Pourquoi définir une convention de nommage des fichiers ?

Lorsqu'une équipe de conception collabore sur un projet, chaque bureau d'études produit des documents : plans architecturaux, plans de stabilité, notes de principe, notes de dimensionnement, comptes rendus de réunion, etc.

L'information générée devient rapidement importante, alors que le projet n'est encore qu'une idée. Chaque partenaire de projet utilise son propre système de nommage pour classer ses documents. Pour les plus assidus, la convention est fixée au niveau du bureau. Mais ce n'est pas toujours le cas. Certaines équipes réinventent la roue à chaque projet. Au sein d'un même bureau d'études, les serveurs sont souvent remplis de documents désignant la même chose sur différents projets avec des noms aléatoires. Et les choses se compliquent lorsqu'il s'agit de partager les fichiers produits sur un Common Data Environment. Sur un même projet et sans convention commune, les documents sont nommés selon des systèmes qui répondent à des logiques occasionnelles et personnelles. Si l'on ajoute la spécificité belge, à savoir l'utilisation de plusieurs langues nationales parmi les intervenants d'un même projet, trouver un fichier sur un serveur mis à disposition pour un projet est une véritable chasse au trésor.
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La nécessité de trouver un cadre commun pour nommer les fichiers de projet

Quels sont les avantages de l'adoption d'une nomenclature de fichiers uniforme ?

Les bénéfices d'une convention commune de dénomination des fichiers sont nombreux :

• Simplification de la communication entre les partenaires
• Traçabilité et contrôle des documents
• Liaison des données au modèle BIM
• Correspondance des révisions
• Recherche multicritères
• Réutilisation des données tout au long du cycle de vie du document

L'adoption d'un nommage commun et robuste augmente considérablement la gestion de la qualité (gestion documentaire) de votre projet. Il reste à se mettre d'accord sur ce point. Et c'est une bonne chose car en Belgique, des experts du secteur de la construction ont travaillé sur le sujet et sont parvenus à un résultat.

Le développement d'une convention belge : OpenDMS

Convaincus par les avantages qu'une convention peut apporter à la gestion d'un projet, l'ADEB-VBA (l'association des grands entrepreneurs belges de travaux) et Buildwise ont initié la création d'un système uniforme de nommage des documents produits pour les projets de construction. Cette convention a été développée en collaboration avec Embuild (Confédération Construction) et Buildet a été approuvée par le Digital Construction Cluster de Buildwise en 2023. La convention OpenDMS est intégrée au processus de gestion de l'information ISO 19650. Il est à noter qu'à la date de rédaction de cet article, cette convention n'est pas encore une annexe nationale. Il s'agit donc d'une proposition de bonne pratique mais pas d'une imposition.

À la date d'approbation, Cooperlink était déjà compatible avec Open DMS. Vous pouvez trouver sur notre site web la présentation du webinaire sur la convention de nommage OpenDMS du 27/06/2023 ainsi que sa mise en œuvre dans Cooperlink.

Principes de la convention de dénomination OpenDMS

À quoi ressemble un nom de fichier selon la convention OpenDMS ?

Au premier abord, le nom d'un fichier peut sembler énigmatique, mais avec un peu de pratique, vous le déchiffrerez aisément. Le nom d'un fichier selon la convention OpenDMS est le suivant :

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Chaque segment (caractères entre tirets) du nom de fichier reprend des métadonnées du document. Le nombre de caractères des segments est également défini par la convention.

L'objectif de cette convention est que chaque version d'un document n'ait qu'un seul et unique nom.

Déchiffrer une dénomination OpenDMS

Dans l'ordre d'apparition, voici à quoi correspondent les différents segments de métadonnées :

Un outil pour nommer facilement vos fichiers selon la convention OpenDMS

Avec des chaînes de 10 caractères et 91 éléments de métadonnées possibles pour un seul segment, il n'est pas facile de s'y retrouver. C'est pourquoi Buildwise met à disposition un fichier Excel pour vous permettre de générer le nom de vos fichiers selon le standard OpenDMS : vous pouvez le télécharger ici.

Comment Cooperlink implémente la convention OpenDMS dans son Hub Construction ?

Au début de chaque projet, notre équipe paramètre votre espace de travail en fonction des demandes. Se pose la question de quelle convention adopter pour les fichiers, car l'un de nos atouts majeurs est la gestion des métadonnées.

Par exemple, l'une des fonctionnalités préférées des utilisateurs de Cooperlink est la création automatique de pages de garde pour les fiches techniques. En effet, Cooperlink est capable de lier les métadonnées d'un document et les différents champs d'une page de garde qu'il génère. Cela implique qu'à chaque nouvelle version de votre document, la page de garde est mise à jour sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. Cooperlink récupère les métadonnées à partir du nom de fichier, ainsi que d'autres telles que la date, les commentaires émis, le nom du fichier… dans sa page de garde standardisée. Un gain de temps considérable pour les conducteurs de travaux !

L'utilisation de la convention OpenDMS n'est pas une imposition pour utiliser Cooperlink. Vous pouvez choisir d'utiliser toute autre convention spécifique à votre organisation ou répondant à une autre norme. Chaque fois qu'un utilisateur dépose un document dans votre espace de travail, il doit compléter quelques champs pour alimenter les métadonnées.

Lors de l'export de tous les documents de projet déposés sur Cooperlink vers votre serveur, si vous souhaitez convertir un segment de données afin qu'il corresponde à votre système interne, c'est possible. Cooperlink a déjà rencontré plusieurs demandes "custom" de ce type. Si c'est également votre cas, veuillez nous contacter.

BIM et OpenDMS

Nous ne vous apprenons rien en affirmant que le BIM est l'avenir de la construction. A ce jour, trop peu de bureaux conçoivent des projets en BIM en Belgique, mais en observant nos voisins français ou allemands, il ne fait aucun doute que le monde de la construction belge devra s'y former.

La conception et la manipulation d'objets BIM sont complexes. Cooperlink collabore sur un projet de recherche avec l'Université de Liège (ULiège) et Buildwise pour rendre le BIM accessible. Grâce à ce projet de recherche, les partenaires développent une solution pour que les non-modélisateurs BIM, tels que les conducteurs de travaux ou les sous-traitants, puissent facilement enrichir le modèle BIM d'un projet. L'objectif est de lier n'importe quel objet de projet (asset) à tous les documents qui y font référence. Et en quelques clics dans le modèle BIM, un utilisateur peut retrouver ces documents.

Les métadonnées sont un enjeu crucial pour assurer la traçabilité des documents et établir des liens entre les documents de conception, les documents techniques et la réalité du terrain.

Conclusion

En conclusion, l'adoption d'une convention de nommage de fichiers telle qu'OpenDMS représente une avancée significative pour la clarté et l'efficacité de la gestion documentaire dans le secteur de la construction. L'harmonisation du nommage des fichiers facilite la communication, la collaboration et la récupération d'informations, tout en respectant les exigences de la norme ISO 19650.

La convention OpenDMS, bien que non obligatoire, suggère une discipline de travail qui promet de standardiser la façon dont les documents sont référencés, réduisant ainsi les risques d'erreurs et de confusion. Il s'agit d'une réponse concrète aux défis de la gestion de l'information dans les projets multilingues et multidisciplinaires typiques de la Belgique. Cette proposition de bonne pratique pourrait bien accéder au statut de norme de facto, compte tenu de ses avantages immédiats et tangibles.

Références

Cet article a été écrit à partir du wiki ISO19650 BIM publié par Buildwise.