Si nous vous avions dit que nous étions au chômage depuis quelques mois, nous auriez-vous crus ? Évidemment non, vous connaissez notre fâcheuse tendance à faire des nouvelles versions pleines de nouvelles fonctionnalités. Nous ne changeons manifestement pas une équipe qui gagne !

Nous parlons ici de notifications, de reporting et de diverses améliorations en termes d'utilisabilité.

Prenez contact avec votre gestionnaire de compte ou de succès client pour plus d'informations. Remarque : la disponibilité de ces fonctionnalités dépend de votre abonnement. Certaines fonctionnalités peuvent faire l'objet d'un déploiement différé. Dans l'application Cooperlink, veuillez cliquer sur "Aide > À propos" pour obtenir plus d'informations sur la version que vous utilisez actuellement.

Documents

Champ de titre sur les fichiers et les dossiers

Vous pouvez désormais donner un titre à vos fichiers et dossiers, au lieu de vous contenter du nom du fichier. Cooperlink vous permet également d'extraire le titre du nom du fichier.

Note : pour les projets existants utilisant une métadonnée comme titre, veuillez contacter votre Success Manager.

Copier de fichier

Vous pouvez désormais copier un fichier d'un dossier source vers un dossier de destination, y compris les métadonnées. Cette fonctionnalité permet également de copier un fichier entre deux bibliothèques de documents différentes (par exemple, Sharepoint vers Autodesk ACC).

Numéro de révision par défaut pour les documents détectés à partir de la GED

Lorsqu'un nouveau document est détecté sur la GED (ex. Sharepoint), Cooperlink lui attribue un numéro de révision par défaut.

Réinitialiser la valeur des métadonnées lors d'une nouvelle révision

Vous pouvez désormais identifier les champs de métadonnées qui doivent être réinitialisés lorsqu'une révision de document est téléchargée ou détectée dans la GED. Si le champ est obligatoire, l'émetteur devra spécifier une nouvelle valeur.

Workflows

Version en ligne du registre principal des livrables (listing)

Attendue par de nombreux utilisateurs, voici enfin la liste des documents soumis à approbation dans une version consultable en ligne sans exportation du rapport Excel. La vue vous donne un aperçu des réponses individuelles de chaque contributeur ainsi que des échéances correspondantes. Vous pouvez également choisir les colonnes que vous souhaitez afficher.

Workflows avec observations - Nouvel indicateur et nouvelle couleur

Jusqu'à présent, vous disposiez des statuts vert et rouge pour indiquer l'état de clôture d'un document. Désormais, lorsqu'un commentaire a été rédigé, qu'une pièce jointe a été ajoutée ou qu'une annotation a été faite, la réponse de l'utilisateur est affichée en orange et l'indicateur signale la présence de commentaires. Une colonne indiquant la présence d'observations (icône d'avertissement) est également visible dans le registre principal des livrables.

Attribuer des rôles d'approbation à des utilisateurs individuels

Il est désormais possible d'assigner des personnes aux rôles de workflow, et non plus seulement des organisations. Seule la personne assignée à ce rôle recevra donc la tâche d'approbation et les notifications y afférentes.

Démarrer un workflow avec un aperçu plein écran

Lorsque vous démarrez un workflow sur un document, vous voyez maintenant un aperçu du document. Par ailleurs, le formulaire a été divisé en plusieurs étapes pour plus de clarté. Vous pouvez également commencer à remplir le formulaire tout en naviguant ailleurs dans l'application. Cooperlink workflow manager enregistre votre travail. Vous pouvez revenir plus tard et compléter le formulaire.

Afficher la réponse précédente dans workflow

Lorsque vous recevez une tâche de révision d'un document, Cooperlink vous informe de votre réponse précédente.

Inclure des annotations PDF dans les livrables

Vous pouvez maintenant inclure des annotations PDF dans les documents exportés des livrables.

Possibilité d'avoir la page de garde en dernière page

Lorsque l'on travaille avec des plans, il est parfois préférable d'insérer la page de couverture à la fin du document et non au début. Une nouvelle option est disponible dans le concepteur de workflows pour vous permettre de faire ce choix.

Période d'approbation différente pour le deuxième et prochains cycles de workflow

Lors de l'utilisation d'une approbation workflow sur une deuxième révision d'un document, il est parfois nécessaire que le délai pour cette nouvelle révision soit plus court que le délai initial. Cooperlink vous permet désormais de configurer un délai pour la première exécution, et un autre délai pour les exécutions suivantes.

Le propriétaire de l'espace de travail peut désormais annuler le workflow

En tant que responsable de l'espace de travail, vous pouvez désormais interrompre un workflow démarré par un partenaire.

Rapports

Exporter des informations sur le document ou la révision

Lorsque vous exportez des listes workflow vers Excel, vous pouvez désormais utiliser les valeurs réelles de la révision spécifique du document qui a été utilisée dans workflow, et pas seulement les informations sur le conteneur du document.

Accéder aux valeurs de workflow dans les rapports de la liste des tâches

Lors de l'exportation d'une liste de tâches vers Excel, pour les tâches liées au workflow , vous pouvez désormais exporter les propriétés du document concerné qui se rapporte au workflow.

Tâches

Assigner des partenaires (contacts) sur des tâches partagées

Si les coordonnées des utilisateurs partenaires sont partagées dans l'espace de travail (cela nécessite de désactiver le paramètre GDPR dans les paramètres de l'espace de travail), les utilisateurs peuvent désormais attribuer des tâches partagées directement à l'utilisateur partenaire et non plus à l'ensemble de l'organisation partenaire.

Notifications

Courrier électronique

Nous avons remanié la notification par courrier électronique que vous recevez chaque jour. Elle a été complétée par des sections supplémentaires et plus verbeuses. Les utilisateurs peuvent également configurer leurs préférences en termes de contenu et de fréquence. Pour modifier les paramètres, cliquez sur votre avatar et accédez au menu Mon profil.

Le nouvel e-mail contient maintenant :

• des informations sur les nouveaux documents ou les nouvelles révisions
• des informations sur les workflows et sur les contributions individuelles
• commentaires sur les documents

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NOTE IMPORTANTE : à partir de maintenant, les tâches ne seront notifiées par email que lorsqu'elles sont créées, lorsqu'elles sont proches de l'échéance et 2 fois après l'échéance. Les tâches en retard ne sont plus rappelées (sauf si d'autres tâches déclenchent la notification).

Boîte de réception

Nous avons amélioré certaines activités dans la boîte de réception. Vous êtes désormais mieux informé sur :

• les réponses individuelles par contributeur de workflow (même si le workflow n'est pas encore terminé), y compris certains indicateurs lorsqu'ils ont ajouté des commentaires
• les workflows qui ont été lancés, interrompus ou achevés
• les commentaires. Ils sont désormais regroupés dans une activité distincte.

De plus, à la demande des utilisateurs, les mises à jour de workflows sont notifiées à tous les membres de l'organisation et pas seulement à l'auteur.

Correspondance

Archivage automatique des courriels / marquage

Définissez des mots-clés dans les paramètres du projet ou de l'espace de travail. Lorsque vous lisez l'e-mail, si son objet correspond à l'un de ces mots-clés, l'e-mail est automatiquement archivé dans le projet/espace de travail. Pour configurer cette nouvelle fonctionnalité, allez dans les Paramètres de l'espace de travail, section Messages.

Déterminer qui a lu un e-mail archivé

Cooperlink permet désormais de savoir qui a lu un e-mail archivé dans le module Messages > Correspondance. Veuillez noter que cette fonctionnalité n'est disponible que pour les collaborateurs internes.

Statut lu / non lu

Si vous n'avez pas encore lu un message email, que ce soit dans votre boîte email ou dans Cooperlink, il apparaîtra comme non lu dans le module Messages > Correspondance.

Configuration

Assistant de configuration de l'espace de travail

Vous cherchez un moyen facile de mettre en place un espace de travail Cooperlink ? Demandez à Lee, votre assistant virtuel. Désormais, il vous indique pas à pas les actions de configuration à effectuer. Mieux encore, il vous indique les éléments que vous avez configurés. Vous pouvez maintenant voir la progression de votre configuration.

Ajouter des entreprises partenaires sans inviter de personnes

Cooperlink permet désormais d'ajouter des entreprises partenaires et de configurer l'espace de travail sans inviter explicitement des membres sur l'espace de travail. Cela vous permet de compléter la configuration avant d'inviter des personnes.