Cette version inclut la toute nouvelle fonctionnalité Observations, la possibilité de créer différents modèles de métadonnées et conventions de nommage par catégorie de document, des améliorations significatives de l'expérience utilisateur, ainsi que des améliorations de performance et des corrections de bugs pour assurer des workflows plus fluides et plus efficaces. Lisez la suite pour découvrir les nouveautés et comment ces mises à jour peuvent vous aider à travailler plus intelligemment avec Cooperlink.

Contactez votre account ou success manager pour plus d'informations. Remarque : la disponibilité de ces fonctionnalités dépend de votre abonnement. Certaines fonctionnalités peuvent faire l'objet d'un déploiement différé. Dans l'application Cooperlink, veuillez cliquer sur "Aide > A propos de Cooperlink" pour obtenir plus d'informations sur la version que vous utilisez actuellement.

Building Information Management (BIM)

Restez informé

La rumeur veut que Cooperlink travaille sur un tout nouveau module BIM avec une visionneuse puissante et interactive capable de créer des liens dynamiques entre les données du chantier et le modèle BIM. Nous avons réussi à voler une capture d'écran... Nous vous en dirons plus dans la prochaine note de version !

Observations

Description

Qu'il s'agisse de feuilles de commentaires, de coordination de dessins, de problèmes BCF (i.e. BIM Collaboration Format), de problèmes sur le chantier (aka Snagging) ou de formulaires de contrôle QHSE, il y a un dénominateur commun : le tout nouveau module Observations de Cooperlink. Créez une observation, géolocalisez-la (sur un document, un dessin ou un modèle 3D), ajoutez des annotations et choisissez les contributeurs. Grâce au module Observations, vous avez une vue d'ensemble des commentaires de vos clients et partenaires, vous pouvez y réagir et leur attribuer un statut. Vous pouvez ainsi gérer l'ensemble du cycle de vie d'une observation

Les observations sont disponibles dans les visualiseurs (Document viewer et BIM ^viewer1) ainsi que sous forme de liste. Vous avez ainsi un aperçu des observations encore ouvertes, résolues ou rejetées, ainsi que des derniers commentaires. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les éléments les plus importants.

(1) Le module d'observations est actuellement déployé pour les documents uniquement. L'utilisation des observations sur les documents est gratuite pour les licences DOCUMENTS / ENTERPRISE actuelles. Le déploiement des observations pour les travaux d'entretien et les modèles BIM est imminent. L'utilisation d'observations pour l'accrochage, les formulaires QHSE et les modèles BIM nécessitera des licences supplémentaires.

workflowobservation

Les observations sont prises en charge par un moteur de workflow . Alors que les workflows révision/approbation sont linéaires (de gauche à droite), les workflows observation sont bidirectionnels.

Il est donc possible de créer une conversation complexe où les mêmes participants peuvent intervenir plusieurs fois. Lorsqu'il répond à une observation, l'utilisateur peut choisir de fermer l'observation (retour à gauche) ou de réaffecter l'observation (retour à droite).

Veuillez noter que la clôture finale d'une observation est toujours effectuée par l'auteur.

Dans la version actuelle, les workflows sont limités comme suit :

• Il n'est pas encore possible de pré-affecter des contributeurs dans le workflow. Les affectations sont effectuées manuellement à chaque étape.
• Une seule personne ou organisation peut être affectée à la fois.
• L'action de clôture revient à l'auteur, pas encore au contributeur précédent.

Ces limitations seront levées très prochainement.

Observations dans les workflows révision/approbation (feuilles de commentaires)

Les observations sont une fonctionnalité qui peut être activée dans les workflows révision/approbation. Elle permet de consolider les commentaires et de les traiter plus facilement. Cette fonction est particulièrement utile lorsqu'il y a beaucoup de commentaires, notamment pendant la phase de conception, en remplacement des feuilles de commentaires bien connues et démodées d'Excel.

Mode brouillon

L'un des avantages de l'observation est également la possibilité de créer des observations individuelles, de les enregistrer et éventuellement de les faire réviser par l'un de vos collègues avant de les soumettre. À cette fin, l'auteur d'une observation peut enregistrer une observation en tant que projet.

Général

Sections extensibles dans les tiroirs

La quantité de données liées dans Cooperlink augmente. Pour améliorer la lisibilité des tiroirs d'information, nos développeurs ont mis en place des sections extensibles/collapables. Lorsque vous modifiez l'affichage, celui-ci est conservé.

Documents

Catégorie de documents Modèles

Une fonctionnalité attendue par de nombreux utilisateurs : la possibilité de créer différents modèles de documents avec différents jeux de métadonnées et conventions de dénomination. Par exemple, vous pouvez définir des propriétés et des codes spécifiques pour les fiches techniques, les dessins, les photos et la correspondance au sein du même espace de travail.

Conseil : le modèle vous permet de configurer des modèles dans les noms de vos documents afin de sélectionner automatiquement le modèle approprié. Par exemple, dans l'exemple présenté, tous les documents contenant DR seront considérés comme des DRAWINGS (dessins).

Gestionnaire de téléchargement

Le gestionnaire de téléchargement a été considérablement amélioré afin de simplifier les situations complexes pour les utilisateurs. Le gestionnaire de téléchargement avertit désormais l'utilisateur des actions qu'il doit entreprendre (par exemple, choisir une révision ou remplir des métadonnées). Le gestionnaire de téléchargement traite également les cas d'erreurs potentielles et invite l'utilisateur à effectuer une correction manuelle avant le téléchargement afin d'éviter que l'utilisateur n'enregistre des erreurs.

Dossiers secondaires

Les fichiers secondaires ont été améliorés comme suit :

• Les fichiers secondaires peuvent se voir attribuer un code de document (ou bien les métadonnées peuvent être désactivées).
• Un filtre dans la vue du dossier permet d'afficher ou de masquer les champs secondaires dans la liste.
• Une icône en forme de trombone sur un document primaire permet d'ouvrir directement la liste de ses fichiers secondaires.

Documents liés

Outre les fichiers secondaires, il est désormais possible de lier simplement des documents entre eux. Sélectionnez un document, trouvez la section Documents liés dans le tiroir de documents et cliquez sur l'icône plus pour lier les documents entre eux.

REMARQUE IMPORTANTE : les fichiers secondaires et les documents liés utilisent la même technologie de liaison, mais ils diffèrent comme suit :

• Documents liés : les documents sont simplement liés sans aucune logique commerciale (principalement à des fins d'affichage).
• Fichiers secondaires : un fichier secondaire est un document non contraignant (par exemple, un fichier source) qui appartient à un fichier primaire contraignant (par exemple, un PDF) et qui est lié à ce dernier par la logique de l'entreprise (par exemple, lorsque le fichier primaire est partagé, le fichier secondaire l'est également. Lorsqu'un workflow est lancé, le fichier secondaire est également inclus).

Finances

Modifier l'état d'avancement manuellement

Les utilisateurs finaux peuvent désormais modifier l'état d'avancement manuellement dans le cas où les activités ne sont pas synchronisées avec l'outil de planification.

Les utilisateurs finaux peuvent également modifier l'état d'avancement manuellement par le biais des quantités au lieu du pourcentage d'activité.

Messages

Messages du portail

Les améliorations suivantes ont été apportées à la fonction de messages du portail :

• Vous pouvez désormais glisser-déposer un dossier dans son intégralité
• La date d'expiration est désormais facultative et n'est plus limitée.
• Vous pouvez désormais fermer (c'est-à-dire considérer comme expirés) les messages manuellement.
• La liste des messages a été rendue plus claire, avec l'état et la date d'expiration, ainsi que des extraits du message et des destinataires.
• Vous pouvez dupliquer un message pour mettre à jour les révisions du document auprès des destinataires initiaux.

Rapports

Documents

Le bouton Liste d'exportation de documents est désormais également disponible dans la vue des dossiers lorsque les rapports sont configurés avec des filtres prédéfinis.

Observations

Nous avons introduit un nouveau type de rapport pour les observations. Comme une organisation peut contribuer plusieurs fois à une même observation, ce rapport consolide les commentaires dans une colonne par organisation.

Microsoft PowerBI

Cooperlink a mis en place un connecteur powerBI pour simplifier et améliorer la performance de l'accès aux informations paginées.

Sécurité ISO27001

Depuis 2024, Cooperlink travaille activement à l'amélioration continue de la sécurité de son application et de son organisation. En décembre 2024, Cooperlink a mandaté un consultant en vue d'une certification en 2025. L'équipe de Cooperlink travaille activement à la mise en place d'un SMSI. Cooperlink a déjà mis en œuvre de solides politiques de sécurité, y compris l'évaluation des risques, la gestion des incidents, la gestion du changement, etc.

Dans cette section, nous identifions les améliorations de sécurité liées à la plateforme Cooperlink.

Cryptage au repos

Les données de tous les clients de l'cloud sont désormais cryptées par défaut.

REMARQUE : Le cryptage des données au repos signifie la sécurisation des données lorsqu'elles sont stockées et inactives sur les serveurs et les sauvegardes de Cooperlink. Cette méthode protège les données contre tout accès non autorisé en cas de vol ou de compromission du support de stockage physique.

Connexion multi-locataires

Un même utilisateur peut être invité dans différentes organisations avec des rôles différents. Cooperlink a maintenant mis en place un identifiant central et les utilisateurs multi-locataires sont invités à sélectionner l'organisation lorsqu'ils commencent à travailler.

Configuration

Centralisation de la configuration dans l'espace de travail

Désormais, les membres du projet ayant le rôle de "responsable de projet" sont totalement autonomes dans la configuration de leur espace de travail. Le rôle d'administrateur est désormais réservé à des fins techniques.

Vacances de projet

Dans les entreprises de construction, il est fréquent que les vacances d'une équipe de projet diffèrent de celles d'une autre. C'est pourquoi il est désormais possible d'appliquer la configuration des vacances par espace de travail.

REMARQUE IMPORTANTE : ces dates de congés et ces masques ne sont pris en compte que lors de la création des tâches. Les tâches existantes ne sont pas concernées. Par conséquent, dans un workflow, seules les tâches créées après la modification des dates de vacances seront ajustées en conséquence.

Technique

Masquer les espaces de travail d'automatisation aux utilisateurs finaux

Lors de l'automatisation, Cooperlink utilise parfois des espaces de travail techniques. Ces espaces de travail sont maintenant cachés du point de vue des utilisateurs finaux. Seuls les administrateurs peuvent avoir accès à ces espaces de travail d'automatisation.

Pour transformer un espace de travail en espace de travail automatisé, allez dans Paramètres > Autres paramètres ... et activez Espace de travail automatisé.

Champ de type date

À l'origine, Cooperlink enregistrait les champs de type date au format datetime. Comme les dates étaient enregistrées en utilisant le fuseau horaire local de l'utilisateur final (et enregistrées en UTC dans la base de données), cela entraînait parfois des divergences dues au décalage horaire. Désormais, les métadonnées des données et les dates de début et d'échéance du workflow sont enregistrées au format date uniquement.