Pourquoi un objectif zéro mail pour votre boîte de réception ?

Vous viendrait-il à l'esprit de laisser vos courriers papier dans leurs enveloppes dans votre boîte aux lettres à la maison ?

Chaque jour, vous ouvrez votre boîte aux lettres. Vous prenez les enveloppes, vous les ouvrez, vous les regardez... et vous les remettez parce que vous décidez de ne pas payer les factures tout de suite... et le lendemain, le même scénario se répète : vous ouvrez, vous regardez, vous remettez... jusqu'à ce que votre boîte aux lettres commence à déborder sérieusement.

Fatiguant ? Inefficace ? Incohérent ?

Pourtant, c'est exactement ce que nous faisons chaque jour avec notre boîte aux lettres mail.

Nous avons tous des tactiques peu efficaces lorsqu'il s'agit de gérer des mails :

• Laisser un email en non lu (pour être sûr·e de le lire encore et encore... sans jamais le traiter) ;
• Faire glisser un email dans un dossier "à faire" (que l'on n'ouvre jamais de peur d'ouvrir la boîte de Pandore) ;
• Colorer manuellement chaque email avec des catégories lumineuses, sans vraiment en garder la trace ;
• Garder une boîte de réception pleine à craquer sans savoir ce qui a été traité ou non, relire les mêmes informations encore et encore ;
• Utilisation de la boîte de réception comme dossier de stockage pour différentes versions de fiches techniques (sans vraiment savoir laquelle est la bonne) ;
• Marquer en rouge les bons de livraison qui n'ont pas été approuvés, oublier de supprimer le marquage après avoir payé, puis rechercher dans les courriels si le bon a finalement été validé ;
• Vous envoyer un email pour vous rappeler que l'architecte a demandé la dernière version du plan de sécurité-santé ;
• Garder un As-Built dispersé dans 148 courriels différents (et fouiller pendant des heures lorsque le service clientèle vous contacte).

Le coût réel d'une boîte mail mal gérée

Le mal du siècle: le mail. Il était censé rendre la communication plus fluide, il l'a complexifiée. La mauvaise gestion des emails n'est pas seulement une nuisance technique et écologique : elle a un coût humain et professionnel.

Le retour de vacances qui gâche les effets de votre relaxation: c'est décourageant de revenir et de découvrir 567 courriels non lus. Et bien sûr, en gras, pour vous mettre la pression.

La pression sociale sur votre gestion des emails: qui n'a jamais entendu (ou porté) cette étiquette - "Ne répond jamais à ses mails! Votre vitesse de réponse ne définit pas votre professionnalisme.

La dilution homéopathique des informations: les priorités sont noyées dans le brouhaha des informations inutiles.

L'omniprésence harcelante de vos mails: même à la pause café, loin de votre écran, vous n'êtes pas tranquille. Vous tomberez inévitablement sur votre collègue spécialiste du "Hey, t'as lu mon mail?".

Les limites floues entre vie professionnelle et vie privée: la gestion des emails grignote peu à peu vos soirées Netflix...

L'exposition de données confidentielles: pour gagner du temps, vous lisez vos courriels dans le train ou le métro - et n'importe qui peut jeter un coup d'œil par-dessus votre épaule.

Comment reprendre le contrôle ?

Vous pouvez déjà agir individuellement pour mieux gérer votre boîte de réception, par exemple en optimisant votre organisation personnelle ou en utilisant les fonctionnalités déjà disponibles dans votre messagerie.

Mais à terme, ce sont surtout les solutions collectives qui font la différence : repenser la culture des mails au sein de l'entreprise et des équipes de projets, et mettre en place des pratiques communes.

Enfin, en fonction de vos besoins, il existe également des outils métiers spécialisés, conçus pour vos procédures métier, qui permettent un suivi ad hoc bien plus efficace qu'une simple boîte mail.

Dans cet article, nous allons donc nous pencher sur les points suivants :

• Les solutions pour les organisations individuelles
• Les solutions techniques dans votre messagerie
• Les solutions collectives
• Les solutions métier.

Des solutions individuelles pour gérer votre boîte mail

Mieux s'organiser pour gérér ses emails

Ne confondez pas mail et to-do list

"Je vais laisser l'email du sous-traitant en non-lu pour ne pas oublier de corriger mon planning de Gantt..."

Traiter vos courriels ne signifie pas que vous devez vous plonger dans des tâches opérationnelles à chaque message. Voici pourquoi le traitement de vos email vous prend tant de temps : vous mélangez le traitement de l'information et le travail opérationnel !

Bien entendu, si une action prend moins de 2 minutes, faites-la. Mais ne vous lancez pas dans chaque tâche au détriment du traitement de votre boîte de réception. Passer constamment d'une tâche à l'autre ne fait que créer une surcharge mentale inutile.

Videz votre boîte de réception tous les jours

C'est l'objectif : "zéro mail" dans votre boîte de réception au moins une fois par jour. C'est une question d'hygiène et de survie : traitez et classez rapidement vos courriels hors de vue pour ne plus y penser (pour le moment...).

La règle des 4D pour traiter rapidement les courriels

Pour vider rapidement votre boîte de réception, vous pouvez appliquer la règle des 4D (Do/ Faire - Delay/ Retarder - Delegate/ Déléguer - Delete/ Supprimer).

Chaque email entrant suit l'un de ces quatre chemins :

• Do (faire, agir tout de suite) : gérer les actions qui prennent moins de 2 minutes. S'il vous faut plus de temps pour planifier l'action que pour la réaliser, faites-la !
• Delay (reporter, prévoir d'agir) : si la réponse nécessite plus de temps, transformez-la en tâche et planifiez-la. Sortez l'email de votre boîte de réception et intégrez-le dans votre workflow opérationnel.
• Delegate (déléguer, demander à quelqu'un d'autre d'agir) : transmettez le message à la bonne personne (et évitez les CC inutiles). Soyez clair·e dans votre communication avec cette personne : ne lui demandez pas de dons de voyance pour savoir ce qu'elle est censée faire de cet email!
• Delete (supprimer, ne pas agir) : si le message ne nécessite aucune action après avoir été lu, supprimez-le ou classez-le.

En tout état de cause, aucun email ne doit rester dans votre boîte de réception: il est soit supprimé, soit classé. Considérez votre boîte de réception comme votre boîte aux lettres physique : une fois que la lettre a été lue, elle n'y retourne pas !

Blocage du temps et discipline

C'est bien beau : zéro boîte de réception en appliquant la règle des 4D. Vous vous dites sans doute que cela prend beaucoup trop de temps à mettre en pratique.

En effet, si, à chaque fois que vous recevez un email , vous le traitez immédiatement, vous y consacrerez toute votre journée.

Premier conseil à appliquer immédiatement : désactivez toutes vos notifications. Elles vous dérangent bien plus qu'elles ne vous aident. Qui n'a jamais assisté à une réunion de chantier où l'architecte semblait plus obsédé par son smartphone que par la discussion en cours ?

Deuxième conseil à mettre en place rapidement : prévoyez un, deux ... (ou plus si nécessaire) moments fixes dans la journée pour vider votre boîte de réception (par exemple, 10 heures et 16 heures). Travailler par blocs permet d'être plus efficace et moins dispersé.

Troisième conseil pour éviter le "hey, tu as vu mon email?": communiquez ces horaires à vos équipes et partenaires. Vos courriels ne sont pas des messageries instantanées.

Gestion des urgences

Rappel important : les courriels ne sont pas un outil de gestion des urgences !

En cas d'urgence, utilisez :

• le téléphone ;
• en face à face (oui, se lever et aller parler à son collègue, c'est possible !) ;
• ou un outil de communication écrit convenu collectivement (messagerie instantanée, application dédiée...).

Cela dit, dans le secteur de la construction, il est parfois (souvent 😉 ) nécessaire de conserver une trace écrite de ce qui a été décidé en cas d'urgence. Pour cela, plusieurs options existent :

• attendre la prochaine réunion de chantier pour formaliser la décision (si les enjeux ne sont pas trop importants) ;
• ou, lorsque la question est délicate, coûteuse ou contraignante, envoyer un email récapitulatif après coup pour confirmer la décision et couvrir votre responsabilité.

Dans ce cas, l'email doit être concis, adressé uniquement aux personnes concernées et adressé en copie à la personne chargée de rédiger le procès-verbal de la réunion, afin d'assurer un suivi clair.

Ne perdez pas de temps à rechercher la perfection : votre boîte de réception est un outil, pas la Sagrada Família.

Voici quelques signes indiquant que vous consacrez trop d'énergie à la gestion du email :

• vous passez 3 heures par semaine à trier manuellement vos courriels ;
• vous avez créé une arborescence digne de Tolkien, avec des sous-sous-dossiers à l'intérieur de sous-dossiers ;
• chaque projet est étiqueté d'un titre qui n'en finit pas de s'allonger.

Posez-vous la question de la valeur ajoutée de ce travail : visitez-vous réellement les catacombes de vos dossiers, ou finissez-vous de toute façon par chercher à chaque fois ?

- Limitez vos dossiers à 4-5 maximum (grands thèmes comme les fournisseurs, les factures, les projets, ...).
- Automatisez le tri avec des actions rapides ou des règles automatiques.
- Utilisez des outils de recherche avancée pour retrouver un email

En résumé, pour mieux organiser la gestion de votre email :

• Planifiez des heures fixes pour traiter vos courriels
• Ne pas confondre le traitement des courriels avec les actions/tâches qu'ils déclenchent
• Appliquez la règle des 4D (Faire - Retarder - Déléguer - Supprimer) pour vider rapidement votre boîte de réception.
• Éliminez toutes les actions manuelles sans valeur ajoutée

Des solutions techniques pour gérer votre boîte mail : ne réalisez pas manuellement des actions que la bureautique peut faire seule

Pour minimiser vos actions manuelles et vous aider à vider rapidement votre boîte de réception, voici quelques conseils techniques. Et surtout : arrêtez de trier manuellement chaque email ! Pour les tâches répétitives et ennuyeuses, la machine le fait mieux que vous.

Définir des règles automatiques pour les récurrences

Si vous traitez les factures de vos fournisseurs une fois par semaine, quel est l'intérêt de les voir apparaître chaque jour dans votre boîte de réception ? En mettant en place une règle automatique qui classe les emails dans le dossier "fournisseurs" et les convertit en tâche, vous n'aurez même pas à lever le petit doigt jusqu'au jour du traitement de la facture.

Vous pouvez définir des règles automatiques basées sur l'expéditeur, des mots-clés, des destinataires CC, etc.

Guide technique rapide :
Sur Outlook PC > Fichier > Gérer règles et alertes
Sur Gmail > Paramètres > Filtres > Créer un filtre
Sur Mail for Mac > Préférences > Règles

Semi-automatisation avec des actions rapides

Si l'automatisation complète semble trop compliquée à mettre en place, vous pouvez semi-automatiser des séquences d'actions. En un seul clic, vous pouvez effectuer plusieurs actions telles que le tri dans un dossier "traité", la réponse "bien reçu", le transfert à quelqu'un, l'enregistrement de la pièce jointe ou la création d'une tâche.

Guide technique rapide :
Sur Outlook PC > Onglet Accueil > Actions rapides
Sur Gmail > Paramètres > Paramètres avancés > Raccourcis clavier personnalisés
Sur Mail pour Mac > App Automator > Fichier > Nouveau > Action rapide

Ne plus trier, utiliser les recherches avancées

Nous l'avons dit et répété : ne triez pas manuellement vos courriels ! Vous avez mieux à faire. Mais pour cela, vous devez aller au-delà de la barre de recherche de base. Apprenez à effectuer des recherches avancées basées sur différents critères.

Si vous tapez "réunion de site" pour trouver le procès-verbal, vous risquez de vous retrouver avec une centaine d'e-mails à vérifier. Mais si vous cherchez "réunion de site" entre le 10 avril et le 8 juin, avec une pièce jointe, votre champ de recherche sera beaucoup plus restreint.

Guide technique rapide :
‍Sur Outlook PC > Barre de recherche > Flèche à droite
Dans Gmail > Barre de recherche > Afficher les options de recherche (à droite)
Dans Mail pour Mac > Utilisez des opérateurs tels quede :, à :, a:attachement, avant :, après :

Utilisez les boîtes de réception prioritaires pour trier rapidement les courriels les plus importants.

Si votre boîte de réception ressemble à un chantier sans fin, laissez votre client de email faire le tri pour vous. Vous pouvez diviser la boîte de réception en deux (ciblée et autre), ou même trier les messages par type (promotions, primaires, réseaux sociaux, ...).

Cette méthode de tri peut vous aider à mieux vous organiser :

• Chaque jour, ne traitez que les courriels prioritaires. C'est plus rapide !
• Deux fois par semaine, traitez tous les courriels, y compris ceux qui ne sont pas prioritaires. C'est plus intelligent !

Guide technique rapide :
Sur Outlook PC > Onglet Affichage > Afficher la boîte de réception ciblée
Sur Gmail > Paramètres > Type de boîte de réception > Choisir "par défaut" (d'autres options personnalisées sont disponibles)

Transformez vos courriels en tâches

Comme votre boîte de réception n'est pas une liste de choses à faire, au lieu d'écrire sur papier, transformez vos courriels en tâches en un seul clic. Qu'il s'agisse de drapeaux, de marqueurs, ... veillez à les classer par ordre de priorité et/ou à les dater. Si vous vous contentez d'empiler les courriels "marqués" sans les trier, vous obtiendrez le même effet qu'une boîte de réception encombrée : un mélange d'informations sans priorités claires.

Guide technique rapide :
Sur Outlook PC > Clic droit sur l'email > Suivi > Choisir la date
Sur Gmail > Clic droit sur l'email > Ajouter aux tâches
Sur Apple Mail > Ajouter à Todoist

Des solutions collectives pour désencombrer nos boîtes de réception

Au-delà de tous les conseils pour gérer individuellement vos courriels, une approche collective est nécessaire.
Vous êtes coordinateur de site ? Chef de projet ? Chef d'équipe ?
Vous n'êtes pas réceptionniste d'email .
Si votre métier n'est pas "gestionnaire de boîte aux lettres", il n'est pas normal de recevoir 100 emails par jour. Il n'est pas normal de passer 20 % de son temps dans cette maudite boîte de réception - à supprimer, à trier... et à ne pas produire.

Le bon sens nous rappelle que pour mieux gérer ses courriels, il faut d'abord en recevoir moins. Moins d'e-mails, c'est moins de pollution numérique. Moins d'informations inutiles. Plus de concentration sur ce qui compte vraiment. Plus de temps sur place, avec vos équipes, sur le terrain.

Le principe de Pareto appliqué à votre boîte de réception

Connaissez-vous la règle des 80/20, ou principe de Pareto? Ce principe stipule que 80 % des effets proviennent de 20 % des causes. De manière positive (20 % des projets génèrent 80 % de vos revenus) comme de manière négative (20 % de vos clients créent 80 % de vos maux de tête).

Nous pourrions appliquer cette loi à votre boîte de réception, n'est-ce pas ? Seuls 20 % de vos e-mails contribuent à 80 % de vos opérations (informations pertinentes, demandes directes, factures de sous-traitants, ...).
Et si nous nous débarrassions progressivement de ces 80 % d'e-mails peu utiles ? Ou au moins, commencer par supprimer les 20 % qui sont totalement inutiles? Qu'en pensez-vous ?

Un petit rappel sur les champs "To", "Cc" et "Bcc".

Jamais - absolument jamais - votre chef de chantier ne demanderait à 4 ouvriers d'effectuer exactement la même tâche en même temps. De même, il pourrait informer quelques collègues que le plâtrier se trouve dans la salle A412 (ceux qui peuvent réellement y entrer), mais il ne prendrait pas un mégaphone pour l'annoncer à l'ensemble du chantier.

Pourtant, c'est exactement ce qui se passe lorsque vous mettez 10 personnes dans le champ "À" et tout le bureau dans le champ "Cc " "juste pour qu'ils sachent".

Clarifier (pour l'ensemble de l'organisation) les règles des champs "To", "Cc" et "Bcc" :

• Le champ "À" est destiné aux acteurs responsables, ceux qui doivent agir. La plupart du temps, le champ "À" ne doit contenir qu'une seule personne. Par exemple, une fiche technique qui doit être approuvée par l'ingénieur en structure ne doit pas inclure d'autres parties prenantes du projet dans le champ "À".
• "Cc" est pour l'information, les personnes qui ont seulement besoin de savoir mais pas d'agir. Par exemple, envoyer le compte rendu de la réunion de votre site à tout le monde... Ou l'email classique confirmant une décision prise dans l'urgence !
• "Cci" signifie copie cachée, à utiliser dans les courriels de groupe pour limiter les chaînes de "réponse à tous" et respecter la confidentialité.

Une utilisation correcte des champs "To" et "Cc" permet d'éviter la dilution des responsabilités, d'alléger nos boîtes de réception et de faciliter le traitement au niveau individuel.
Le géomètre doit-il vraiment recevoir la fiche technique de l'ardoise ?

Délégation... jusqu'où ?

Le vrai problème n'est pas seulement la surcharge d'e-mails : c'est le suivi.
Lorsque vous transférez un email, qui l'a lu ? Qui l'a traité ? Et surtout : pouvez-vous, vous-même, lâcher prise mentalement en ayant la certitude que la tâche est en train d'être accomplie ?

Travailler sur vos compétences en matière de délégation résout déjà une partie de votre problème d'email !
Oui, les emails sont un problème systémique profondément lié à votre façon de travailler, de gérer et de communiquer !

Quelques mesures simples pour recevoir moins de courriels

À votre niveau, vous pouvez également réduire l'afflux de courriels dans votre boîte de réception :

• Désabonnez-vous des lettres d'information que vous ne lisez jamais (ou marquez-les comme non prioritaires si vous souhaitez simplement rester informé... lorsque vous en avez le temps) ;
• Définir des règles automatiques pour les factures des fournisseurs, les fiches techniques à trier, ...
• Parlez à vos collègues au lieu de multiplier les courriels pour planifier une réunion (vous pouvez même le faire autour d'un café, c'est beaucoup plus agréable !)
• Si vous êtes responsable, déléguez: vous n'avez pas besoin d'être copié sur tout ;
• Organisez une réunion d'équipe sur les règles en matière de email : qui doit répondre ? qui doit être en copie ?
• Lorsque vous envoyez des courriels d'information en masse, utilisez le champ Cci pour éviter les fils de discussion interminables du type "Répondre à tous".

Se mettre d'accord sur les méthodes de communication dès le départ change tout !

Que ce soit au sein de vos équipes, dans une équipe de projet composée de personnes issues de différentes entreprises, au début d'un site de projet multipartite... ne sautez pas l'étape consistant à convenir spécifiquement de la manière de communiquer:

• Quels canaux pour quel type d'information ?
• Qui doit être en copie, qui doit être le destinataire principal ?
• Quelles sont les informations qui doivent figurer dans l'objet du message pour en faciliter le traitement ? (Une nomenclature codée facilite les règles automatiques).
• Quels sont les délais de réponse convenus ? Un email rappel est un email plus à traiter !
• Comment traiter les questions urgentes ? (Certainement pas par email 😉 )
• Qui est responsable, approbateur, consulté ou informé pour chaque type d'information ? Connaissez-vous la matrice RACI, qui est un excellent outil de visualisation ?

Ces règles de communication peuvent être intégrées dans un document de référence tel que le manuel de projet, le plan de gestion de projet, une fiche de projet, un modèle Canvas ou un accord de partenariat, selon le cadre choisi.

Et si la solution se trouvait aussi dans vos outils professionnels ?

Revenons à l'essentiel : une boîte de réception est un outil de communication, pas un outil de gestion. Le Email n'est pas destiné à la collaboration, à la centralisation ou à la structuration de vos projets de construction.

Le vrai problème est que nous utilisons un outil individuel - le email - pour gérer le travail collectif: projets, sites, coordination. Le résultat ? Un chaos généralisé, des doublons, des oublis et un manque de responsabilité.

Prenons un exemple classique : une fiche technique sur le chantier. Le sous-traitant l'envoie à l'entreprise générale, qui la transmet à toute l'équipe du chantier. Chacun, à son tour, l'imprime, la signe, scanne la validation et la renvoie à l'ensemble de l'équipe de chantier. Une assistante administrative compile les commentaires et les approbations, qui sont ensuite renvoyés à toute l'équipe, et éventuellement transmis au sous-traitant... La fiche technique générera 10, 12, parfois 15 courriels, répartis dans une douzaine de boîtes de réception différentes (nous vous laissons faire le calcul...), avant d'être finalement classée dans le dossier d'As-Built (DOE) à la fin du projet. En cours de route : des destinataires oubliés, des relances, des versions mélangées... sans parler du coordinateur santé-sécurité laissé à l'écart, et du dossier santé-sécurité (DIU) qui ne reflète plus la réalité du chantier.
Bonne chance.

La mise en œuvre d'outils professionnels permettant de gérer les workflowsapprobation, la gestion des documents ou la gestion des projets est la principale mesure que vous pouvez prendre pour réduire considérablement la surcharge de email qui en découle.

Cooperlink : moins de courriels, plus de collaboration

Avec Cooperlink, vos emails cessent d'être une source de stress individuel et deviennent une véritable ressource collaborative.

Grâce à la connexion avec Outlook (Exchange), vos e-mails sont synchronisés sans doublons :

• Vous pouvez y accéder directement dans l'application Cooperlink;
• Vous pouvez également rester dans Outlook en utilisant le plugin Cooperlink pour les relier à vos projets.

Chaque email devient une carte structurée:

• enrichies de métadonnées ;
• intégrée automatiquement dans la documentation du projet ;
• suivis par un workflow (tâches, approbations, tickets...).

Finis les doublons, les destinataires manquants et les fichiers perdus. Vous savez qui a lu, qui a agi, et vous pouvez mentalement laisser tomber.

Mais ce n'est pas tout ! Cooperlink va bien au-delà des courriels :

• Certains processus commerciaux (fiches techniques, documentation as-built , service après-vente, commentaires sur les plans) sont traités directement dans l'outil, ce qui élimine tout le flot de courriers électroniques qui s'y rapportent ;
• La communication se fait dans l'outil approprié en fonction du sujet: le email n'est plus un fourre-tout, mais un élément constitutif d'un système documentaire intelligent;
• La documentationAs-Built (DOE) est élaborée dès le premier jour, avec des approbations parallèles (le tout sans email!);
• L'archivage à long terme et l'utilisation dynamique des données vous permettent d'encoder l'information une fois et de la réutiliser partout ;
• Vos fichiers sont automatiquement renommés selon votre convention d'appellation.

En bref :

• Cooperlink vous libère de la surcharge d'email
• Cooperlink structure la communication de votre projet;
• Cooperlink transforme vos données en valeur, du site à la documentation finale As-Built
• Cooperlink automatise votre gestion documentaire.

En conclusion : combiner les pratiques individuelles et collectives pour une gestion saine et efficace du email

‍‍Nevous laissez pas submerger par les courriels. Les e-mails sont un outil - ils ne doivent pas dicter votre façon de travailler.
Adoptez des habitudes simples, mettez en œuvre des outils intelligents et redonnez de la clarté à votre journée.
Objectif : boîte de réception zéro, zéro stress et un esprit libre.

Besoin d'aide pour désencombrer vos communications dans le secteur de la construction ?
Avec Cooperlink, chaque message devient une donnée utile, traçable et collaborative. Testez le module de messagerie et ne perdez plus jamais de temps à rechercher ce document envoyé pendant le projet - par qui ou quand, personne ne s'en souvient vraiment...

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