Il y a bien longtemps, en 1971, le premier système de courrier électronique a été développé en pensant que le courrier électronique allait révolutionner le monde et précisément le monde des affaires.

Si le courrier électronique a été une révolution, il a bien sûr simplifié de nombreuses procédures et fait gagner du temps et de l'argent à des millions de travailleurs.

Et aujourd'hui ?

Savez-vous, par exemple, que chaque jour, 269 milliards d'emails ont été échangés en 2017, soit plus de 3 millions par seconde (et ce chiffre ne cesse d'augmenter) et que plus de 50 % de la population mondiale l'utilise ?

Évidemment, à première vue, ces chiffres peuvent faire rêver.

Toutefois, à l'ère de l'informatique cloud, alors que chaque travailleur reçoit en moyenne 120 emails par jour, que les plateformes et les applications se développent de manière exponentielle, quelle place occupe le courrier électronique au sein des organisations et quel est son avenir ?

Les choix de chaque entreprise sont différents et les outils utilisés par chacune d'entre elles ne sont pas compatibles entre eux. Conséquence : les travailleurs sont confrontés à l'utilisation de multiples plateformes, parfois différentes pour chaque partenaire, avec tous les inconvénients que cela implique (formation, duplication des données, frustration, ...).

Face à cette situation, il est très fréquent de rencontrer des entreprises qui gèrent la majorité de leurs projets et de leurs échanges par email. Par facilité, chaque membre du projet reçoit une copie de l'email envoyé avec le risque qu'il copie, modifie ou même enregistre une version périmée d'un document spécifique.

Avez-vous déjà rencontré cette situation ? Comment l'avez-vous combattue ?

Certains se plaignent de l'arrivée de plateformes comme Slack et autres, et après 24 heures les chances que votre email soit lu tombent à 1%, ce moyen de communication reste en tête des sondages avec une préférence de 86% des utilisateurs professionnels . Non, les outils de chat ne sont pas en train de tuer l'email. Peut-être sont-ils simplement complémentaires et plus adaptés à un certain type de communication.

Utilisez-vous le courrier électronique pour les communications urgentes ? L'e-mail convient-il à tout type de communication ? Pensez-vous que l'e-mail convient à toutes les situations ?

Bill Clinton affirme n'avoir envoyé que deux emails en tant que président. Alors, bien que cette méthode de communication soit rapide, simple et parfois efficace, la rédaction d'un email est-elle vraiment prise à la légère ?

De plus en plus d'entreprises utilisent une politique de courrier électronique au sein de leur organisation. Cette politique d'utilisation peut effectivement contribuer à favoriser un environnement productif et à protéger les organisations de certains aspects juridiques. Ainsi, nous verrons des points tels que : la propriété de l'email, la sensibilisation à la sécurité et les cyberattaques, les règles de signature, l'utilisation et la consultation des emails en dehors des heures de travail, ...

Cependant, dans toute gestion de projet, de nombreux moyens de communication sont utilisés : email, chat, plateformes collaboratives, téléphone, applications mobiles, vidéoconférences, ...

Dès lors, sachant qu'il faut en moyenne 20 minutes pour se reconcentrer sur une tâche après avoir été interrompu, ne faudrait-il pas définir une politique d'utilisation de toutes ces méthodes pour mieux encadrer leur utilisation, éviter aux employés d'être constamment perturbés dans leurs tâches et permettre aux entreprises d'être plus efficaces ?

Peut-être, est-ce le seul spammeur de notre travail ?