06/2023 ainsi que son implémentation dans Cooperlink.

Principes de la convention de dénomination OpenDMS

A quoi ressemble un nom de fichier selon la convention OpenDMS ?

A première vue, le nom d'un fichier peut sembler énigmatique, mais avec un peu de pratique, vous le déchiffrerez facilement. Le nom d'un fichier selon la convention OpenDMS est le suivant :

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Chaque segment (caractères entre tirets) du nom de fichier reprend des métadonnées du document. Le nombre de caractères des segments est également défini par la convention.

L'objectif de cette convention est que chaque version d'un document n'ait qu'un seul et unique nom.

Déchiffrer une dénomination OpenDMS

Par ordre d'apparition, voici à quoi correspondent les différents segments de métadonnées :

Un outil pour nommer facilement vos fichiers selon la convention OpenDMS

Avec 10 chaînes de caractères et 91 éléments de métadonnées possibles pour un seul segment, il n'est pas facile de s'y retrouver. C'est pourquoi Buildwise fournit un fichier Excel pour vous permettre de générer le nom de vos fichiers selon la norme OpenDMS : vous pouvez le télécharger ici.

Comment Cooperlink implémente la convention OpenDMS dans son Hub Construction ?

Au début de chaque projet, notre équipe paramètre votre espace de travail en fonction des demandes. Se pose la question de quelle convention adopter pour les fichiers, car l'un de nos atouts majeurs est la gestion des métadonnées.

Par exemple, l'une des fonctionnalités préférées des utilisateurs de Cooperlink est la création automatique de pages d'en-tête pour les fiches techniques. En effet, Cooperlink est capable de faire le lien entre les métadonnées d'un document et les différents champs d'une page d'en-tête qu'il génère. Cela implique qu'à chaque nouvelle version de votre document, la page d'en-tête est mise à jour sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. Cooperlink récupère les métadonnées du nom du fichier, ainsi que d'autres telles que la date, les commentaires émis, le nom du fichier... dans sa page de garde standardisée. Autant de temps gagné pour les gestionnaires de sites !

L'utilisation de la convention OpenDMS n'est pas une obligation d'utiliser Cooperlink. Vous pouvez choisir d'utiliser toute autre convention spécifique à votre organisation ou répondant à une autre norme. Chaque fois qu'un utilisateur dépose un document dans votre espace de travail, il doit remplir quelques champs pour alimenter les métadonnées.

Lors de l'exportation de tous les documents de projet déposés sur Cooperlink vers votre serveur, si vous souhaitez convertir un segment de données pour qu'il corresponde à votre système interne, c'est possible. Cooperlink a déjà rencontré plusieurs demandes "personnalisées" de ce type. Si c'est également votre cas, n'hésitez pas à nous contacter.

BIM et OpenDMS

Nous ne vous apprenons rien en affirmant que le BIM est l'avenir de la construction. A ce jour, trop peu de bureaux conçoivent des projets en BIM en Belgique, mais en observant nos voisins français ou allemands, il ne fait aucun doute que le monde de la construction belge devra s'y former.

La conception et la manipulation des objets BIM sont complexes. Cooperlink collabore à un projet de recherche avec l'Université de Liège (ULiege ) et Buildwise pour rendre le BIM accessible. Dans le cadre de ce projet de recherche, les partenaires développent une solution permettant aux modélisateurs non BIM, tels que les chefs de chantier ou les sous-traitants, d'enrichir facilement le modèle BIM d'un projet. L'objectif est de relier tout objet du projet (asset) à tous les documents qui y font référence. Et en quelques clics dans le modèle BIM, un utilisateur peut retrouver ces documents.

Les métadonnées sont un enjeu crucial pour assurer la traçabilité des documents et établir des liens entre les documents de conception, les documents techniques et la réalité du terrain.

Conclusion

En conclusion, l'adoption d'une convention de dénomination de fichiers telle qu'OpenDMS représente une avancée significative pour la clarté et l'efficacité de la gestion documentaire dans le secteur de la construction. L'harmonisation de la dénomination des fichiers facilite la communication, la collaboration et la recherche d'informations, tout en respectant les exigences de la norme ISO 19650.

La convention OpenDMS, sans être obligatoire, propose une discipline de travail qui promet de standardiser le référencement des documents, réduisant ainsi les risques d'erreurs et de confusion. Il s'agit d'une réponse concrète aux défis de la gestion de l'information dans les projets multilingues et multidisciplinaires typiques de la Belgique. Cette proposition de bonne pratique pourrait bien s'élever au rang de norme de fait, compte tenu de ses bénéfices immédiats et tangibles.

Références

Cet article a été rédigé en utilisant ISO19650 BIM wiki publié par Buildwise.