Si nous vous avions dit que nous étions au chômage depuis quelques mois, nous auriez-vous crus ? Évidemment que non, vous connaissez notre fâcheuse tendance à sortir de nouvelles versions pleines de nouvelles fonctionnalités. On ne change évidemment pas une équipe qui gagne !

Nous parlons ici de notifications, de reporting et de diverses améliorations en termes d'utilisabilité.

Prenez contact avec votre gestionnaire de compte ou de succès client pour plus d'informations. Remarque : la disponibilité de ces fonctionnalités dépend de votre abonnement. Certaines fonctionnalités peuvent faire l'objet d'un déploiement différé. Dans l'application Cooperlink, veuillez cliquer sur "Aide > À propos" pour obtenir plus d'informations sur la version que vous utilisez actuellement.

Documents

Champ de titre sur les fichiers et les dossiers

Vous pouvez désormais définir un titre pour vos fichiers et dossiers, au lieu de simplement le nom du fichier. Cooperlink vous permet également d'extraire le titre du nom de fichier.

Remarque : pour les projets existants utilisant une métadonnée comme titre, veuillez contacter votre Success Manager.

Copier de fichier

Vous pouvez désormais copier un fichier d'un dossier source vers un dossier de destination, y compris les métadonnées. Cette fonctionnalité permet également de copier des fichiers entre deux bibliothèques de documents différentes (par exemple, Sharepoint vers Autodesk ACC).

Numéro de révision par défaut pour les documents détectés à partir de la GED

Lorsqu'un nouveau document est détecté sur la GED (ex. Sharepoint), Cooperlink lui attribue un numéro de révision par défaut.

Réinitialiser la valeur des métadonnées lors d'une nouvelle révision

Vous pouvez désormais identifier les champs de métadonnées qui doivent être réinitialisés lorsqu'une révision de document est téléchargée ou détectée dans la GED. Si le champ est obligatoire, l'émetteur devra spécifier une nouvelle valeur.

Workflows

Version en ligne du registre principal des livrables (listing)

Attendue par de nombreux utilisateurs, voici enfin la liste des documents soumis à approbation dans une version consultable en ligne sans exporter le rapport Excel. La vue vous donne un aperçu des réponses individuelles de chaque contributeur ainsi que des délais pertinents. Vous pouvez également choisir les colonnes que vous souhaitez afficher.

Workflows avec observations - Nouvel indicateur et couleur

Jusqu'à présent, vous aviez un statut vert et rouge pour indiquer l'état de clôture d'un document. Désormais, lorsqu'un commentaire a été écrit, qu'une pièce jointe a été ajoutée ou qu'une annotation a été faite, la réponse de l'utilisateur s'affiche en orange et l'indicateur indique la présence de commentaires. Une colonne indiquant la présence d'observations (icône d'avertissement) est également visible dans le registre principal des livrables.

Attribuer des rôles d'approbation à des utilisateurs individuels

Il est désormais possible d'assigner des personnes aux rôles de workflow, et non plus seulement des organisations. Seule la personne assignée à ce rôle recevra donc la tâche d'approbation et les notifications y afférentes.

Démarrer un workflow avec un aperçu plein écran

Lorsque vous démarrez un workflow sur un document, vous voyez maintenant un aperçu du document. De plus, le formulaire a été divisé en étapes par souci de clarté. De plus, vous pouvez commencer à remplir le formulaire, en naviguant ailleurs dans l'application. Le gestionnaire de workflow Cooperlink enregistre votre travail. Vous pouvez revenir plus tard et compléter le formulaire.

Afficher la réponse précédente dans le workflow

Lorsque vous recevez une tâche pour examiner à nouveau un document, Cooperlink vous informe de votre réponse précédente.

Inclure des annotations PDF dans les livrables

Vous pouvez désormais inclure les annotations PDF dans les documents exportés des livrables.

Possibilité d'avoir une page de garde comme dernière page

Lorsque l'on travaille avec des plans, il est parfois préférable d'insérer la page de couverture à la fin du document et non au début. Une nouvelle option est disponible dans le concepteur de workflows pour vous permettre de faire ce choix.

Période d'approbation différente pour le deuxième et prochains cycles de workflow

Lors de l'utilisation d'un workflow d'approbation sur une deuxième révision d'un document, il est parfois nécessaire que le délai de cette nouvelle révision soit plus court que le délai initial. Cooperlink vous permet désormais de configurer une période pour la première exécution, et une autre période pour les exécutions suivantes.

Le propriétaire de l'espace de travail peut désormais annuler le workflow

En tant que responsable de l'espace de travail, vous pouvez désormais interrompre un workflow démarré par un partenaire.

Rapports

Exporter les informations sur un document ou une révision

Lors de l'exportation de listes de workflow vers Excel, vous pouvez désormais utiliser les valeurs réelles de la révision de document spécifique qui a été utilisée dans le workflow, et pas seulement les informations sur le conteneur de document.

Accéder aux valeurs du workflow dans les rapports de liste de tâches

Lors de l'exportation d'une liste de tâches vers Excel, pour les tâches liées au workflow , vous pouvez désormais exporter les propriétés du document concerné qui se rapporte au workflow.

Tâches

Attribuer des partenaires (contacts) sur les tâches partagées

Si les coordonnées des utilisateurs partenaires sont partagées dans l'espace de travail (cela nécessite de désactiver le paramètre GDPR dans les paramètres de l'espace de travail), les utilisateurs peuvent désormais affecter des tâches partagées directement à l'utilisateur partenaire au lieu de l'organisation partenaire entière.

Notifications

E-mail

Nous avons remanié la notification par e-mail que vous recevez chaque jour. Elle a été enrichie de sections supplémentaires et plus détaillées. De plus, les utilisateurs peuvent configurer leurs préférences en termes de contenu et de fréquence. Pour modifier les paramètres, cliquez sur votre avatar et accédez au menu Mon profil.

Le nouvel e-mail contient désormais :

• des informations sur les nouveaux documents ou les nouvelles révisions
• des informations sur les workflows et sur les contributions individuelles
• des commentaires sur les documents

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NOTE IMPORTANTE : désormais, les tâches ne seront notifiées par email que lors de leur création, lorsqu'elles approchent de leur date limite et 2 fois après la date limite. Les tâches en retard ne sont plus rappelées (sauf dans le cas où d'autres tâches déclenchent la notification).

Boîte de réception

Nous avons amélioré certaines activités dans la boîte de réception. Vous êtes maintenant mieux informé sur :

• les réponses individuelles par contributeur de workflow (même si le workflow n'est pas encore terminé), y compris certains indicateurs lorsqu'ils ont ajouté des commentaires
• les workflows qui ont été démarrés, abandonnés ou terminés
• les commentaires. Ils sont désormais regroupés dans une activité distincte.

De plus, à la demande des utilisateurs, les mises à jour des workflows sont notifiées à tous les membres de l'organisation et pas seulement à l'auteur.

Correspondance

Archivage / étiquetage automatique des e-mails

Définissez des mots-clés dans les paramètres du projet ou de l'espace de travail. Lorsque vous lisez l'e-mail, si son sujet correspond à l'un de ces mots-clés, l'e-mail est automatiquement archivé dans le projet / l'espace de travail. Pour configurer cette nouvelle fonctionnalité, accédez aux paramètres de l'espace de travail, section Messages.

Suivre qui a lu un e-mail archivé

Cooperlink suit et affiche désormais qui a lu un e-mail archivé dans le module Messages > Correspondance. Veuillez noter que cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les collaborateurs internes.

Statut Lu / Non lu

Si vous n'avez pas encore lu un e-mail, que ce soit dans votre boîte de réception ou dans Cooperlink, il apparaîtra comme non lu dans le module Messages > Correspondance.

Configuration

Assistant de configuration de l'espace de travail

Vous cherchez un moyen facile de configurer un espace de travail Cooperlink ? Demandez simplement à Lee, votre assistant virtuel. Désormais, il vous indique étape par étape les actions de configuration à effectuer. Mieux encore, il vous indique les éléments que vous avez configurés. Vous pouvez maintenant voir la progression de votre configuration.

Ajouter des entreprises partenaires sans inviter de personnes

Cooperlink permet désormais d'ajouter des entreprises partenaires et de configurer l'espace de travail sans inviter explicitement les membres sur l'espace de travail. Cela vous permet de finaliser la configuration avant d'inviter des personnes.